När det är riktigt många punkter på att göra-listan så hamnar jag lätt i en reaktiv situation där jag hela tiden reagerar på inkommande akuta uppgifter istället för att vara proaktiv och göra rätt saker ordentligt. Jag har sedan ett par månader tillbaka lyckats råda bot på detta genom att ruta in min vardag.
Problemet med att ha för mycket att göra är att omvärlden börjar ställa frågor. Hur har det gått med det här? När är du klar med det där? Dessa frågor tar tid och energi och gör att arbetet går ännu långsammare; det blir en ond cirkel. Till slut har jag bara arbetat med de saker som pockar på uppmärksamhet och de personer som skriker högst istället för att göra viktiga saker och ett ordentligt och proaktivt jobb.
En annan effekt när att göra-listan svämmar över är att jag har kommit hem efter en intensiv arbetsdag och känt att ingenting har blivit gjort. Att göra-listan har kanske till och med varit längre på kvällen än när jag lämnade barnen på morgonen. Min lösning för detta dilemma är att ruta in min vardag.
Ruta in din kalender
Börja med att ruta in din kalender i några block, dessa är förslagsvis 1.5 timme långa. Jag har rutat in min kalender på följande sätt:
- Block 1: 09:30 – 11:00
- Block 2: 13:30 – 15:00
- Block 3: 15:30 – 17:00
Detta ger totalt 15 block varje vecka. Följande regler gäller för mina block:
- Det är förbjudet att kolla mail under blocket
- Jag skall endast arbeta med de uppgifter som gäller för blocket
- Inkommande telefonsamtal är tillåtet, men låt det inte mynna ut i något efterarbete. Skriv upp vad som sas under samtalet och avhandla det efter blocket.
På detta sätt får jag tre block varje dag där jag kan fokusera på olika arbetsområden. Jag rutar inte in hela dagen i olika block, det måste alltid finnas tid till att hantera nya akuta inkommande ärenden.
Välj arbetsområden
Nu kommer vi till det roligaste steget: välj arbetsområden. Jag har en hel del viktiga uppgifter som jag borde göra men som jag aldrig får tid över till. Jag arbetar som konsultchef och behöver hantera marknadsföring och kundvård. Dessa två områden är viktiga men får ofta stå tillbaka när akuta uppgifter hamnar på mitt bord. Ett av mina 15 block handlar om kundvård, ett annat om marknadsföring. På detta sätt har jag nu säkerställt minst 1.5 timme marknadsföring och 1.5 timme kundvård varje vecka oavsett om världen rasar utanför. Då detta arbete är fokuserad tid så går det dessutom att få riktigt mycket gjort under dessa 1.5 timmarna.
Mina block varje vecka ser ut såhär:
- Säljaktiviteter (10 block)
- Marknadsföring (1 block)
- Kundvård (1 block)
- Uppföljning av olika projekt (1 block)
- Rekrytering (1 block)
- Fria aktiviteter, gör vad jag vill men fokuserat (1 block)
Mellan dessa block jobbar jag sedan med akuta inkommande saker, det har även visat sig att jag hinner med generell administration mellan blocken så jag har inte behövt använda något block till det.
Effekter av att ruta in min vardag
Fördelen med mitt system är att jag får 4.5 timme fokuserat arbete inom viktiga områden varje dag. Jag har fortfarande 3.5 timme över till att samla in och utföra nya uppgifter som kommer via mail och andra kanaler, och jag kan med gott samvete göra de där brandkårsutryckningarna och lösa de oväntade sakerna som dyker upp varje dag eftersom jag vet att jag även lyckas göra de viktiga uppgifterna.
Men den allra skönaste effekten är att jag kommer hem på kvällen och alltid kan känna att jag fått saker gjorda under dagen. Jag har ju bevisligen jobbat 4.5 timme inom tre områden även om de övriga 3.5 timmarna varit ett kaos av telefonsamtal, möten och reaktivitet.
Har du några erfarenheter av att ruta in din vardag? Använd gärna kommentarsfältet nedan.
Daniel Bergman säger:
Rent hanteringsmässigt har du en andra kalender i Outlook som ligger ”bakom” din normala kalender och visar vad du borde jobba med, visst? Problemet om du bokar in blocken i din ”riktiga” kalender och du delar din upptagen/ledig-status med andra är annars att du alltid ser upptagen ut.
Andreas Piirimets säger:
Precis.
Det är ganska skönt med den där extrakalendern eftersom den enkelt kan döljas så att jag snabbt kan se vilka möten som är inbokade.
Stefan Waborg säger:
Hur gör du för att freda tiden för dina block från möten? Blockerar du t ex tiden i din kalender så att kollegorna ser att du är upptagen?
Andreas Piirimets säger:
Att freda tiden från möten upplever jag som den största utmaningen i denna metod.
Vi har ingen gemensam kalender på vår arbetsplats så jag kan alltid hävda att jag är upptagen och därmed själv styra i vilket block jag bokar in möten, för mig fungerar detta kanske i två tredjedelar av fallen. Dock dyker det varje vecka upp situationer då möten helt enkelt måste läggas i fel block och har kommit fram till två lösningar som jag utnyttjar:
1. Zappa plats på blocken den dagen (eller veckan) så att mötet hamnar i rätt block
2. Ät upp förlusten
Jag har insett att man får lite förluster med alla möten vilket inte gör blockmetoden hundraprocentig, men 80%:s effektivitet är bättre än ett ständigt oordnat kaos.
Kanske finns det någon annan här som har ännu bättre lösningar?
Emil säger:
Blir det inte litet ’svälj största grodan först’-fenomen på köpet?
Andreas Piirimets säger:
Absolut, om du planerar blocken på det sättet. För mig blir det framförallt ”svälj viktiga grodor kontinuerligt”.
David säger:
Intressant!
Hur gör du när uppgiften/uppgifterna för ett block är klara?
Mvh David
Andreas Piirimets säger:
Det har faktiskt bara hänt två gånger hittills på ett par månader. Första gången satte jag mig och filosoferade hur jag kan arbeta bättre/vad som kan göras mer inom det aktuella området. Den andra gången jobbade jag istället på akuta inkommande saker.
Har du testat metoden? Det vore i så fall kul att höra hur detta funkar för dig?