Det finns en knapp i ditt e-post program som du ska tänka dig noga för innan du använder. Det är en knapp som har makten att avbryta dina kamraters flyt med oväsentligeheter, slösa bort åtskilliga viktiga minuter och i onödan fylla dina vänners inkorgar.
Knappen heter ”svara alla” och den ska du, för allas välbefinnande använda varsamt. För varje gång du trycker på den landar ett e-postbrev i ett otal andra personers inkorgar.
Visst det finns tillfällen när det finns vits med att svara alla. Om man har något substantiellt att bidra till i en diskussion eller har något på hjärtat som alla måste läsa. Men allt för ofta missbrukas funktionen.
Här är fem svar som inte behöver skickas till alla i e-post-kedjan:
- Jag kommer/Jag kommer inte. Ingen utom den som bjudit in till mötet behöver veta om du kommer eller inte.
- OK. Visst det kan vara bra att vi sa att du läst och förstått e-postbrevet, men alla behöver inte veta det.
- Tack. Det enda som är mer onödigt är om någon skulle svara ”varsågod” till alla som ett svar på ett ”Tack”.
- Ta bort mig från den här e-postlistan. Det är i och för sig ironiskt att be någon sluta irritera en genom att irritera andra, men klokt är det inte.
- Haha/lol/Kul!. Delad glädje är förvisso dubbel glädje men det är svårförmedlat per e-post.
Svar som de ovan är på förhand dömda att hamna i papperskorgen och eftersom det finns en knapp som ständigt glöms bort kommer det ta tid och energi från de som ofrivilligt mottagit e-postbrevet.
Det här inlägget inspirerades av The couch manager. Och tipset gav vi dig egentligen redan i oktober som ett av 10 tips för en effektiv e-post.
