Alla saker i livet är inte enkla, i alla fall inte vid en första anblick. Och det är inte alltid trivialt att ta sig från den första känslan av ”hur i hela friden ska jag angripa det här?” till att ha kontroll över vad som behöver göras härnäst för att lösa vardagskrisen eller det luddiga problemet som din chef precis dumpade i ditt knä.

Men det finns hjälp att ta till i resan från kaos till kontroll, i form av något så sexigt som projektplaneringsmetodik och då mer specifikt den naturliga planeringsmodellen.

Vad är den naturliga planeringsmodellen?

Den naturliga planeringsmodellen, eller Natural Planning Model (NPM) som den heter på engelska, är en metodik för att ta reda på vad du egentligen behöver göra med något, varför du ska göra det och i vilken ordning, för att uppnå ett önskat resultat. Planeringsmodellen har fem steg:

1. Definiera syfte och principer
2. Sätt önskat utfall
3. Spåna
4. Organisera/strukturera
5. Bestäm nästa aktivitet

Vi har gjort en mall för NPM och den hittar du här. Om du hellre lyssnar än läser om modellen så har vi pratat om den i podcastavsnitt #121: Den naturliga planeringsmodellen.

Varför ska du använda NPM?

David Allen tar upp den naturliga planeringsmodellen i sin bok ”Få det gjort” och anser att ovanstående steg är vad vår hjärna vi gör hela tiden i vardagen för att lösa de situationer som uppkommer.

Genom att definiera syfte och principer sätter du spelplanen och när du bestämt dig för önskat utfall har du något att sikta mot. Är ni en grupp människor som ska lösa ett problem är det viktigt att det finns en överenskommelse om dessa saker. Om det inte finns det så kommer ni att lösa lika många olika problem som ni är människor i gruppen.

Alternativet till NPM är ”den onaturliga planeringsmodellen”, där du går rakt på idéspånandet och möjliga lösningar utan att först ha satt dig in i situationen (”Har någon en bra lösning på det här problemet? Upp med den på whiteboarden bara!”). Går du rakt på att spåna idéer finns risken för att du låser fast dig i de första lösningarna du kommer på och de är sällan de bästa.

Så använder du NPM

1. Definiera syfte och principer (och intressenter)

Varför ska jag göra detta? Vad måste jag ha i åtanke när jag tar beslut och utför saker i projektet? Vad ska inte tummas på? Vilka begränsningar finns? Det är frågor du måste börja med att besvara.

Din chef har bett dig att producera en rapport om företagets avfallshantering. Varför ska du göra det? För att du måste? För att uppfylla lagkrav? För att visa för din organisation hur grym du är på att genomföra granskande utredningar? För att chefen ska bli glad och ge dig mer lön?

Svaren på frågorna är syftet bakom att du gör det du ska göra. Hitta gärna syften som är kopplade till din egen vinning, även om huvudsyftet kanske inte alls är till för dig.

Lika viktigt som syftet är begränsningar och principer. När ska avfallsrapporten vara klar? Får du ta andra till hjälp? Finns det regler du måste förhålla dig till? Kan du lägga annat arbete åt sidan och fokusera helt på rapporten? I det här steget sätter du de regler som kommer att vara vägledande i framtida arbete.

Här är det också bra att definiera intressenterna, då de är nyttiga att ha senare i processen. Vilka personer eller grupper har ett intresse av att projektet blir gjort på ett bra sätt? Lista dem.

2. Sätt önskat utfall

Hur skulle vansinnigt rejäl framgång se ut? Hur vet du om du nått dit? Håller dina intressenter med om det önskade utfallet?

Här sätter du ribban för det du ska göra. Det blir förmodligen inte bättre än vad du definierar här, så ta i så du storknar. Din rapport kommer att användas som utbildningsmaterial i hur man gör utredningar och din chef ska gråta av lycka när hen läser den.

3. Spåna

Nu är det dags att spåna kring allt som har med projektet/problemet att göra. Gör det med fördel på separat papper och, om ni är en grupp, en och en före ni tittar på varandras spån. Tankar kommer inte att komma till dig i en fin och prydlig ordning, så skriv inte listor i det här läget utan tillåt dig att hoppa mellan ämnen. Notisblock kan vara ett bra verktyg. Mindmapping också.

Fundera exempelvis på:

• Vad vet jag/vet jag inte?
• Kan jag ta någon annans perspektiv?
• Matchar jag syftet?
• Vad är jag rädd för ska hända?
• Vad kan jag påverka?
• Finns det kvalitetsfrågor att ta ställning till?
• Vilka risker finns det som måste hanteras?
• Vilka resurser finns/finns inte att tillgå?
• Vilka kostnader finns det?
• Har du stöd för att genomföra det du vill göra?
• Behöver du stöd på något sätt?
• Behöver andra informeras? Hur?

4. Organisera

Givet vad som kom fram i spånandet, vilka är komponenterna (underprojekten) som framträder? Hur hänger de ihop? Vad ska prioriteras och i vilken ordning? Var går alla tankar och funderingar in? Nu är det dags för listor eller verktyg som exempelvis Trello för att få struktur på saker och ting.

5. Nästa åtgärder

Nu börjar det bli dags att utföra. Strukturen är på plats, så vad behöver vi göra? Fundera på vad nästa fysiska åtgärd är och vem som äger den. Om det behövs mer planering: vem ansvarar för att den görs?

Förhoppningsvis kan du genom att använda NPM få mer struktur i projekt som vid första anblick är ostrukturerade och luddiga. Har du förslag på förbättringar av mallen eller övriga kommentarer? Återkoppla gärna nedan!