Nu när du har bearbetat allt bråte som du har samlat in är det dags att få lite ordning på allt, vilket leder oss till nästa steg i GTD-skolan. Det är dags att organisera. Och det nu vi bygger själva systemet som ska få saker gjorda. Detta är själva kärnan i GTD, tycker jag i alla fall.

Av alla uppgifter och projekt som du samlat på dig och identifierat fram tills nu ska du nu organisera i ett antal olika listor. Och när jag skriver listor menar jag inte nödvändigtvis listor. Det kan vara en samling post-it-lappar, en uppsättning mappar, rader i en textfil på datorn eller poster i ett dataprogram.

Det viktiga är att de olika listorna/samlingarna av information är fysiskt och mentalt åtskilda.

Så vilka är de olika listorna?

Projektlistan

Vi börjar med projektlistan. Den är precis vad det låter som, en lista med alla dina projekt. Stora som små.

Vad är då ett projekt? Allt som innebär mer än en enskild handling är ett projekt. ”Ring Kalle om badstegen” är inget projekt (förutsatt att du har Kalles nummer) men ”Köp ny bil” är förmodligen det.

Tack vare projektlistan kan du hela tiden hålla överblick över det som du har ansvar för. Om du regelbundet går igenom din projektlista kommer du kunna hålla koll på att allt fortskrider som det ska och att ingen boll tappas.

Nästa åtgärd

När du går igenom projektlistan ska du för varje projekt identifiera nästa åtgärd. Alltså nästa fysiska åtgärd som du kan göra vid ett enskilt tillfälle. Den åtgärden hamnar på en av dina ”Nästa-åtgärd-listor”. De punkter som kom ur förra GTD-steget ”Bearbeta” hamnar också här.

Dina nästa åtgärder ska du organisera i flera listor, efter kontexter. Och det här är själva guldklimpen i GTD, om man frågar mig.

Kontexter

Det finns ingen nytta med att bli påmind om att man behöver köpa tandkräm när man inte är i affären. Därför ska du organisera dina åtgärder efter kontexter. Kontexter är platser, personer eller utrustning som du behöver ha tillgång till för att kunna göra åtgärden.

Om din nästa åtgärd i ett projekt kräver att du är på jobbet för du upp den åtgärden på en lista med rubriken ”Jobbet”. Handlar det om ett telefonsamtal skriver du upp det på lista märkt ”Telefon”. Behöver du skicka ett mail är det lämpligt att den åtgärden skrivs upp som en uppgift på ”Dator”-listan. Behöver du bestämma semesterresmål med din äkta hälft skriver du upp det på listan med namnet ”Min äkta hälft” (eller namnet på din äkta hälft, det kanske är trevligare).

På så sätt vet du precis vad du kan göra när du är på jobbet och slipper störas av påminnelser om saker du inte kan göra när du är på jobbet. Och när du ändå sitter framför datorn kan du passa på att skicka mail och betala räkningar och beta av resten av din ”Dator”-lista när du ändå sitter där.

Sätt inte igång för många kontextlistor. Används de för sällan är det klokare att klumpa ihop dem med någon annan kontext i en vidare definition.

Väntar på

Men du kan ju faktiskt inte göra allt just nu, eller hur? Vissa saker måste du vänta in andra för att kunna gå vidare med. Det kan handla om någon annans feedback, svar på ett mail du skickat eller någon förberedelse som någon annan måste göra. Det kan också handla om att andra förutsättningar inte är lämpliga för att gå vidare med nästa åtgärd.

Allt det där hamnar på en alldeles egen lista som du kallar ”Väntar på”. Du kan skriva ”Väntar på bekräftelse från Kalle om veterinärtid”, ”Väntar på feedback från Hilda om konsertaffischen”.

Gå igenom din ”Väntar på”-lista regelbundet och du kommer märka att du kommer bli väldigt duktig på att få också andra att göra det de ska. För att du kommer veta precis vad du förväntar dig att de ska göra och regelbundet påminna dem om det.

Någon gång/kanske

Men det finns ju en massa saker man vill göra som man inte vill göra nu. Bestiga Mount Everest, städa garaget och skaffa leguan till exempel. Alla dessa projekt skriver du upp på din ”Någon gång/kanske”-lista. Det är en projektlista men inaktiva projekt som du sparar för ditt framtida du, som har en massa tid över och söker nya utmaningar.

Genom att du har skrivit upp det på din ”Någon gång/kanske”-lista existerar det i ditt system och du behöver inte vara orolig för att det ska försvinna.

Någon gång då och då går du igenom din ”Någon gång/kanske”-lista och aktiverar något av projekten utifrån de prioriteringar som styr dig just då. På det sättet kan du vara lika säker på att du någon gång kommer bestiga Mount Everest som att du aldrig kommer städa garaget.

Med den här uppsättningen listor vet du vad du kan göra när och ha full kontroll på alla bollar som hänger i luften. Nästa steg handlar om att se till att underhålla systemet och hålla det fungerande.

Frågor eller reflektioner på dagens lektion?

<< GTD-skolan, del 4 – BearbetaGTD-skolan, del 6 – Gå igenom >>