I mitt jobb får jag och mina kollegor ofta återkommande frågor eller saker vi behöver svara på där vi kan ge samma eller liknande svar till många. För att spara tid till annat samt se till att mottagaren får återkoppling så fort som möjligt har vi löst det med hjälp av signaturfunktionen i Outlook.

Svaren gäller vanligtvis en rad olika personalfrågor, t.ex. hur man tidrapporterar, information kring regelverk eller hur man redovisar kvittoutlägg. Det kan också innefatta rekryteringsfrågor eller olika sorters hantering av kunder eller samarbetspartners som behöver återkoppling i väntan på svar.

Lösningen består i att vi utvecklat ett tjugotal mailsignaturer som vi kontinuerligt använder oss av. Dessa går att skapa under Arkiv > E-post > Signaturer. Vi har namngett de olika signaturerna med en bokstav och ett nummer följt av titel, t.ex. ”P1 Info om tidrapportering”, där P står för Personal. I signaturen hittas ett förberett kortare eller längre svar gällande det som efterfrågats.

För att sedan använda signaturerna öppnar du ett nytt mail i Outlook och hämtar aktuellt ”svar” under Signatur i menyfliksområdet Meddelande. För att undvika att några av mailen ska bli opersonliga har vi i vissa fall rödmarkerat text som ska bytas ut för respektive mottagare.

Risken med systemet är att anställda, kunder och samarbetspartners kan känna igen sig i texterna då de många gånger får exakt lika svar när de kontaktar oss och att de då kan upplevas opersonligt. Jag anser dock att fördelarna överväger nackdelarna då de annars kanske hade fått vänta länge på sitt svar. Ibland kan nämligen svaret mer eller mindre bara handla om att ”jag har sett ditt mail, håller på att jobba på frågan och återkommer om några dagar”, vilket enligt den feedback jag fått tas emot positivt av mottagaren. Dessutom spar det som sagt otroligt mycket tid.