Det har blivit dags för del tre i GTD-skolan. Förra gången gick vi igenom hur du samlar in allt bråte som flyter omkring i ditt universum första gången. Nu är det dags att titta på hur man gör insamlingen till en vana.

En av huvudprinciperna med GTD är att få ut saker ur hjärnan så att den kan göra det den är bäst på, att tänka. Ju snabbare du kan få saker ur huvudet desto mer tid får din hjärna att tänka.

För att lyckas riktigt bra med att få grepp om allt bråte som kastas på dig dagligen bör du tänka på fyra saker.

Samla in allt

Ofta går jag omkring och tänker på att jag måste göra något, när jag sedan funderar på varför jag går omkring och tänker på det upptäcker jag att det uteslutande är sådant jag inte skrivit ned. Genom att skriva ner allt, verkligen ALLT jag ska göra, låter jag min hjärna göra det den gör bäst. Det är ingen vits med att ordna det bråte som svävar omkring i universum om du hela tiden är orolig för att det finns bråte kvar att ordna.

Ha alltid ditt verktyg med dig

Du vet aldrig när du kommer på nästa stora idé, eller när du kommer på det bästa sättet att gå vidare i ett projekt. Ofta blir man påmind av saker när man inte kan göra något åt dem. Du tar sällan det sista ur tandkrämstuben när du står i affären, utan i badrummet.

Därför är det viktigt att du alltid, alltid har med dig ett sätt att samla in med. Det kan vara ett litet papper, en anteckningsbok eller en smartphone. Huvudsaken är att du får ut det du tänker på ut ur huvudet och in i ett system som du litar på.

Ha få inkorgar

Att samla är motsatsen till att ha saker utspritt. Det optimala samlandet borde alltså vara att ha allt på ett ställe. När du har allt du behöver göra på ett ställe har du överblick över det. Därför är det viktigt att ha så få inkorgar som möjligt då blir det också lättare att bearbeta materialet senare.

Förutom ditt verktyg som du alltid har med dig, ha en fysiskt inkorg på kontoret (om du har något) och en hemma, det räcker.

Av samma anledning är det klokt att så långt som möjligt samla all din e-post i en inkorg. Antingen genom att ställa in din e-postklient så att den hanterar flera konton eller vidarebefordra alla dina e-postadresser till en utvald. Huvudsaken är att du läser e-post på så få ställen som möjligt.

Töm dina inkorgar regelbundet

Du får ingenting gjort om sakerna du ska göra ligger kvar i inkorgen. Töm alla inkorgar regelbundet. Helst varje dag men minst en gång i veckan. På så sätt vet du att det inte ligger något otäckt i botten som du skulle gjort för två veckor sedan. Hur du på bästa sätt tömmer en inkorg kommer vi till i en kommande lektion av GTD-skolan.