Här presenteras 10 tips som kommer att hjälpa dig formulera dina e-brev så att du ökar sannolikheten för snabbare och tydligare svar samt tidigare handling.
Bildt GTD-are?
Tolv steg till att få saker gjort
Ofta är det det självklara som är det svåra. Det här som man vet så väl men lägligt tenderar att glömma när det väl gäller. Av lathet, lättja och bekvämlighet tillåts livet passera ooptimerat trots att vetskapen om hur man effektiviserar tillvaron verkligen finns där.
Craig Harper på bloggen Stepcase lifehack har därför punktat upp 12 enkla tips, eller snarare förhållningsregler som hjälper dig att släppa sargen och komma in i matchen. Ett 12-punkts program för att få saker gjorda helt enkelt. Utan omsvep och krusiduller och oförskämt rakt på. Se det som en självhjälpsguide utan mumbo-jumbo.
De 12 punkerna (med lite av mina egna tolkningar) är:
- Snacka inte stort. Ofta är det de som pratar vitt och brett om stora saker som får lite gjort. Håll fötterna på marken.
- Vänta inte på att saker ska ”ordna sig”. Istället för att vänta på att saker ska hända, se till att de händer.
- Skippa den tjaskiga inställningen. Du väljer din inställning, en bättre inställning ger bättre beslut, beteenden och resultat.
- Ät inte skräp. Vad du äter påverkar hur du mår. Du vet precis vad som är skräp och du vet hur du brukar må efter att du ätit det. Sluta äta det.
- Bry dig om andra, på riktigt. Att vara egoist är inget framgångsrecept.
- Gör inte livet svårare än nödvändigt. Livet är svårt nog som det är, det finns ingen anledning att trassla till saker.
- Gör saker tidigt på morgonen. Kan du bocka av något på att-göra-listan innan andra vaknat ökar chansen att du fortsätter göra bra saker resten av dagen. Och du har hela tiden ett försprång på alla andra.
- Släpp dina ogrundade tankar om dig själv. Den där dåliga självbilden har gnagt dig för länge. Du vet att du är bra, talangfull och faktiskt fixar det mesta du åtar dig.
- Skit händer och livet är inte rättvist – lev med det. Det är inte hur man har det utan hur man tar det. Ibland går det inte din väg, än sen?
- Fokusera inte (och häng inte upp dig på) saker du inte kan påverka. Att lägga tid på saker som ligger utanför din kontroll är definitionen av tidsslöseri. Lägg kraften där du kan förändra.
- Undvik inte saker du är rädd för. Att stoppa huvudet i sanden gör bara att du visar röven för resten av världen. Det vill vi inte. Utmana dig själv och tänj dina gränser.
- Överanalysera inte saker. Att tänka mycket är stort, att tänka lite är större. Låt dig inte fångas i besattheten av att analysera allt i minsta detalj.
Så, nu har du inga ursäkter längre. Kör hårt.
Inbox Zero – en introduktion
För många kan inkorgen vara en källa till ångest. E-post trillar in fortare än vi klarar av att bli av med dem och i vilken som helst kan det finnas en tickande bomb. Detta samtidigt som flera av dem kanske inte ens berör just oss.
Inbox Zero handlar om att återta sin e-post, ens uppmärksamhet och ens liv. Merlin Mann myntade begreppet i en artikelserie på 43folders.com. Mest känt har begreppet blivit i följande Googlevideo.
Genom att skapa ett system med ramverk av få men tydliga möjligheter förenkla hanteringen av e-post. En av huvudprinciperna för Inbox Zero är att omvandla e-post till handlingar. Att inte bara läsa e-post utan att reflektera över och besluta vad ett e-brev ska medföra för handling.
Inbox Zeros förenklade ramverk av handlingar utgörs av följande handlingar:
- Radera
- Delegera
- Svara
- Avfärda
- Gör
Merlin Manns motiverar Inbox Zeros berättigande som ett system som förenklar och underlättar e-posthantering. Alternativkostnaden för effektiv e-posthantering är att mindre tid blir över åt att göra vad som är produktivt och viktigt i våra liv.
Prova i 30 dagar
Har du, som jag, någonsin velat lära dig något nytt eller sluta med en ovana?
Matt Cutts från Google föreslår, i den här TED-presentationen, att helt enkelt prova i 30 dagar. 30 dagar ska nämligen vara precis lagom länge för att lägga till sig en ny vana, eller bli av med en ovana.
Själv håller jag på att lära mig att stå minst en timme om dagen vid mitt skrivbord. En vana som kan tyckas vara utan speciellt högt PU-värde (personligt utvecklande). Tanken är att med inledningsvis små förändringar få dessa att fastna och bli till vanor istället för att ta sig an revolutionerande förändringar. Genom att börja i liten skala och lära mig hur jag bäst tar till mig förändringar är förhoppningen att lättare kunna genomföras större projekt.
Andra exempel på saker att prova i 30 dagar: cykla till jobbet, äta en ordentlig frukost, skriva dagbok, ta en promenad efter lunch, lära sig ett nytt språk…
I kombination med tekniken ”Don’t break the chain” blir detta ett kraftfullt sätt att lära sig nya saker, som faktiskt har en chans att fastna.
Affirmationsramen
Affirmationer är meningar som upprepas så att de till slut blir sanna, typ. Så om jag säger till mig själv att jag är en hejjare på fotboll femtio gånger om dagen kommer jag förr eller senare sätta lädret i krysset.
