Vilse i verktygsdjungeln

noun_38444_cc”Det är metodiken som är viktig, inte vilket verktyg du väljer” brukar det heta när man pratar GTD. Och visst är det så. När man implementerat metodiken är det lätt att bli beroende. Men verktyget är inte helt oviktigt. Det har jag märkt på en resa jag gjort från mitt trygga vana verktyg ut i det okända.

Nu hör jag dig undra varför jag gjorde det och hur det gick. Jo, det ska jag berätta. 

Jag har förlitat mig på Omnifocus i kanske fyra år nu. Innan dess var det Things som gällde men jag bytte eftersom företaget bakom appen var så fruktansvärt sega med att implementera synk över molnet. Så Omnifocus har länge varit min extra hjärna; alltid till hands, både i telefonen och på datorn.

Men, och det är här resan börjar, min arbetsgivare är väldigt windowsorienterad. Datorn jag jobbar på är en pc och officepaketet är den evigt förhärskande arbetsmiljön. Problemet är att Omnifocus, min hjärna utanför hjärnan, bara finns till OS X.

Ja, ni fattar, det är upplagt för osmidigheter och problem. För helst av allt skulle jag ju vilja hålla ordning på allt som ska göras, på samma dator som jag ska göra det.  Så jag har en längre tid umgåtts med att byta verktyg. Och nu när jag är föräldraledig tyckte jag det var ett ypperligt tillfälle att testa, då antalet uppgifter och livets komplexitet är lite mindre.

Så jag gav mig ut på appjakt. Mitt främsta krav var att verktyget skulle vara plattformsoberoende, gärna med ett webbinterface. Sen fick det så klart vara så likt Omnifocus som möjligt.

Huvudkandidaterna var Remember The Milk (RTM) (eftersom flera på jobbet redan använder det) och Todoist (eftersom Mike Vardner på the Productivityist bytt till det från just Omnifocus)

Ganska snabbt insåg jag att inget av alternativen höll måttet så jag testade varje verktyg som Appstore har att frambringa (kändes det som i alla fall). Och jag märker att underligt nog falerar de flesta, inklusive RTM och Todoist, på en eller båda av följande punkter.

Projekt, hur svårt ska det vara att fatta?

En grundbult i GTD är projekt. Har du en uppgift som består av fler än ett steg är det ett projekt. Förvånansvärt få verktyg som säger sig vara anpassade för GTD har någon funktion för projekt.

Och nej, så kallade ”subtasks” är inte ett bra sätt att hantera projekt. Det innebär att enstaka uppgifter och projekt blandas i samma nivå, och så kan vi inte ha det.

Och nej, taggar är inte heller ett vettigt sätt att hantera projekt, särskilt inte när man varken kan ha stor bokstav eller mellanrum i taggnamnen (ja, jag tittar på dig RTM).

Utan en dedikerad projektnivå kan jag omöjligt få överblick över vilka projekt som är i gång och säga stopp när det blir för mycket.

Kortkommandon, inte så självklart som det borde vara.

Det kan tyckas vara en självklarhet att moderna programvaror har kortkommandon för de viktigaste funktionerna. Man blir ju så mycket snabbare vid datorn om man slipper flytta handen mellan tangentbord och mus. Trots denna uppenbara självklarhet lyser kortkommandon med sin frånvaro i skrämmande många verktyg. Todoist support menar på allvar att ”drag’n’drop” är det absolut enklaste sättet att sortera saker på datorn. Man baxnar.

Särskilt viktigt är kortkommandona när jag bearbetar min inkorg. I Omnifocus är det bara att skriva projekt och kontext, så är det klart. Inget dra och släppande.

Så hur slutade min resa? På samma ställe som den började. Det var enklare att arbeta runt att Omnifocus inte är plattformsoberoende än att lära mig ett nytt verktyg som ständigt skulle skava. Så nu är jag hemma igen. Med Omnifocus som extra hjärna.

Vilket verktyg använder du och varför? Kanske har jag missat något som löser alla mina problem? Berätta gärna i kommentarsfältet.

Annons:

12 tankar om “Vilse i verktygsdjungeln

  1. Hej!

    Efter att ha letat runt efter en bra och smidig app för GTD (omnifocus funkar inte eftersom jag måste använda windows en hel del) så har jag prövat de flesta program och märkligt nog har jag funnit att det smidigaste för mig är OneNote. Trodde aldrig att ett microsoftprogram skulle vara det bästa.

