”Det är metodiken som är viktig, inte vilket verktyg du väljer” brukar det heta när man pratar GTD. Och visst är det så. När man implementerat metodiken är det lätt att bli beroende. Men verktyget är inte helt oviktigt. Det har jag märkt på en resa jag gjort från mitt trygga vana verktyg ut i det okända.

Nu hör jag dig undra varför jag gjorde det och hur det gick. Jo, det ska jag berätta. 

Jag har förlitat mig på Omnifocus i kanske fyra år nu. Innan dess var det Things som gällde men jag bytte eftersom företaget bakom appen var så fruktansvärt sega med att implementera synk över molnet. Så Omnifocus har länge varit min extra hjärna; alltid till hands, både i telefonen och på datorn.

Men, och det är här resan börjar, min arbetsgivare är väldigt windowsorienterad. Datorn jag jobbar på är en pc och officepaketet är den evigt förhärskande arbetsmiljön. Problemet är att Omnifocus, min hjärna utanför hjärnan, bara finns till OS X.

Ja, ni fattar, det är upplagt för osmidigheter och problem. För helst av allt skulle jag ju vilja hålla ordning på allt som ska göras, på samma dator som jag ska göra det.  Så jag har en längre tid umgåtts med att byta verktyg. Och nu när jag är föräldraledig tyckte jag det var ett ypperligt tillfälle att testa, då antalet uppgifter och livets komplexitet är lite mindre.

Så jag gav mig ut på appjakt. Mitt främsta krav var att verktyget skulle vara plattformsoberoende, gärna med ett webbinterface. Sen fick det så klart vara så likt Omnifocus som möjligt.

Huvudkandidaterna var Remember The Milk (RTM) (eftersom flera på jobbet redan använder det) och Todoist (eftersom Mike Vardner på the Productivityist bytt till det från just Omnifocus)

Ganska snabbt insåg jag att inget av alternativen höll måttet så jag testade varje verktyg som Appstore har att frambringa (kändes det som i alla fall). Och jag märker att underligt nog falerar de flesta, inklusive RTM och Todoist, på en eller båda av följande punkter.

Projekt, hur svårt ska det vara att fatta?

En grundbult i GTD är projekt. Har du en uppgift som består av fler än ett steg är det ett projekt. Förvånansvärt få verktyg som säger sig vara anpassade för GTD har någon funktion för projekt.

Och nej, så kallade ”subtasks” är inte ett bra sätt att hantera projekt. Det innebär att enstaka uppgifter och projekt blandas i samma nivå, och så kan vi inte ha det.

Och nej, taggar är inte heller ett vettigt sätt att hantera projekt, särskilt inte när man varken kan ha stor bokstav eller mellanrum i taggnamnen (ja, jag tittar på dig RTM).

Utan en dedikerad projektnivå kan jag omöjligt få överblick över vilka projekt som är i gång och säga stopp när det blir för mycket.

Kortkommandon, inte så självklart som det borde vara.

Det kan tyckas vara en självklarhet att moderna programvaror har kortkommandon för de viktigaste funktionerna. Man blir ju så mycket snabbare vid datorn om man slipper flytta handen mellan tangentbord och mus. Trots denna uppenbara självklarhet lyser kortkommandon med sin frånvaro i skrämmande många verktyg. Todoist support menar på allvar att ”drag’n’drop” är det absolut enklaste sättet att sortera saker på datorn. Man baxnar.

Särskilt viktigt är kortkommandona när jag bearbetar min inkorg. I Omnifocus är det bara att skriva projekt och kontext, så är det klart. Inget dra och släppande.

Så hur slutade min resa? På samma ställe som den började. Det var enklare att arbeta runt att Omnifocus inte är plattformsoberoende än att lära mig ett nytt verktyg som ständigt skulle skava. Så nu är jag hemma igen. Med Omnifocus som extra hjärna.

Vilket verktyg använder du och varför? Kanske har jag missat något som löser alla mina problem? Berätta gärna i kommentarsfältet.