Det är lite flummigt och används en del i alternativ- och new-age-rörelsen. Men det sägs funka. Hursomhelst finns det saker som jag vill bli påmind om, citat jag vill leva efter och vissa saker som gör mig på gott humör. De påminnelserna ville jag ”automatisera”.
Så jag gjorde en ”affirmationsram”. Jag köpte mig en digital fotoram på teknikmagasinet, valde ut ett antal foton och gjorde ett antal bilder med texter. Jag laddade över bilderna på ramen och ställde den bredvid min skärm på jobbet. Den är inställd på att börja visa bilderna klockan 08.00 (då jag brukar dyka upp) och byta bild varje halvtimme tills jag går hem ca 17.00.
Så nu står den där och påminner mig då och då om att ”Do, delete, delegate, defere”, ”Keep it simple, stupid” och att ”Losers meet, winners do”. Helt enkelt grejjer som är bra att bli påmind om då och då.
TED – inspiration i massor
Detta inlägg handlar inte direkt om produktivitet utan snarare om inspiration. Aldrig har det varit så enkelt att få en injektion av inspiration och ny energi, en känsla av att allt kan vara möjligt.
TED är en organisation som med sin hemsida lyckats få sin verksamhet att nå nya höjder i sin ambition att sprida goda idéer. Vad som började med en konferens för personer inom områdena teknologi, underhållning och design (Technology, Entertainment, Design) är idag ett arkiv av inspelade korta föreläsningar med ett bredare spektrum av ämnen.
Föreläsningarna hålls av framstående personer inom sina områden som antingen trollbinder sin publik med verbal förmåga eller med framstegen de gör. En föreläsnings ämne kan i sig vara av mindre intresse men framstegen eller personerna kan ändå lyckas trollbinda en så att, i alla fall jag, sitter klistrad och lämnar föreläsningen med nyfunnen energi och vilja att göra saker.
Några goda exempel:
- Hans Rosling ger oss en ny bild av 3:e världen med hjälp av Gapminder, http://www.ted.com/talks/hans_rosling_reveals_new_insights_on_poverty.html
- Jill Bolte Taylor om sin strokeforskning, http://www.ted.com/talks/jill_bolte_taylor_s_powerful_stroke_of_insight.html
- Tony Robbins frågar varför vi gör vad vi gör, http://www.ted.com/talks/tony_robbins_asks_why_we_do_what_we_do.html
TED för mig är ett medel att få värde i de vardagliga ögonblick då det annars kan vara svårt; pendeln på vägen till jobbet eller i väntan på någon.
Don't break the chain!
Övning ger färdighet sägs det. Men ibland kan det vara svårt att motivera sig och verkligen öva.
För något år sedan snubblade jag över en produktivitetsteknik som otroligt nog härstammar från Jerry Seinfeld. (Snubblingen gick av stapeln på Lifehacker, en mer utförlig beskrivning av metoden hittar ni där)
Historien bakom tekniken börjar med att en ung stå-uppkomiker frågar nämnda Jerry om tips om hur man blir en bra komiker.
Han fick tipset om att skriva något varje dag. Och det låter ju inte så avancerat, men tipsandet slutade inte där. Jerry uppmanade den unge komikern att skaffa en stor kalender med ett helt år på samma sida, och en stor röd penna. Kalendern skulle hängas väl synlig på en central vägg i bostaden.
Därefter skulle han kryssa för varje dag han skrev någonting. Efter någon vecka borde han ha en liten kedja med kryss i kalendern. Nu gäller det att inte bryta kedjan.
”Don’t break the chain!” sa Jerry, med emfas.
Jag har själv testat tekniken och den funkar förvånansvärt bra. Det blir en slags egen social kontroll och man känner ett sting av dåligt samvete när man brutit kedjan.
Nu öppnar Produktivitetsbloggen!
På det världsomspännande internet finns väldigt mycket att läsa om personlig produktivitet, GTD och vardagseffektivitet. Bloggar som Lifehacker, 43 folders och Stepcase Lifehack matar oss dagligen med information och inspiration om man kan skapa sig en mer stressfri tillvaro.
En liten nackdel är att alla är på engelska. Länge har jag tyckt att det saknats en blogg om personlig produktivitet på svenska. Efter en middag och lång diskussion med min kompis Michel, som delar intresset för att få saker gjort bestämde vi oss för att göra slag i saken.
Så nu öppnar vi dörrarna till Produktivitetsbloggen!
Ambitionen är att några gånger i veckan dela med oss av tips, recensioner, krönikor och länktips om hur du kan slippa lite stress och få mer tid över till annat. Som att läsa den här bloggen till exempel.
Förmodligen kommer formen och strukturen på bloggen förändras vartefter vi utvecklar projektet. Har du några tankar, åsikter eller vill bidra med något är du välkommen att höra av dig till info@produktivitetsblogggen.se.
(Nu kan vän av ordning med all rätt anklaga mig för att göra dålig omvärldsbevakning. Med en enkel google-sökning hittar man en riktigt bra blogg på svenska om GTD och produktivitet, karatekoll. Tyvärr verkar det som att den bloggen somnat in efter några månaders aktivitet. Men vem vet, starten av produktivitetsbloggen kanske kan inspirera till återuppståndelse?)