Vi har nämnt Evernote ett par gånger tidigare, men aldrig riktigt pratat om vad det är och hur vi använder det. Idag ska jag försöka åtgärda ”vad”-delen och även berätta om hur min metodik ser ut.

Evernote är en tjänst för att spara, synkronisera och hantera informationsbitar av text, bild eller ljud. Grundversionen är gratis, men har bland annat låga gränser för hur mycket data du får synkronisera per anteckning samt per månad. Jag klarade mig långt med gratisversionen, men valde att prenumerera på betaltjänsten då jag gillar vad de gör och vill att företaget ska överleva.

Det finns klienter för i princip alla plattformar (Win/OS X/iOS/Android/…). Utöver detta finns det även plugins för webläsare, tredjepartsmjukvara och till och med hårdvara som har Evernote-integration. Det är alltså lätt att både få in och ut data ur Evernote, vilket är en klar fördel mot andra anteckningsverktyg. All data synkroniseras dessutom automagiskt mot Evernotes molnservrar.

Struktur

Evernote har två huvudsakliga metaforer för att underlätta sortering av information: anteckningsböcker och taggar (etiketter). En anteckning bor i en och endast en anteckningsbok, men kan ha flera taggar på sig. Utöver detta kan du, precis som i verkliga livet, göra staplar av anteckningsböckerna för att få bättre struktur på dem.

När jag började använda Evernote la jag ganska mycket tid på att få till en bra struktur; separera anteckningar i relevanta anteckningsböcker, tagga mycket och relevant och så vidare.

Detta innebar mycket administration för väldigt lite vinning insåg jag efter ett tag, så för ungefär ett år sedan kastade jag bort den strukturen och införde en betydligt mycket enklare. Till vänster ser du den struktur jag har idag.

Jag har numera bara en handfull anteckningsböcker, sex stycken för att vara korrekt, varav två tillhör stapeln ”Jobb” och två stapeln ”Privat”. Anteckningsboken ”Artiklar” är delad med andra och är därför blå.

I ”Dött” lägger jag sådant som jag har omarbetat till andra anteckningar eller sådant som jag inte är säker på att jag vill kasta riktigt ännu. Det finns en papperskorg också där borttagna anteckningar bor, men jag ser ”Dött” ungefär som pappersinsamlingslådan (som ibland dubblerar som arkiv) vid mitt fysiska skrivbord.

Taggar använder jag knappt längre. I de allra flesta fallen kan jag kategorisera in saker i någon av mina anteckningsböcker och att därför även tagga kändes onödigt. Vissa anteckningar får automatiskt taggar när de skapas. Exporter från Penultimate taggas exempelvis och i just det fallet låter jag de taggarna ligga kvar. I övrigt taggar jag bara där jag känner att jag verkligen vill kunna hitta informationen blixtsnabbt. Räcker det med normalsnabbt söker jag istället.

Inkommande anteckningar

Anteckningsboken ”Inbox” är central i min hantering av Evernote. Den får ta emot allt som jag inte är säker på var jag ska lägga det och allt som kräver vidare hantering. Här landar snabba anteckningar i mobilen, röstinspelningar och allt annat. Jämförelser kan lätt dras till ”samla in”-steget i GTD.

Inkorgen processar jag till noll regelbundet, minst en gång i veckan, i Inbox Zero-stil. Antingen flyttas anteckningar till relevanta anteckningsböcker, alternativt går de in i befintliga anteckningar eller så slängs de. Har jag bara kastat in en URL ersätter jag ofta den med delen av websidan som var intressant för att behålla en kopia av informationen.

Så hur fungerar allt detta?

Det ovanstående arbetssättet och strukturen gör att jag snabbt kan få in information i ett system jag litar på och att jag inte behöver tillbringa en massa tid på att underhålla systemet. Kvar att jobba på är bättre användning av nyckelord i anteckningarna för att öka sökbarheten, men det måste ju finnas utrymme för både förbättringar och fler Evernote-inlägg på Produktivitetsbloggen.