Steg för steg har vi byggt upp ett GTD-system, Vi har samlat in för första gången, skapat rutiner för att samla in kontinuerligt, vi har bearbetat och organiserat det vi samlat in. ”Är det dags att börja göra nu?” hör jag dig förväntansfullt fråga.

Nae, inte riktigt. Först ska vi fokusera på en av de viktigaste framgångsfaktorerna för att ditt system ska funka. Nämligen veckogenomgången. 

För att ett GTD-system ska vara användbart måste du kunna lita på det. Är det något projekt som lever sitt liv utanför systemet som du måste hålla i huvudet vad som är nästa steg får du inte full effekt av ditt system. Syftet är att du ska använda huvudet till att tänka, inte minnas saker du ska göra.

Är dina listor ouppdaterade kan du inte heller vara säker på att du gör rätt sak vid rätt tillfälle. Kan du inte lita på att du har alla uppgifter du kan göra på kontoret på ”Kontoret-listan” kan du inte heller veta att du gör rätt prioritering när du avgör vad du ska göra.

Därför är det viktigt att, förslagsvis en gång i veckan, göra en veckogenomgång av ditt system. Det är då du låser in dig, stänger av telefonen och tänker – en gång för alla. Jag personligen gör min veckogenomgång på fredagseftermiddagar, så att helgen kan vara fri från jobbtankar.

Veckogenomgången syftar till att samla in och uppdatera allt bråte och alla uppgifter du har runtomkring dig. Det är då du putsar upp ditt system helt enkelt. Stegvis går du igenom omvärlden och skapar ordning och reda bland dina uppgifter.

• Lösa papper. Börja med att rensa skrivbordet på lösa papper. Det som ska slängas slängs och det som är kopplat till någon uppgift läggs i inkorgen. (Min far sa alltid ”uppstår minsta tvekan – släng!” och det ekar fortfarande i mig när jag städar skrivbordet.)
• Anteckningar. Gå igenom de anteckningar du producerat under veckan. Fokusera på vilka uppdrag anteckningarna innebär. Var det något särskilt intressant som du vill undersöka mer, tog du på dig en uppgift eller delegerade du något som du behöver följa upp? Allt det går ner som uppgifter i din inkorg. Sedan kan du med gott samvete arkivera anteckningarna. Eller slänga dem.
• Kalendern. Gå igenom veckan som gått och fundera igenom det som hänt på samma sätt som med anteckningarna. Gå igenom veckorna som kommer och fundera igenom om de händelserna behöver några särskilda förberedelser. Här har du din chans att få känslan av att ständigt ligga steget före.
• Huvudet. Blunda och gå igenom varje vrå av ditt huvud. Fånga allt flyktigt som svävar runt där som inte fångats och fått sin plats i verkligheten. Eventuella orosmoment, möjligheter, idéer och drömmar formulerar du och lägger i inkorgen.
• Inkorgen. Nu har du säkerligen en ganska rejäl bunt uppgifter i din inkorg. Bearbeta allt. Starta nya projektlistor om du behöver det. Formulera dina uppgifter så att de blir möjliga att göra och sätt upp dem på rätt kontext-lista.
• Nästa åtgärder. Gå igenom dina nästa åtgärder. Är de fortfarande relevanta? Kan du bocka av något som du gjort? Är det något som du borde delegera? Finns det någon uppgift som stått på listan som behöver omformuleras för att bli attraktiv?
• Väntar på-listan. Finns det något där som du ska sluta vänta på, antingen för att det inte är aktuellt längre eller för att du har fått återkopplingen du behöver och inte behöver vänta längre? Annars kan det vara på sin plats att maila ut en liten påminnelse.
• Någon gång/kanske. Skumma igenom din någon gång/kanske-lista och se om det finns något som ska läggas till, aktiveras eller strykas.