Det effektivaste sättet att få en lagom lång att göra-lista är att mota Olle i grind och se till att nya uppgifter från kollegor aldrig ens hamnar på att göra-listan. Det effektivaste sättet är att säga nej.

Jim Carrey i filmen ”Yes man” hade en enkel uppgift: säg ja till allt! Det gjorde att Jims rollfigur hamnade i en hel de intressanta situationer. Jag skulle gärna vilja prova att säga ja till precis allting som kommer till mig någon gång men för min egna mentala hälsas skull säger jag istället nej till väldigt många uppgifter.

Det första hindret är att tillåta sig själv att faktiskt säga nej till inkommande uppgifter. Om du är rädd för att uppfattas som tråkig eller lat så har jag lugnande nyheter: tråkighet bedöms på hur du beter dig på kontoret, lathet bedöms på hur mycket du levererar i ditt arbete. Om du ser till att alltid vara en positiv person och samtidigt leverera mycket arbete till din arbetsgivare har du alla möjligheter att säga nej och fortfarande stå högt i kurs. Att säga nej visar då istället att du har kontroll över vad du klarar av och är samtidigt ärlig mot motparten med vad du hinner med eller inte.

Ibland kanske du bara säga ett direkt nej, att den där uppgiften gör du inte, men oftast så känner du kanske innerst inne att du borde hjälpa till och ta dig an uppgiften. Då gäller det att slinka undan för att inte att göra-listan skall fyllas på med kollegornas uppgifter som du tackat ja till. Slink undan på ett trevligt sätt, här kommer några förslag:

1. Prioriteringstricket
– Kul idé. Däremot har jag väldigt mycket på mitt bord just nu så frågan är i så fall vad jag borde prioritera bort?

Detta fungerar framförallt när det är en överordnad som vill ha mer uppgifter utförda. Den personen får helt enkelt hjälpa dig att lyfta bort någonting annat från att göra-listan.

2. Okunskapstricket
– Intressant, men Kalle är trots allt mycket bättre på det där än vad jag är. Om jag försöker så blir det bara fel. Jag föreslår att du pratar med honom istället.

Denna fungerar perfekt när du får småfrågor om motparten förmodligen hade kunnat lösa själv efter några minuters Googlande.

3. Inte-mitt-område-tricket
– Bra tänkt, men det där är tyvärr inte riktigt mitt område. Kolla med marknadsavdelningen, de kanske kan avsätta tid till det där?

När uppgifter hamnar på ditt bord trots att du är fel person så måste du sätta stopp. Fastna inte i att säga ja till allt, var ärlig med vems uppgift det är.

4. Självhjälpstricket
– Det är är ju bra om du också lär dig att göra det där. Vi kan väl ta en kvart och gå igenom uppgiften så lär jag dig hur man gör?

Du bränner en kvart men besparar dig framtida uppgifter genom att faktiskt lära din kollega hur man gör från grunden.

5. Sentimentaltricket
– Jag måste vara ärlig, jag har verkligen jättemycket att göra och jag kollapsar om jag tar mig an det där också. Har du möjlighet att kolla med någon annan?

Om din kollega har lite medkänsla så är du i hamn.

Fällor att undvika:

6. Uppskjutningsträsket
– Kul, men jag hinner inte just nu. Kan jag kika på det nästa vecka?

Nästa vecka har du förmodligen lika fullt upp som idag, lova inte att göra det alls, inte ens nästa vecka!

7. Jag -saknar-info-försöket
– Bra idé, kan du inte maila lite mer information till mig så kan vi prata om det senare?

Nu tror ju din motpart att du är intresserad och du måste ägna tid till ett uppföljningsmöte. Undvik detta!

8. Halvhjälpsmisären
– Jag har lite fullt upp, men har du Googlat på det där? Gräv lite på nätet och säg till om du sitter fast så ska jag försöka hjälpa dig loss sedan

Detta är en riktig tidsslukare! Du löser uppgiften åt kollegan i små portioner vilket hackar upp din dag och gör att du får ett mindre flyt i ditt andra arbete. Gör uppgiften helt själv eller lär kollegan från grunden istället.

Prova dig fram till vilka tekniker som passar bäst just för dig. Och säg nu inte nej till allt, fortsätt säga ja till de saker du verkligen vill göra.