Viktigt eller brådskande – vilken uppgift tar du först?

Skylt med vägvalDu måste betala räkningarna senast idag, det är brådskande. Samtidigt skulle du behöva fortsätta med det långa projektet så att det blir klart någon gång, det är viktigt. Vilken uppgift tar du tag i under den kommande timmen?

Detta dilemma har gäckat mig i många sammanhang. Att hela tiden arbeta på småuppgifter som måste lösas från dag till dag tar tid och kraft från de längre projekten som blir lidande. Det är ju så mycket lättare att se det som är akut och måste vara klart till imorgon än att se det stora målet som kan vara flera månader bort. Det enkla svaret är givetvis att oviktiga småaktiviteter bör sållas bort för större och viktigare projekt, men i verkligheten är det väldigt enkelt att fastna i just oviktiga men brådskande småaktiviteter.

Vi har tidigare skrivit om hur att göra-listan skall prioriteras och att dilemmat kan lösas på två sätt: fyrfältare eller PICK-chart. Dessa system har dock aldrig fungerat för mig i min dagliga att göra-lista eftersom det som är ”brådskande” och ”viktigt” ändras från dag till dag. Att uppdatera en fyrfältare varje dag tar för mycket tid och energi för att vara värt mödan. Istället har jag kommit fram till följande:

  1. Bryt ner långa projekt i många småuppgifter.
  2. Tidssätt småuppgifterna och sätt en ordningsföljd, jag använder gantt-scheman för detta.
  3. Då alla småuppgifter nu har en deadline kan dessa matas in i att göra-listan.

Vips så har det långa projektet med viktiga uppgifter förvandlats till en samling småuppgifter med tighta deadlines, när deadline närmar för varje liten uppgift så blir den automatiskt ”brådskande”. Den dagliga överblicken och prioriteringen blir enkel då allting hanteras på samma sätt.

Hur gör du för att hantera denna situation?

Annons:

En tanke om “Viktigt eller brådskande – vilken uppgift tar du först?

  1. Hej!

    Jag använder Anthony Robbins model från the time of your life (TTYL).
    Där ställer han upp följande modell som en piltavla. (För djupare förklaring till varför gå till TTYL eller länk nedan)

    1. Not urgent but important – The zone
    2. Urgent and important – Demand
    3. Urgent and not important – Delusion
    4. Not urgent and not important – Escape

    Sammanfattning: http://www.tonyrobbinsreviews.com/the-time-of-your-life-day-2/

Svara

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Du kan använda följande HTML-taggar:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>