Vi har i tidigare inlägg gett både introduktion till konceptet ”Inbox Zero”, och vi har byggt på med tips på hur du kan processa en redan överfylld inbox genom att ta på dig från-hatten. Jag tänkte fortsätta att förädla ämnet genom att förklara metoden lite djupare som en process bestående av två huvudsteg A och B, för bättre förståelse för hur den kan fungera i praktiken.

En process kan beskrivas som en serie sammanhängande aktiviteter som upprepas flera gånger i tiden. Då metoden ”Inbox Zero” är ett sätt att hantera inkommande e-post så behöver du också upprepa metoden flera gånger i veckan, eller kanske till och med om dagen, för att upprätthålla en tom inbox över tid. Metodens 5 aktiviteter – Radera, Delegera, Svara, Avfärda och Göra – skulle kunna delas in två huvudsteg som genomförs efter varandra, vilket till slut leder till att inboxen töms.

A) Radera eller Delegera

Underskatta inte kraften i att radera det som inte är intressant. Lär dig fort att avgöra vilka e-postmeddelanden i din inbox som direkt ska tas bort, eller arkiveras. Ofta räcker det att bara läsa själva ämnet. Alla e-post behöver inte läsas bara för att de hamnat i din inbox! Som 43folders.com beskriver Radera-steget, ”… när du minskar mängden halm i höstacken, kommer nålarna till slut att visa sig själva”.

För de e-post i inboxen som inte ska raderas, ska du avgöra snabbt om du själv är rätt person för uppgiften eller om det skulle vara mer produktivt om någon annan skulle göra den. Om du kan, delegera, och glöm inte att spara uppgiften i någon form av ”vänta på svar” lista.

Nu har du antingen Raderat, Delegerat eller låtit e-postmeddelandet vara kvar för dig att hantera. Betrakta de tre kvarvarande stegen – Svara/Avfärda/Göra – som att du måste göra något av de tre för de kvarvarande e-posten.

B) Svara, Avfärda eller Göra

Om det inte handlar om någon direkt uppgift utan snarare en kort fråga som tar 1-2 minuter att svara på, ska du svara på en gång. Däremot om det tar längre tid än så bör du se det mer som en uppgift som ska planeras och prioriteras med övriga uppgifter som ska göras. Det kallas i metoden för ”Avfärda”.

”Avfärda” låter kanske för många som något du avfärdar för att aldrig göra, men det är inte vad som menas i detta steg. De uppgifter som är större och tar längre än 1-2 minuter avfärdar du till att göras antingen om tex några minuter, timmar, dagar eller veckor – dvs du stoppar in den i den pågående lista för uppgifter som ska genomföras av dig.

Om e-postmeddelandet är en direkt uppgift, och samtidigt är så liten i omfattning att du kan genomföra den på 1-2 minuter bör du också göra hela uppgiften på en gång!