    Mvh

  2. Hej Zoskia!
    Evernote är riktigt bra och har många användningsområden. Det finns en gratisversion och en betalversion som kostar knappt 50:-/mån. Det är en prenumeration man kan avsluta när man vill. Det som skiljer är dels hur mycket du kan ladda upp till Evernote och några funktioner, exempelvis har du inte presentationsfunktionen i gratisversionen. Men jag tycker man kommer ganska långt med gratisversion även om jag själv prenumererar. Här har jag skrivit om Evernote:
    http://bloggpennan.se/hur-du-organiserar-evernote-pa-basta-satt/
    eller här: http://bloggpennan.se/evernote-projekthantering-6-mojligheter-du-behover/
    Hälsar Nils

  3. Behöver man premium Evernote för att använda sig av the secret weapon. Är bara LITE snål… dvs jag betar gärna för en produkt som jag tycker är bra men det är surt att lägga tid på att sätta upp ett system OCH lägga ner pengar för att sedan upptäcka att det inte funka tillräckligt bra…

  4. Vi utvecklar listverktyget SaveYourDay och kommer med en stor uppdatering den 11 maj. Verktyget testas just nu av en hängiven testgrupp. Du är också välkommen som testare! Då får du möjlighet att komma med specifika önskemål om hur kortkommandon i kombination med autofyll kan vidareutvecklas framöver. Redan i nuvarande version av SaveYourDay kan användarna använda snabbkommandon för att ange lista, kontext, tagg vid skapande av en ny uppgift, och även start-, slutdatum, och prioritet ”viktigt” när en uppgift mejlas in till verktyget. Läs mer här https://saveyourday.com/guide/snabbkommandon.

    I SaveYourDay kan du namnge taggar med stor/liten bokstav och använda mellanrum som du vill.

    Du kan använda listor för att hantera dina projekt, och använda kontext för att märka upp uppgifter som nästa steg. Då visas de i kontextvyn. Även där kan du styra ordningsföljden. Men kör du helt enligt GTD kanske du väljer bort att styra ordningsföljden. Eller tänker du dig en annan lösning kring projekt kontra uppgifter?

  5. Har du testat att bygga upp Evenote för GTD?
    Använder Evernote både för aktivitetslistor, projekt, projektstöd och arkiv. Kräver planering och förberedelse men är väldigt smidigt att jobba med när systemet är byggt och tillgänglig alltid på alla enheter. Använder sedan kalender (lotus och google) för allt som kräver påminnelse eller tidsbokning.

    • Johannes Krunegård säger:

      Jag använder Evernote uteslutande som referenssystem. Och eftersom jag inte riktigt är bekväm med att blanda referensmaterial och att göra-listor håller jag dem åtskilda.

      Dessutom saknar jag möjligheten att filtrera och ”skära” punkterna på olika sätt. Jag ser till exempel inte möjligheten att snabbt se alla uppgifter som hör till en kontext. Men du kanske har löst det på något smidigt sätt? Berätta gärna!

      (Vi har skrivit om ett sätt att köra GTD i Evernote som heter The secret weapon här -> http://www.produktivitetsbloggen.se/metodtest-the-secret-weapon/ )

      • En kanske något förvirrad visning av mitt upplägg nedan.
        Tanken är enkel: sammanslagningen av etiketter ger mig listor för de olika sammanhangen.

        Anteckningsböcker
        1 IN

        2 Nästa åtgärd

        3 Projekt
        Projekt dokument med minimum önskat utfall och aktivitetslista. I detta dokument länkar jag anteckningslänken från projektstödet eller anger sökväg till mapp på nätverket.

        4 någon gång/ Kanske
        5 Tickle files [ett försök]
        6 Aktivitetsstöd

        7 Projektstöd
        Alla stöddokument i en anteckningsbok med namnet på projektet

        Referensmaterial
        Arkiv [kommer bryta upp det i ett arkiv jobb och ett arkiv privat]
        Avslutade ärenden

        Papperskorg

        Etiketter

        1 Sammanhang
        Agenda med…
        Namn på personer som jag har kontinuerlig kontakt med
        Akter/mappar
        Barnfri
        Bil
        Dator
        e-post
        Förskola
        ”…”
        Var som helst
        Väntar på svar
        Läs

        En anteckning i nästa aktivitet märks upp med en etikett efter sammanhang och i titeln skriver jag t.ex. Installera skrivare – ring IT.
        Sedan kan nummer och annat stå i själva anteckningen eller så finns det ett aktivitetsstöd som är länkat till aktiviteten. T.ex. köp bio biljetter till Maria – SF hemsida, och i aktivitetsstödet finns sedan kanske en fribiljett eller ett medlemsnummer.

        Ett projektdokument har en lista med utförda och kommande aktiviteter i sig och är oftast planerat i kalender, men om det ska in i ett sammanhang sätter jag motsvarande etikett på projektdokumentet och sedan tittar jag i aktivitetslistan för att se den exakta uppgiften.

