Mötesförbättringar i praktiken

Clock, by Earls37a on FlickrSom så många andra arbetsplatser har vi på mitt jobb avstämningsmöten varje måndag med hela avdelningen närvarande. För ett halvår sedan var mötet inte alls bra. 10-14 personer, två timmar, dåligt fokus trots agenda och ofta en känsla av bortkastad tid. Något behövde göras. Målen var klara: kapa mötestiden och få upp engagemanget.

Lösningen började, som så ofta annars, i smågrupper vid kaffebryggaren. Missnöjet över mötet hade varit påtagligt en längre tid, men växlade mer och mer över till att fokusera på vad som kunde bli bättre. Att bara vara sur gör ju ingen glad.

På ett av avstämningsmötena avsattes tid för en förutsättningslös diskussion om vad syftet med mötet egentligen var och hur vi skulle kunna respektera varandras tid bättre. Efter en lång debatt där många heliga kor slaktades var en ny mötesordning född. En långt ifrån perfekt sådan, men en förändringsacceptans hade uppnåtts som gjorde det möjligt att fortsätta trimma mötet att bli bättre.

Vad ändrade ni för något då?

Glad att du frågade.

Fokus för mötet

Från att tidigare ha varit något sorts kombinerat informations-, arbets-, analys- och diskussionsmöte gick vi över till att rapportera avvikelser från normallägen. Detta förutsatte dels en gemensam syn på vad normalläget var, dels bättre förberedelser. Det senare tar individuell tid, men slösar mindre av den gemensamma tiden. Förberedelserna underlättades dessutom genom bättre IT-stöd för uppföljning och analys.

Diskussioner och rena diskussionspunkter tillåts fortfarande, men bara om de berör merparten av alla närvarande. Meningsutbyten som bedöms sakna allmänintresse förpassas snabbt av gruppen till efter mötet.

Telefoner i flygplansläge

Inget totalförbud då många har dem som kalendrar och veckogenomgång var en punkt på agendan. Hade medhavda datorer förekommit hade de nog de förbjudits i samma veva.

Tidsättning och tidmätning av varje punkt

Jepp. Varje punkt på varje möte, oavsett hur kort. Rädsla fanns att det skulle bli stressigt, men så har det mot förmodan inte blivit. Bredvid varje punkt i agendan finns ett ”bör”-tal i minuter, just nu mellan 1 och 12 minuter. När punkten avklarats noteras ”blev”-minuterna. Nås målet sker ofta små glädjeyttringar, nås det inte utdelas inga straff och fälls inte heller några kommentarer (undantaget ordentliga övertramp) utan tiden försöks kollektivt att tas igen i andra punkter. Klarar vi frekvent av de stående punkterna snabbare än förväntat sänks ”bör”-tiden efter ett par möten.

Puls

När vi väl hade tidsatt de olika mötespunkterna gjorde vi det enklare att se om mötet rullade på i den takt som vi förväntade oss, genom att lägga in avstämningspunkter i agendan. Det låter mer avancerat än vad det är: i praktiken är det en rad som säger ”Klockan bör nu vara TT:MM”. Sådana rader förekommer ungefär var 20:e minut.

Extrastolar i mötesrummet

Relativt ofta råkade vi ut för stolsbrist vid mötesstart, vilket gjorde att vi som regel tappade ett par minuter på att stjäla från andra konferensrum. Lösningen: billiga plaststolar från Ikea på en hängare i ett hörn. Mycket mindre jagande och som en oväntad konsekvens kommer folk i större utsträckning i tid för att undvika att sitta på de dåliga stolarna.

Avstämning

En punkt i slutet av mötet på två minuter som ställer två enkla frågor: ”Hur kändes mötet?” samt ”Kunde vi ha gjort något bättre i utförandet?”. Detta ger oss omedelbar återkoppling i sittande möte, när vi fortfarande minns vad som gått bra eller dåligt.

Så vad blev utfallet? Engagemangsnivån är markant högre, fokus likaså då vi har mycket lägre snittid per agendapunkt. Totaltiden för mötet var nere på en timme, men kändes för stressat då. Vi har medvetet gått upp mot 1,5 timmar nu, där en stor del av de extra 30 minuterna används som ”om den behövs”-tid för att slippa behöva kapa intressanta diskussioner på grund av tidsnöd.

Läs även Michels post om att halvera mötestiden och Johannes om att starta möten i tid.

Annons:

En tanke om “Mötesförbättringar i praktiken

Kommentarsfunktionen är avstängd.