Här presenteras 10 tips som kommer att hjälpa dig formulera dina e-brev så att du ökar sannolikheten för snabbare och tydligare svar samt tidigare handling.

The 99% presenterar i sin bloggartikeln ”Email Etiquette for the Super-Busy” tio tips som utgår ifrån ”less is more” för att förtydliga sina e-brev och samtidigt få bättre svar och reaktioner.

1. Var kortfattad

Gillar du långa e-brev? Knappast. Försök hålla dina e-brev så kortfattade som möjligt för att säkerställa att rätt saker når fram och uppfattas. Idag är det dessutom ganska troligt att dina e-brev blir lästa i en telefon, och ju lättare din e-post är att ta till sig desto lättare är det att läsa och svara på.

2. Kommunicera åtgärderna (actions) först, inte sist

Jag har en vana att kort och koncist sammanfatta innebörden av ett e-brev först för att därefter i punktform ta upp eventuella åtgärder. Jag tycker det blir tydligt med en förklaring först. Tyvärr ökar risken för att för att den viktiga informationen och åtgärderna går förlorade eller inte får den omedelbara uppmärksamhet jag hoppats på.

Genom att vända på ordningen och först presentera åtgärderna säkerställer jag att de får störst fokus och förhoppningsvis bemöts omgående. Om de skulle råka vara otydliga finns förklaringen sammanfattat längre ner i e-brevet.

3. Numrera dina frågor

För att försvåra att något missas – numrerar dina frågor/åtgärder. Dels blir det tydligare för läsaren och enklare att svara på men desto mer betydelsefullt – det blir betydligt lättare för dig att följa upp.

4. Gör vägen framåt tydlig

Istället för att respektfullt fråga ”Hur tycker du/ni att vi ska agera?” var proaktiv och presentera konkreta förslag på de möjligheter som finns. På så sätt underlättar du för mottagaren att ta ställning och du kan snabbare få besked. På detta sätt kan du även lyfta fram de förslag du tycker ger störst mervärde.

5. Sätt upp hålltider (deadlines)

Var ingen diktator och kräv besked samma dag. Lägg fram datum/hålltider då du behöver besked för att säkerställa ärendet, och förklara eventuellt varför. En hålltid gör det enklare för mottagaren att bedöma och planera in just ditt ärende. Med hålltider ges du även möjlighet att presentera konsekvenserna, ”Om jag inte får besked innan slutet på veckan så väljer jag att fortsätter jag med förslag 1.”

6. Använd ”FK” eller ”FYI” för e-post som inte har åtgärder

Viss e-post kan behöva delges andra som inte behöver agera på innehållet. Personligen är jag emot denna typ av e-post men det händer, oftast på förfrågan från andra, att jag skickar ett e-brev ”för kännedom”. För att hjälpa mottagaren förstå när dina e-brev är viktiga påpeka vilka som just är enbart för kännedom, eller ”Four Your Information”.

7. Tydliggör att du återkommer

Var tydlig. Tydliga besked uppskattas av de flesta, även om de kan vara ofördelaktiga. Om någon skickat ett brådskande e-brev till som du inte har möjlighet att svara på, återkoppla med när du kan. Det brukar lugna de flesta. Var dock tydlig i detta fall och ge dig själv viss marginal. De flesta kan acceptera en dags extra väntetid om det innebär att hålltiden efterlevs.

8. Använd uttryckliga och intresseväckande rubriker/ämnen

Många läser sin e-post snabbt och speciellt i mobiltelefoner kan en för lång rubrik förbises. Genom att tydliggöra ämnet i rubriken så att det snabbt går att förstå underlättar för läsaren att snabbt ta till sig vikten av ditt e-brev.

9. Skicka aldrig ett argt e-brev

E-post är en begränsad kommunikationsmedium där tonen går förlorad. Att skriva ett arg e-brev leder oftast till irritation och fler e-brev. Dock kan ett argt e-brev vara terapeutiskt. Om behovet finns, uttryck det i ett e-brev och släpp det, ta bort brevet. Ett telefonsamtal eller ett verkligen proaktivt, lösningsorienterat e-brev är betydligt bättre och mer värdeskapande lösningar.

10. Använd inte ”svara alla” om du inte verkligen måste

Om du får e-post med ett stort antal användare försök undvika att svara alla. Om personen som skickade e-brevet hade mandat för det, gör den personen bäst i att sammanställa inkommande svar. För att på så sätt undvika onödig trafik med e-brev som blir svåra att hålla ordning på.