Vi har tidigare pratat om avvikelser, förbättringsarbete och vikten av att jobba i små och frekventa steg mot att bli bättre. Hur gör man detta på ett smart sätt då?

En metod för avvikelsehantering är att använda en förbättringstavla. Den organiserar och strukturerar arbetet med att behandla avvikelser i syfte att hitta och åtgärda rotorsakerna till dem.

När ett problem uppstår i verksamheten bör fokus ligga på att snabbt undanröja det. Det som kommer till förbättringstavlan är alltså inte saker som måste ändras här och nu för att verksamheten ska fungera, utan sådant man vill förändra i syfte att avvikelserna inte ska uppkomma.

Beståndsdelarna i en enkel förbättringstavla är få:

1. Ett område för alla öppna avvikelser. Denna kan med fördel delas i ett område för nya saker och ett för sådana som inte är nytt men ännu inte tagits itu med.
2. Ett område för de avvikelser som just nu processas.
3. En meritlista där genomförda förbättringar sparas, i syfte att se att saker faktiskt blir bättre.

Ett enkelt exempel från verkligheten:

Cirklarna med ifyllda tårtbitar till vänster hör till de avvikelser som just nu processas. Tårtbitarna symboliserar de fyra stegen i förbättringsverksamhetsverktyget Demingcykeln: PDCA, Plan, Do, Check, Act; planera förbättringen, genomför/testa den, kontrollera så att resultatet blev bra, agera genom att standardisera lösningen.

Avvikelserna som ligger under genomgånget har prioriterats med hjälp av verktyget PICK som vi har skrivit om i ett annat inlägg.

Arbetsgången för att jobba med tavlan är, som det mesta annat inom lean, inte jätteavancerat. Vid regelbundna genomgångar, vi kör en gång i veckan, går gruppen igenom status på avvikelserna som processas. Förhoppningsvis har de flesta gått igenom hela PDCA-cykeln med gott resultat och kan därför flyttas till meritlistan. Därefter gås nya avvikelser igenom och prioriteras med hjälp av PICK och till sist bestämmer gruppen vad som ska göras till nästa vecka och av vem.

Det går givetvis att bygga ut och om tavlan om behov finns. Exempel på sådant kan vara ett område för saker som behöver ligga i check-fasen länge eller områden där till varandra relaterade avvikelser samlas för att betas av som ett större projekt.

En fungerande förbättringstavla, det vill säga en som faktiskt resulterar i att många avvikelser hanteras – oavsett storlek på dem, kan starkt bidra till konceptet kaizen.

Vill du läsa mer om lean? Nästa steg i vår serie hittar du här.

<< Lean: Dragande system, Kanban i toalettskåpetLean: 5S för kläder och tvätt >>