Daniels GTD-erfarenheter

jongbollarJag har använt mig helhjärtat av produktivitetsfilosofin GTD sedan mitten av sommaren och tänkte dela med mig av mina reflektioner och vad som går bra och dåligt för mig. Detta både från min uppstartstid och från senare dagar.

Jag påbörjade GTD-arbetet när jag var på semester. Under cirka tre dagar hade jag med mig papper och penna och skrev ned allt jag hade i huvudet som jag kände att jag borde/måste/skulle vilja göra. Det var förvånansvärt mycket, men det intressantaste var vad som började hända i huvudet när jag fick ned åtaganden och måsten på papper.

Dels dök det upp lösningar och tankar kring problem och situationer som fram tills dess verkat svåra, dels kom det fram saker jag inte trodde fanns där inne. Även om jag inte fortsatt med resten av stegen i GTD-filosofin hade förmodligen den hjärndump jag gjorde varit väldigt bra för mig.

Ha en hanterbar mängd punkter på listan

Listan jag fick ut över saker från min hjärndump var lång. Så lång att den var jobbig att titta på. Jag satt i samma dike som Andreas skrev om härom veckan: när åtgärdslistan blir för stor (eller för liten) minskar mängden åtgärder jag betar av. Lösningen för mig blev att använda mig friskt av dels nångång/kanske-listan, dels att skjuta vissa projekt på framtiden.

nångång/kanske parkerade jag sådana saker som ”skaffa 3D-skrivare” och de projekt som inte var av karaktären ”detta måste jag verkligen göra nu nu nu” sköt jag upp 1-6 månader i mitt GTD-verktyg (Nirvana). Båda åtgärderna gör att sakerna till synes försvinner, så snart hade jag en hyfsat hanterbar lista över projekt och åtgärder.

Att skriva åtgärder är svårt; verb är bra

Det slår mig fortfarande hur svårt det är att skriva bra, nog små och attraktiva åtgärdspunkter. Johannes har skrivit ett bra inlägg om detta. Kort sammanfattning: verb först i att göra-punkter är bra, gör hellre för många och för små punkter än för få och för stora, skriv dem tydligt så du slipper tänka efter när du ska göra dem.

I bland kommer jag på mig själv med att stirra på åtgärdspunkter som är tråkiga, svåra och krångliga. När det händer har jag delat upp dem eller skrivit om dem. Vips har det blivit enklare eller roligare att påbörja uppgiften. Det är ju fortfarande samma sak som görs, men min hjärna verkar vara korkad nog att inte inse det.

Kontext – inte min grej

Sammanhang (eller kontext) har jag inte fått till ännu. Jag har i princip bara två stycken som jag använder fullt ut: jobb och privat. En annan som har fungerat ganska bra när jag väl behöver den är offline för saker som inte kräver dator, mobil eller uppkoppling.

Jag noterar dock att jag fortfarande sätter fler kontext än så på mina projekt och uppgifter, men jag filtrerar i princip aldrig på dem.

Veckogenomgången är nyckeln

Bland det jag gillar mest med GTD är att det är ett system som känns designat för att kunna ta smällar och hantera en oförutsägbar vardag. Detta återspeglas i att inte sätta fixa prioriteringar på åtgärder utan i varje given beslutspunkt välja vad som ska arbetas med härnäst, och dels i veckogenomgångarna.

Jag upplever veckogenomgångarna som nyckeln till att få GTD att fungera för mig. De säkerställer att jag, oavsett hur mycket jag misshandlar mitt system under veckan, med jämna mellanrum går igenom allt och putsar upp det till ordning igen. Jag kan till och med missa en eller två veckogenomgångar och känna att allt är hyfsat lugnt och går att reda ut igen. Längre tid än så skulle jag dock inte vilja gå utan dem.

Allt finns där

Att välja vad jag ska göra eller försvara mina prioriteringar har aldrig varit lättare. Om jag konsekvent dumpar ut alla mina måsten, borden och vill till mitt tillförlitliga system kan jag enkelt se och välja bland alla mina åtaganden. Jag har dessutom sinnesro genom att veta att det inte ligger några otrevliga överraskningar och skvalpar i min e-postinkorg eller mötesanteckningar.

