Trots att tekniken går framåt med stormsteg med löften om både lyx, flärd och produktivitet så spenderar vi mer och mer tid med att hantera våra inkorgar. Förr hade vi brevlådan samt någon hög hemma och i sällsynta fall någon annan på kontoret (om vi ens hade ett kontor) och vi var heller inte lika överösta med information som vi är idag.

Idag består våra inkorgar förutom av traditionella brevlådor och pappershögar även av e-postkonton, röstbrevlådor och sociala nätverk. Gärna flera av varje. Dessa kan skapa en stress såväl som en oreda vilket du kan underlätta genom att fortsätta läsa det här inlägget.

Enligt GTD ska du ha så många inkorgar du behöver, men bara så många som du kan hantera. Här kommer en punktlista på hur du kan minska antalet inkorgar, och därmed också stressen.

1. Ta reda på hur många inkorgar du faktiskt har.Anteckna för att ha koll, gärna i Excel eller liknande program där du kan ha olika kolumner och rubriker.
   • Hur många har du? Glöm inte e-postkonton du sällan använder, mobilsvar, molntjänster eller olika konton i dina sociala nätverk. Vad är de till för?
   • Hur många ställen hemma lägger du saker på? Kom ihåg att om du inte har en definierad inkorg hemma är hela hemmet din inkorg.
   • Hur många ställen på jobbet lägger du saker på?
   • Vad har du för andra insamlingsmetoder? Att-göra-listor eller anteckningsappar i telefonen, anteckningsblock, postits, etc.
     Organisera din lista genom att gruppera och titulera map plats och syfte.
2. Avgör om någon av dina inkorgar är överflödig eller onödig.
   • Kan människor som använder en av dina inkorgar styras om till en annan?
   • Tjänar inkorgen sitt syfte? Om inte, kan den tas bort?
   • Är ansträngningen det tar att kontrollera dessa inkorgar värt tiden? Om inte, kan den tas bort?
3. Slå ihop flera inkorgar om möjligt.
   • Låt tekniken hantera omstyrningen, dvs vidarebefordra ett e-post-konto till ett annat
   • Använd endast en telefon och om du har flera nummer, vidarebefordra till den som du använder
   • Om du inte kan slå ihop, ta små steg för att göra det effektivare. Tex ge instruktioner i ditt röstmeddelande eller i något av dina e-postkonton. ”Jag kontrollerar endast detta på fredagar, använd denna e-post/detta telefonnummer vid akuta ärenden.”
4. Schemalägg inkorgstömning, förslagsvis i din veckoavstämning
   • Fundera på vilken tid på dagen som är effektivast/viktigast att kontrollera varje inkorg. Gruppera dem enligt den tidpunkten.
   • Var är det mest praktiskt att kontrollera respektive inkorg?
   • Skapa ett schema för inkorgshantering, tex att kolla e-post klockan 8:00 och 13:00.

Kanske blir du inte av med alla problem och all stress, men förhoppningsvis har du åtminstone minskat den med dessa tips. Personligen har jag svårt att schemalägga min e-posthantering under arbetstid och möjligen kontrollerar jag den för ofta, men det är en förbättringspotential hos mig. Däremot undviker jag att kontrollera privat e-post och sociala nätverk på jobbet. Om jag ändå gör det så gör jag det då jag är hindrad från att göra så mycket annat, tex. om jag väntar på hissen, är tidig till ett möte eller om jag sitter på toaletten.

Hur gör du?