Tillämpar du GTD i någon form har du förmodligen någon gång funderat på vad du egentligen ska skriva upp på att-göralistan. Grundprincipen är att allt du har skvalpande i skallen ska in i inboxen, men det är inte allt som ska in i systemet av kontexter och projekt. Om man vill öka chansen för att få något gjort har jag inte bara märkt att punkterna ska var välformulerade, de bör också beskriva uppgifter som tar mellan två och tjugo minuter att göra.

Det som tar under två minuter är för litet för att förtjäna en plats i systemet. Det kommer ta längre tid att skriva ner, sortera, gå igenom, läsa och hämta upp uppgiften än det tar att göra den. Ligger en tvåminutersuppgift i din inkorg när du processar den ska du göra den med en gång och inte sortera in den i ditt system.

Det som tar mer än tjugo minuter är för stort. Tänk dig att ditt system är en chokladask fylld med precis lagom stora praliner som du bara kan mumsa i dig en och en. Skulle det ligga en inte riktigt mogen banan bland pralinerna – en som du måste skala, bita av, tugga och hantera skalet för att äta upp – kommer den bli liggande medan pralinerna slukas.

Det jag försöker säga med den här haltande liknelsen är att jobb görs bäst i små enkla bitar. De punkter som står på din att-göra lista ska kunna göras i en sittning.

Bedömer du att något tar längre än tjugo minuter är det läge att försöka dela upp uppgiften i mindre delar. Delar du upp en en-timmes uppgift i tjugominutersbitar får du ju dessutom känna euforin av att bocka av en punkt på att-göra listan tre gånger så många gånger.

Vilka strategier brukar du ha för att dela upp stora uppgifter i mindre? Berätta gärna i kommentarsfältet.