Senhösten 2011 hade jag problem. Jag jobbade 40-50 timmar i veckan men varken jag eller min chef visste vart tiden försvann och vilka av de områden jag arbetade med som behövde mest tid. Min kalender kunde delvis användas som hjälpmedel i utredandet, men den visar sällan hela bilden. Vi bestämde oss därför att under en period mäta vad jag egentligen sysslade med på dagarna.

Oturligt nog hade inte Johannes ännu berättat om hur han tidsmätte sig själv, så jag var tvungen att hitta på en egen metodik.

Jag stod inför två huvudsakliga problem:

1. Genom att mäta vad jag håller på med riskerar jag att, genom observationseffekt, påverka resultatet. Detta kan vara positivt eller negativt, men är hur som helst en påverkan.
   
2. Hur exakt är det intressant att mäta? Ökar jag upplösningen från timmesnivå till minutnivå hittar jag mer saker, men jag ökar även mängden datapunkter och därigenom även svårigheten att analysera resultaten. Dessutom ökar tiden jag måste lägga på själva mätningen.

Lösningen på båda problemen var ganska enkel: jag valde en nästan överdrivet enkel mätmetod. Min dag delades in i fem delar – två före lunch och tre efter (skevheten beroende både på att vi har morgonavstämningar som vi vet tar tid och på att jag är morgontrött). Varje del kunde därefter läggas på en av ett fåtal olika arbetsområden (fyra till att börja med, fem efter ett tag) eller i en kategori som benämndes ”övrigt”.

Datan sparade jag i pappersform och du ser ett exempel på hur en vecka kunde se ut nedan.

Kategorierna har fått enkla symboler för att gå snabbt att fylla i. Jag fyllde normalt i dem vid lunch och hemgång. Att göra det dagen efter fungerade inte alls – det var för lätt att tappa bort vad jag egentligen hade gjort.

Genom att begränsa mig på det här sättet minskade jag behovet av att fundera på hur jag skulle kategorisera vad jag gjorde. Var det inte uppenbart vilken kategori en uppgift passade inom föll den in i ”övrigt”. Jag trodde även att fem block per dag inte skulle räcka till för att få nog hög noggrannhet i hur min tid fördelades, men det gjorde det faktiskt. Båda problempunkterna ovan var oskadliggjorda.

Jag mätte tid på detta sätt under cirka fyra månader. Enkelheten och visualiseringen identifierade inte bara tidsslukare, den fungerade även bra för att diskutera utjämning. Efter fyra månader upplevde både jag och min chef att vi inte längre behövde denna typ av uppföljning, men vi vet nu båda att det finns ett verktyg att tillämpa om behovet skulle uppstå igen.