Oväntade synergieffekter

Att definiera tydliga mål och nästa åtgärder hjälper inte bara mig. Genom att efterfråga det i möten och i mitt samarbete med andra ökas tydligheten kring vart vi är på väg och hur vi ska ta nästa lilla steg ditåt.

Annons:

3 tankar om “Daniels GTD-erfarenheter

  1. Riktigt roligt att läsa Daniel. Bra skrivet!

    ”Lösningen för mig blev att använda mig friskt av dels nångång/kanske-listan, dels att skjuta vissa projekt på framtiden.”
    Jag brukar köra på ”when in doubt throw it out”

    ”När det händer har jag delat upp dem eller skrivit om dem.”
    Intressant, jag ska pröva det.

    ”Jag har i princip bara två stycken som jag använder fullt ut: jobb och privat”
    Hmm jag blir så chockad för mitt liv är så annorlunda. Jag har min mapp (i context) som heter ärrende med olika städer, butiker, osv bara för att hålla koll på när jag rör mig. Jag har en kategori som heter människor med 5-10 människor för att påminna mig om vad jag ska säga till dem härnäst.

    Visst jag håller med om att telefon, online, offline och jobb ibland kan bli samma sak. Jag vill inte alltid ta fram telefonlistan när jag kan göra sakerna online istället.

    Viktigast med context är just att ha rätt sak vid rätt tillfälle. Vill du inte ta fram (eller om du helt enkelt inte göra det) din ”påminnelse-lista” om vad du ska ta upp med din partner så självklart kommer context inte fungera/kännas nödvändigt.

    ”Veckogenomgången är nyckeln”
    Ibland önskar jag att jag själv var litet mer autistisk när det gällde detta…. jag har dock en ny typ av review som fokuserar mer på vad som är pågående :) För den som är intresserad är det bara att höra av sig.

    • Daniel Bergman säger:

      Tack!

      Jag lägger upp saker i context, men använder sen inte contexten i sammanhang när de skulle behöva användas. Kan hända att det signalerar en misstro till mitt system eller en ovana att faktiskt kolla det när jag ska ha möten, springa ärenden eller dylikt.

      Du får väldigt gärna beskriva din genomgång. Det är alltid kul att höra hur andra gör.

    • Egentligen är vi nog inte så långt ifrån varandra. Det är sällan jag tar fram min ”vid datorn”-listan. Istället kollar jag i ”due”-listan eller projektlistan för att se vad som är intressant. Men vissa context lämpar sig bättre än andra. T ex telefon (när man inte vill facebooka), människor (komma ihåg att fråga), ärrenden (när du handlar).

      Jag försöker inte ens göra review längre (mer än crash-repairs). Självklart samlar jag upp och städar men när det gäller att granska varje projekt blir det ofta noggrant gjort i början och slarvigt framåt slutet.

      Mitt liv kan delas in i 5-9 kategorier, bitar i mitt liv (BiML). Dessa är t ex;
      * Kropp och träning
      * Vänskap, kärlek, familj
      * Ekonomi
      * Bostad
      * Arbete och karriär
      * Intressen
      I princip alla projekt kan läggas under en av dem. De går att jämföras med 20 000-nivån.
      I slutet av varje vecka gör jag en mindmap för varje område. Där skriver jag de 2-5 viktigaste sakerna. Jag ögnar igenom mina projekt men funderar även på vad som sitter i mitt huvud (eller vad jag borde göra….). Efter 20 minuter vet jag vad det viktigaste är kommande vecka inom varje område.

      I och med att de är så få blir det lättare att faktiskt planera upp dessa projekt eller gå igenom dem i OmniFocus. Nästa vecka följer jag upp, ibland är samma projekt kvar vecka efter vecka på mindmapen, det är helt ok.

      Hela approachen handlar väl om
      * Less is more
      * Fokusera på det som är viktigast
      * Gör en ordentlig planering på det som är kvar
      * Få saker gjorda ^^

Svara

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Du kan använda följande HTML-taggar:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>