Finns det värre saker än långa, osakliga, tjatiga möten? Ja, det finns det men dåliga möten är tråkiga, tidskrävande och värst av allt energislukande.
Jag har haft möten som jag lämnat irriterad och frustrerad då fel frågor diskuterats och mötet dragit ut på tiden. Jag har för ambition att försöka eliminera irritationsmoment och just nu håller jag på att testa 30 minuters möte.
Outlook har det som standard, och det kanske är den enkla förklaringen som jag av (o)vana bokat 1 timme åt möten. Nackdelarna med att boka långa möten kan dock vara flera:
- Möten fyller ut tiden. Har du avsatt 1 timmer tenderar mötet att lugnt fylla ut tiden då ingen känner ett behov att komma vidare i frågorna.
- De flesta möten är för långa. Möten på 1 timme? Varför inte 2, eller 3 timmar…
- Något minuts försening är inte så farligt. Många kan tycka att komma 10 minuter för sent till ett möte på 1 timme är inte så farligt. Men de flesta tycker nog att komma 10 minuter sen till ett möte på 30 minuter får desto större konsekvenser. (Konsekvensen här kan dock bli att folk inte kommer alls, så viss beredskap god pragmatik kan vara på sin plats.)
Vägen till och styrkan med 30 minuters-mötet
Fördelen med kortare möten är att de tenderar ha en högre energinivå med mer fokus på besluten. Craig Jarrow skriver på sin blogg Time Management Ninja om att halvera möte.
- Boka 30 minuter. Kan tyckas vara för kort tid för möten, och i mitt fall är det ofta så. Jag försöker dock utgå från 30 minuter och det är flertalet som går att genomföra på den tiden. Och det känns mycket produktivare och trevligare när mötet är sakligt med lite tempo.
- Alla behöver förbereda sig. Kortare möten medför att deltagarna behöver vara förberedda. Inte alltid lätt att åstadkomma men det kan sporra deltagarna till att gå igenom sina delar och handlingarna inför, och mötet blir mycket effektivare.
- Börja i tid. Börja mötet vid utsatt tid, även om inte alla är på plats. Annars lär sig deltagarna att det är vanligt och okej att komma sent.
- Avsluta i tid. Avsluta på utsatt klockslag, även om du egentligen inte måste. Detta pressar fram beslut och deltagarna att hålla sig till agendan. Frågor som inte är redo att gå till beslut eller tidskritiska parkeras till nästa möte. Skriv upp dem på en lista och bearbeta dem först nästa tillfälle.
- Tillåt inte avspårningar. Det finns ofta personer som tenderar att lämna agendan så att tiden börjar rinna iväg. Påtala att det finns begränsat med tid och parkera sidospåret.
- Tveka inte att avsluta mötet tidigt. Har ni 20 minuter över? Avsluta mötet. Ta inte upp övriga frågor bara för att ni kan och det finns tid (om det inte är svårt att sammankalla till mötet). Ta istället tag i nästa sak att göra.
Flera av punkterna kan verka hårda och kanske otrevliga. Det är inte avsikten utan syftet är att göra mötena produktivare genom att bygga en struktur där besluten är i fokus och inte att sitta samlade i ett rum och låta dyrbar tid förbrukas.
Daniel säger:
Kombinera 10-minutersmöte med att köra det stående så blir det (ofta) ordentlig fart och engagemang från alla parter.
Kajsa säger:
Jag kör väldigt mycket halvtimmesmöten och tycker det funkar kanon. Har tom kört tiominutersmöten ibland. En av nackdelarna är att det rymms väldigt mycket olika slags möten på samma dag, så den där förberdelsetiden ofta äts upp. Men det kan man lösa genom att boka möten med Sig själv. Inställningen i Outlook måste dock vara just en inställning, för jag får alltid 30 min som förslag. Och kan inte erinra mig att jag aktivt ändrat det.