I GTD-skolan har vi nu gått igenom alla steg i arbetsprocessen och alla perspektiv. Det börjar bli dags att sammanfatta, och vilket sätt är lämpligare än i punktlistor?
Den här sammanfattningen av GTD är ingen fullständig översikt som behandlar varje vrå av teoribildningen, det är ju trots allt en sammanfattning. Håll tillgodo!
Arbetsmetod
- Samla in allt som har din uppmärksamhet i en inkorg. Både privat och professionellt, stort och smått, allt som inte är som det borde vara än och som du vill förändra.
- Framgångsfaktorer:
- Få allt ur huvudet, allt!
- Minimera antalet inkorgar
- Töm inkorgarna regelbundet
- Bearbeta
- För varje sak i din inkorg, fråga dig själv
- Vad är det här?
- Krävs det någon åtgärd?
- Om NEJ, gör något av följande
- Släng
- Spara på ”Någon gång/kanske”-lista
- Spara som referens i tillförlitligt arkiveringssystem
- Om JA, konktretisera vad åtgärden är och
- Gör den (om den tar mindre än två minuter)
- Delegera den
- Eller skjut upp den genom att sortera in den i ditt tillförlitliga system
- Om NEJ, gör något av följande
- För varje sak i din inkorg, fråga dig själv
- Organisera
- Gör en lista med alla dina projekt (resultat som tar fler än två uppgifter att förverkliga)
- Skriv upp nästa steg i varje projekt i listor, en för varje kontext (som dator, ärenden, telefon, chefen)
- Skriv upp saker som inte ska göras nu på en ”någon gång/kanske lista”
- Skriv upp datumspecifika uppgifter i din kalender
- Gå igenom
- Gå varje vecka igenom ditt tillförlitliga system (se veckogenomgång nedan)
- Gör!
Veckogenomgång
Hitta nya uppgifter och uppdatera ditt GTD-system genom att gå igenom:
- Lösa papper
- Anteckningar
- Tidigare kalenderanteckningar
- Kommande kalendaranteckningar
- Töm huvudet
- Kolla igenom projekt
- Gå igenom ”Nästa åtgärd”
- Kolla igenom ”Väntar på”-kontext
- Gå igenom relevanta checklistor
- Gå igenom ”Någon gång/kanske”-listor
Sex perspektiv
Genom att ha tänkt igenom och formulerat vad som är viktigt för dig och vad du vill uppnå blir det lättare att prioritera vilka projekt som ska startas och vilka åtgärder som ska vidtas. De sex perspektiven är:
- Åtgärder
- Projekt
- Ansvarsområden
- Mål
- Vision
- Syfte och principer
Den ultimata sammanfattningen av GTD
- Håll allting utanför huvudet
- Konkretisera önskat resultat och nästa åtgärd
- Gå regelbundet igenom och uppdatera ditt system och din omvärld för att hitta och knyta ihop lösa trådar
Den här sammanfattningen är inspirerad av Minezones liknande summering.
Annons:
Emil säger:
John Axel Forsman: Det förvånar dig inte det minsta. Jag sitter ibland på jobbet med excel-listor och känner likadant =) Grattis!
Helena säger:
Nyfiken… Vilka verktyg använder ni på Produktivitetsbloggen själva för att hantera GTD i er vardag?
Daniel Bergman säger:
Jag kör Nirvana, Johannes kör OmniFocus, Andreas kör Toodledo, Michel och Kajsa kör Remember the Milk (RTM) och Erik kör Evernote.
Helena säger:
Tack! :) Ingen tydlig trend eller solklar GTD-vinnare alltså.
Snubblade över appen Get It Done (finns för både Android och iPhone) men hittar ingen pålitlig jämförelse med någon av de andra. Något ni har provat/utvärderat?
Daniel Bergman säger:
Tyvärr har vi inte testat Get It Done. Det som har framkommit när vi har diskuterat med varandra om de verktyg som vi valt att använda är att det till syvende og sist handlat om att hitta hjälpmedel som funkar för en själv. Det är trots allt metoden som är central, inte exakt vilket verktyg som nyttjas.
John Axel Forsman säger:
När jag började mitt nuvarande jobb kände jag att mitt dåvarande system (Omnifocus) var så nedklottrat med dels en del struktur för jobbet jag kom ifrån och dels en massa privata punkter som bara var aktuella i mitt tidigare liv i Luleå men som jag inte hunnit ”omförhandla med mig själv” (raderat).
Så vad gjorde jag? Papper! I några månader var det handskrivna listor i ett block. Allt ifrån nästa åtgärder till projekt till ansvarsområden.
Funkade jättebra. Jag lärde om mig en massa saker om grundprinciperna i GTD på det sättet, saker som Omnifocus gjort på ett lite annorlunda sätt och faktiskt lite besudlat. Pappersvarianten gav en tydlighet och en överblick, om än inte lika tidsbesparande och med lika många finesser.
Emil säger:
David Allen har motsvarande listor i början av making it all happen =)
Jaxell säger:
Jag tycker personligen att den viktigaste punkten i en ultimat sammanfattning, en som inte borde utelämnas, är (med reservation för smartare omformuleringar):
2,5. Placera varje åtgärd i ett påminnelsesystem som du är helt säker på kommer påminna dig om det på den plats och/eller tid då den är relevant, och enbart där/då. Vare sig det är en kalender, en åtgärdslista eller en någon gång/kanske-lista.
Johannes Krunegård säger:
Bra tillägg! Det är ungefär det där jag menar med ”tillförlitligt system”, men du beskrev det mycket tydligare.