Din hjärna är inte så bra på att hålla saker i huvudet. Hur många gånger har du inte tänkt ”ja, just det, jag måste ringa X om Y!” flera gånger under en hel vecka. Till slut har du, nästan i vredesmod, ringt X bara för att få tanken ur huvudet.
Varje gång du låter din hjärna påminna dig om att ringa det där samtalet tar den uppmärksamhet från det du egentligen borde göra.
GTD handlar mycket om att få saker ur huvudet, så att ditt huvud kan ägna sig åt det den ska, nämligen tänka.
Det är dags för andra lektionen i GTD-skolan. Vi ska lära oss att samla in.
Om du tittar runt dig ser du säkert en massa saker som påminner dig om saker du ska göra. De där breven som måste postas, blommorna som borde vattnas, kameran som förtjänar nya batterier, etc, etc. Blundar du och funderar en sekund på vad du har att göra kommer du säkert på fler saker. Projektet på jobbet som måste tas till nästa steg, resan till solkusten som ni tänkt göra men aldrig bokat, punkan på cykeln som måste lagas och så vidare.
Första steget mot att ta kontroll över ditt liv och kunna få saker gjorda är att veta vad det är du har att göra. Att helt enkelt samla in allt bråte som snurrar runt i ditt universum med en massa ”måste”, ”borde” och ”ska” kopplat till sig.
Om det är första gången du tar dig an GTD är det klot att göra ett ”generalsvep” över hela din tillvaro. Det är förvisso bra att göra det då och då även fast du kommit igång med GTD, men det är ett nödvändigt första steg för den som vill komma igång från början.
Det är viktigt att börja med att samla allt på samma ställe av tre anledningar:
- Du får ett känsla för omfattningen av hur mycket du har i luften.
- Du får se ”slutet på tunneln”.
- När du väl samlat allt på ett och samma ställe vet du att du inte har bråte som flyter omkring i ditt medvetande.
Töm din omgivning
Så då är det bara att börja. Börja med att göra den fysiska insamlingen av bråtet runt omkring dig. Plocka fram en brevkorg, eller definiera en yta som får bli din ”inkorg”. I inkorgen lägger du allt som är oklart på något sätt, som inte hittat sin plats, eller som har en oavslutad handling kopplad tills sig.
Det är nästan enklare att beskriva vad som inte ska ner i inkorgen än att beskriva vad som ska ner. Det som inte ska ner i inkorgen är:
- Förråd. Dina visitkort, brevpapper och anteckningspapper och sånt du använder regelbundet kan ligga kvar på sitt ställe.
- Referensmaterial. Böcker, scheman, telefonlistan och busstidtabellen och annat som du återkommer till då och då behöver inte heller gå ner i inkorgen.
- Utsmyckning. Blommorna (om de inte behöver vattnas), fotona på familjen (om de inte är femton år gamla) och oscarsstatyetten kan få stanna där de är och fortsätta pryda sin plats.
- Utrustning. Häftapparaten, hålslaget och möblerna och alla verktyg du använder behöver inte heller läggas i inkorgen.
Det som ska ner i inkorgen är sådan som behöver någon form av bearbetning helt enkelt. Förmodligen kommer det bli en hel del papper i korgen, böcker som ska läsas, projektplaner, budgetar och andras visitkort till exempel.
Det är viktigt att du går igenom hela din omgivning och inte bara skrivbordet. Har du inte gått igenom allt kan det finnas något kvar som sedan kommer pocka på din uppmärksamhet störa ditt fokus. Vem vet det kanske ligger något i skåpet bakom dig som bara väntar på att få bli gjort?
Töm huvudet
När du är färdig med det fysiska insamlandet är det dags att gå in i dig själv. Sätt dig ner med ett block och dumpa hjärnan. Gå igenom varje litet skrymsle av fettklumpen mellan öronen.
Leta efter öppna öglor, oavslutade spår och ofärdiga projekt. För varje tanke som kommer upp skriv ner det på ett papper och lägg i inkorgen. Ingen tanke är för stor och ingen är för liten. På ett papper kan det stå ”Månresan” och på ett annat ”golvlisten i sovrummet”. Huvudsaken är att du tömmer huvudet så att du vet att allting ligger där, i inkorgen, när du är klar.
När du är färdig med insamlandet är det dags att gå till nästa steg att bearbeta det du samlat in. Men det tar vi i en kommande lektion av GTD-skolan.
Frågor?
2 tankar om “GTD-skolan, del 2 – Samla in för första gången”
Kommentarsfunktionen är avstängd.