        Vid bokning i kalender skriver jag in anteckningslänken i beskrivningen av kalenderbokningen så att jag enkelt kan få fram alla uppgifter.

        Jag sätter inte etiketter på referensmaterial för att jag inte vill göra etikett trädet oöverskådligt. Istället skriver jag i anteckningen de sökord jag kan komma på. Så om jag scannar in ett försäkringsbrev och jag sedan ska lägga det till arkivet så skriver jag kanske bilens registreringsnummer, katt, barn, försäkringsbolagets namn eller liknande i sidhuvudet av anteckningen. I och med att det då blir sökbart på ord jag valt så kommer jag hitta det lika enkelt som om jag gav det etiketter.

  6. Hallå! Ja det där verkar vara en djungel, det finns så många appar av det här slaget att man inte ens orkar prova alla. Jag håller med, det är bra att lära sig ett program ordentligt och sedan kör jag på det. Själv har jag fastnat för Nozbe. Lite dyrt men gratisversionen räcker långt och funkar i mobil, dator och platta. Jag har försökt att byta och testa andra men jag har alltid gått tillbaka och en av anledningarna är att det är så lätt att synka med googlekalendern. Jag har skrivit lite om Nozbe på min blogg om någon vill veta mer: http://bloggpennan.se/nozbe-haller-ordning-pa-dina-uppgifter/

    Hälsar Nils

  7. Anders Andersson säger:

    Jag föredrar så minimalistiska system som möjligt. Att sätta deadlines eller startdatum har jag egentligen aldrig förstått för allt som har ett datum ska ju ligga i kalendern och inte i TODO-systemet. Alla gör vi dock våra egna tolkningar av GTD och väljer det som fungerar för oss så om det fungerar för er så kör på.

    Efter att länge ha använt Google Tasks och många av de olika appar som kan användas till det så fastnade jag för Wunderlist även om det är lite för plottrigt för mig som minimalist. Fördelarna väger över.
    Nu har de precis lagt till funktionen foldrar så att man kan gruppera listor i grupper vilket är jättebra när det blir många listor eller om man vill ha en folder för alla projekt.
    Andra fördelar är att det går att dela listor med andra och ”smarta listor” för idag, vecka m.fl. om man ändå vill sätta datum på sina tasks. Fördelen med smarta listor är att de döljs om man inte använder dem vilket inte verkar vara fallet med Todoist, Doit.im med flera där de ligger kvar och stör mitt flow även fast jag inte använder dem.

    • Johannes Krunegård säger:

      Precis! Det som funkar för någon funkar inte för en annan. Så har man hittat något som funkar ska man köra på det.

      Jag använder startdatum för saker som inte är lämpliga att göra i dag men som inte måste göras en viss dag. Då planerar jag in uppgiften till första möjliga lämpliga dag. Det är ett sätt för mig att sprida ut flera uppgifter över en arbetsvecka.

      Jag har testat Wunderlist också men tyckte det inte var tillräckligt kraftfullt för mina behov. Jag kan förstå att det attraherar dig som minimalist. Att de nu också har mappar tycker jag är skitbra. Då kan man till exempel ha en mapp för varje åtagande.

  8. Jag använder DoIt ( http://www.doit.im ) Finns till Android IOS och på webben ( PC och mac för Pro ) Linux verkar saknas
    Även om jag har Pro så använder jag mest web- och androidklienten.
    Det hanterar projekt som jag tycker på ett bra sätt. Du kan även inaktivera projekt som du inte jobbar på för stunden. Den har (iallafall på android) en snygg lösning för inmatning av nya uppgifter där du swipe’ar ner menyn vad den nu heter i Android och klickar på Doit som alltid ligger där och där är redo att skriva.
    Klart värt ett försök om du inte har testat.
    Det som skulle kunna få mig att byta är en riktigt snygg statistik del samt en ”dashboard” där jag får en temp på hur mitt liv ser ut just idag, men har inte hittat nån app som har det.

    Testa gärna Doit och berätta vad du tyckte

    • Johannes Krunegård säger:

      Jag testade Doit också och jag tycker det är en av de bästa tjänsterna just nu. Nu minns jag inte exakt men jag tror att det till slut föll på att flödet att tömma inkorgen inte flöt smärtfritt med kortkommandon. Det var onödigt knepigt att sätta startdatum. Men det är ju en smaksak. Jag tror att min ribba när det gäller friktionsfria arbetsflöden är ohemult hög.

      Todoist har en intressant statistikfunktion de kallar ”Karma” där man utifrån hur många uppgifter man bockat av kan se hur man utvecklar sin personliga produktivitet.

Svara

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Du kan använda följande HTML-taggar:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>