Nu när du har samlat in allt bråte runt omkring dig och samlar in nytt bråte kontinuerligt med hjälp av dina diverse verktyg och inkorgar. Så nu har du en hel hög grejer i inkorgen.

Då är det dags att gå till nästa steg i GTD-skolan. Det är dags att Bearbeta det som du har samlat på dig.

När du bearbetar det du samlat på dig tömmer du helt enkelt din inkorg, en sak i taget. När du är färdig kommer du veta precis vad du ska göra och ha full kontroll på alla bomber som riskerar att brisera i din närhet.

Krävs det en åtgärd?

Ta fram din inkorg och plocka upp det som ligger överst i högen. Nu ska du ställa dig ett antal frågor. Den första och absolut viktigaste är: Krävs det någon åtgärd som är kopplad till det jag håller i handen?

Om svaret är nej kan du förmodligen kasta det och gå vidare. Vill du spara det, det kan vara underlag du fått på ett möte som inte kräver någon åtgärd eller något du vill kunna återkomma till ska du självklart spara det. Men gör det då i ett ordnat referenssystem så att du hittar det igen när du behöver det.  (Vi återkommer till referenssystemet i senare lektioner av GTD-skolan)

Vad är det egentligen som ska göras?

Om svaret är ja, det krävs en åtgärd ska du noga tänka igenom vilken åtgärd det är. Ibland är det inte den man först tänker sig. Om jag till exempel behöver få ett element i mitt hus lagat kan man ju först tänka sig att åtgärden borde vara ”Ring rörmokaren” men har jag numret till rörmokaren, vet jag vilken rörpulare jag vill vända mig till? Den första åtgärden kanske istället bör vara ”Ta reda på numret till Röris-Benke” eller ”Ring Håkan och fråga vilken rörmokare han använder sig av”.

Tar det mindre än två minuter?

När du väl konkretiserat åtgärden ska du fråga dig om den tar mindre än två minuter att utföra. Tar den mindre än två minuter ska du göra den direkt. Att inte göra den utan sortera in den i ditt system kommer att ta längre än två minuter så du sparar tid på att göra det med en gång.

Om det tar längre tid än två minuter bör du fråga dig ”Är jag rätt person att utföra det här?”. Är du inte det ska du självklart delegera det till den som bör göra det.

Först när du fastställt att det finns en åtgärd som behöver göras, konkretiserat vilken den är, och konstaterat att det kommer ta längre än två minuter, och att det verkligen är du som ska göra den sorterar du in den i ditt system som du återkommer till senare. (Och som vi återkommer till i nästa del av GTD-skolan)

Hela bearbetningsprocessen har David Allen sammanfattat i följande enkla punkter.

• Do
• Delete
• Delegate
• Defer

Fritt översatt blir det Gör, Radera, Delegera, Skjut upp. Jag brukar byta plats på Gör och Radera så att jag först frågar mig ”Kan jag slänga det här, eller finns det någon åtgärd kopplad till det?” innan jag börjar konkretisera vilken åtgärd som ska göras.

Slutligen några tips som kommer göra det lättare för dig att bearbeta inkorgen.

Ta en sak i taget

Koncentrera dig på en grej i taget och gå inte vidare förrän du har bearbetat den klart. Det är lätt att plocka ut de roliga russinen ur inkorgen. Det är det svåra, stora, komplexa och luddiga bråtet i inkorgen som behöver mest fokus för att kunna brytas ned till små hanterbara åtgärder i ditt system.

Lägg inte tillbaka något i inkorgen

Har du väl plockat upp något, lägg inte tillbaka det. risken blir att din inkorg blir en förvaringsplats för odefinierat arbete. Att med ett ”Hmm…” lägga tillbaka något i din inkorg kan vara det farligaste du kan göra.

Nu när du gått igenom all bråte och konstaterat vad det är du har att göra är det dags att organisera allt. Det gör vi i nästa del i GTD-skolan.