”Inget är speciellt svårt om du delar upp det i tillräckligt små delar” sa Henry Ford en gång i tiden. Själva uppdelandet och arbetet för att förstå hur du ska angripa ett problem kan tyvärr i sig vara svårt. Som tur är finns det hjälpmedel för detta, exempelvis metoden A3.
A3 är en problemstrukturerings- och -lösningsmetodik ursprungligen skapad av Toyota i deras arbete med Lean, men kan användas även utan bakomliggande lean- och förbättringsarbete.
Namnet A3 kommer från pappersstorleken och den i sin tur sägs härstamma från att det var största möjliga papper som gick enkelt att skicka via fax. Oavsett om detta stämmer eller inte är storleken ganska bra än idag. En A3:a går fortfarande att hantera rent fysiskt och även scanna i normala kontorsskrivare. Om du behöver mer yta än så för att arbeta med ditt problem behöver det dessutom förmodligen delas upp i mindre beståndsdelar.
En mall för A3-arbete kan vi självklart bistå med. Du laddar hem den här.
Hur gör man?
Arbetsgången i en A3:a är enligt nedan. Varje område har sin egen yta på A3-papperet och de olika områdena stödjer och bygger på varandra. Du börjar helt enkelt uppifrån och arbetar dig nedåt i strukturen. Sannolikheten är hög att du måste hoppa tillbaka och bygga vidare på ett område du trodde att du var klar med, men det är både väntat och okej.
1. Bakgrund. Varför är det intressant att lösa problemet? Att besvara den frågan kan hjälpa dig att sälja in förändringen eller lösningen mot andra, att prioritera huruvida problemet faktiskt ska åtgärdas eller inte och hur det ska prioriteras gentemot andra förbättringsmöjligheter.
2. Nuläge. Hur ser läget ut idag? Var är vi nu? Hur manifesterar sig problemet?
3. Mål. Vad är det önskade läget? Vart vill vi? Hur ser det optimala läget ut och hur vet vi om när vi är där?
4. Rotorsaksanalys. Vad är det underliggande problemet som egentligen borde lösas? Använd metoden 5 varför eller liknande för att hitta den egentliga orsaken till problemet.
5. Åtgärder. Vad måste hända för att det underliggande problemet ska lösas? Hur påverkar åtgärderna rotorsaken?
6. Handlingsplan. Hur ska åtgärderna genomföras? Av vem och till när?
7. Uppföljning. Löstes problemet? Kunde vi ha angripit det på något annat sätt? Har vi lärt oss något?
Om man tittar lite noggrannare på arbetsflödet i en A3a är det slående likt exempelvis en akademisk rapport eller vetenskaplig metod. Detta är förmodligen ingen slump. Ett angreppssätt som gett oss i princip all modern vetenskap borde vara dugligt nog att lösa även dina problem, eller?
