Vi på Produktivitetsbloggen gillar ju lika mycket som andra att ta genvägar och automatisera saker för att kunna få tid till roligare saker. Om du tänker efter, hur många av de ord du skriver skriver du fler än fem gånger per dag? Hur många mail, rubriker, hälsningsfraser och egennamn upprepar du så många gånger att det skulle vara skönt att slippa skriva dem igen, någonsin?

Som tur är kan man automatisera det här. På marknaden finns ett antal programvaror som expanderar text. De håller koll på vad du skriver och när du skriver en förinställd förkortning ersätter det lilla programmet förkortningen med en förinställd text. Så om jag till exempel skriver ”.pb” ersätter programmet det med ”Produktivitetsbloggen”.

Det finns en uppsjö sådana här program på det världsomspännande internetet. Vi har tidigare skrivit kort om Breevy och TextExpander, men program som Phrase Express och aText funkar likadant och är värda att nämna.

Jag tänkte dela med mig av några tips och exempel på så kallade snippets, eller förkortningar som jag använder.

Mitt första tips är att vara konsekvent med hur du konstruerar dina förkortningar. Med några få undantag använder jag mig av en punkt framför förkortningen. Jag har sett andra som använder två kommatecken eller ett #-tecken. Men jag tycker det finns en vits med att göra förkortningen så kort som möjligt och slippa hålla nere shift eller någon annan funktionstangent. Så jag försöker vara konsekvent med punkten även om det kanske dyker upp tillfällen då det inte är så praktiskt.

Sen försöker jag vara så logisk som jag bara kan när jag väljer förkortningar så att de är lätta att komma ihåg. Är det sammansatta ord använder jag mig av begynnelsebokstaven av varje ord.

Vanligt förekommande ord

När jag märker att jag skriver ett ord eller egennamn flera gånger lägger jag direkt in det i TextExpander. Ofta är det ord som bara är långa men särskilt användbart är TextExpander när ordet är svårstavat (som Azerbajdzjan) eller har versaler på speciella ställen (som BYGGmax).

Några exempel:

• .ant blir anteckningar. Vanligt förekommande i rubriker i till exempel Evernote.
• .prm blir pressmeddelande.  
• .utb blir utbildning. 
• .pb blir Produktivitetsbloggen. Med stor bokstav och allt.
• .sm blir sociala medier. Och inte sociala media, social media eller någon annan avart.
• .ovb blir omvärldsbevakning.

Datum

Det här är nästan den mest självklara användningen av en textexpanderare. Aldrig har jag behövt fundera på vilket dagens datum är. Jag skriver bara .idag och så dyker det upp, rätt formaterat och snyggt. Finemang när man ska namnge filer eller skriva mötesanteckningar. De flesta textexpanderare har en liten datummaskin inbyggd så att man kan formatera datumen precis som man vill.

Några exempel:

• .idag blir dagens datum på formen ÅÅÅÅ-MM-DD.
• .lidag blir dagens datum på formen veckodagen den DD månad år. L:et står för ”lång”.
• .jan-.dec blir januari-december. Det kan låta fånigt men man sparar en hel del tid och tankekraft när man bara behöver skriva 13 .jan när man menar 13 januari.
• .mån-sön blir måndag-söndag. På samma sätt som ovan känns det som att man sparar en hel del knussel när man bara behöver skriva ”Då ses vi på .mån den 23 .feb” istället för att skriva ut veckodag och månad.
• .nästavecka blir en lista med nästa veckas datum och veckodagar med start på måndag. Perfekt när jag ska göra nästa veckas veckomatsedel (.vms). Här har jag ett litet script som jobbar åt mig. Jag har hittat grunden hos Brett Terpstra men jag har modifierat det lite och försvenskat det. På samma sätt har jag en förkortning som är .nästnästavecka.

Mailsvar

Många mail är upprepningar av tidigare mail. Antingen gör man som Kajsa har tipsat om, lägger mailmallarna i signaturer eller så lägger man in hela eller delar av mailen i en textexpanderare. I Textexpander har jag mest enstaka formuleringar som jag använder ofta och kan på så sätt använda dem även på Facebook eller andra sociala medier.

Några exempel:

• .tt blir Toppen, tack! 
• .åt blir Tack för ditt mail. Jag återkommer med svar så snart jag får möjlighet.  Bra när man vill svara snabbt men inte hinner svara bra. Den använder jag på tok för sällan.
• .f&f blir Återkom gärna om du har frågor eller funderingar.
• .fika blir en mall med de uppgifter jag behöver ge den kontorsansvariga på jobben när jag ska beställa fika till ett möte. På så sätt får hon alltid alla uppgifter hon behöver.

Att göra-listepunkter

Det här är något av det man skriver mest när man har många bollar i luften. Och helst av allt ska det ju gå fort och formuleras så att punkterna blir lätta att bocka av. Så här använder jag mig av ett trick där markören hamnar mitt i meningen efter att TextExpander har expanderat förkortningen.

Några exempel:

• .ku blir Kolla upp.
• .ri blir Ring om med markören mellan orden så att det är lätt att skriva till exempel Ring brandkåren om branden.
• .ma blir Maila om med markören mellan orden precis som i .ri.
• .pm blir Prata med om med markören för om, precis som ovan.

Rättstavning

Det ter sig inte bättre än att jag verkar vara slö på att lyfta shifttangenten när jag skriver ”Jag” och ”Kolla”. Det är bara två exempel på hur man kan använda en textexpanderare till rättstavning.

Några exempel:

• JAg blir Jag
• KOlla blir Kolla

En spännande bieffekt av att jag flitigt använder TextExpander är att jag börjat använda förkortningarna i mina handskrivna anteckningar också. Och det gör ju ingenting att jag på papper skriver .utb när jag menar utbildning. Det gör ju mig snabbare för hand också.

Använder du en textexpanderare och i så fall, vilka förkortningar är dina favoriter? Dela gärna med dig i kommentarsfältet!