Här kommer ett tips för dig som använder GDT-programvaran Omnifocus.
Länge hade jag problem med hur jag skulle hantera uppgifter i Omnifocus som kräver inblandning från någon annan, där jag måste vänta på att någon annan gör något innan jag kan gå vidare i projektet.
Jag testade att ha mappar som var inaktiva som jag la projekten i, jag testade att sätta ”On hold” som status för hela projektet. Men inget funkade riktigt klockrent.
Men nu tror jag att jag har jag hittat sättet att göra det på. Jag har en kontext som heter ”Väntar på” som jag har ”pausat”, det vill säga jag har satt statusen ”On Hold” på.
När jag har ett projekt som behöver någon annans input som jag väntar på gör jag en uppgift som beskriver vad jag väntar på. Till exempel ”Vänta på att Otto ska virka klart halsduken”. Sen tilldelar jag uppgiften kontexten ”Väntar på”. Då blir uppgiften gråmarkerad och syns inte bland mina aktiva uppgifter.
Är projektet sekvensiellt, det vill säga jag måste göra uppgifterna i en viss ordning, så pausas hela projektet.
När jag sedan gör den genomgång av Omnifocus jag gör varje vecka går jag också igenom det som finns i kontexten ”Väntar på”. Har Otto virkat klart halsduken bockar jag av det och projektets nästa uppgift blir aktiv.
Det här är mitt sätt att hantera uppgifter som kräver någon annans agerande. Hur jobbar du?
David Rinnan säger:
Gör gör precis som Johannes och har alltid kört med det upplägget. Till detta har jag under-context med exempelvis namn. Dvs personer eller företag som jag ofta lägger en uppgift på ligger som.
-Waiting for
–Malin
–Kalle
–Polisen
–osv
I mitt fall har jag typ 5st underkategorier. Alltså bara personer som jag frekvent lägger grejer på. Dessa förändras även över tid. Personer/företag som inte platsar i listan hamnar bara direkt under waiting for huvudkategorin.
Toastmasterkillen säger:
Jag har inte använt det programmet men dock utsätts jag ganska ofta för uppgifter som kan kategoriseras som ”väntar på” någon annan innan jag kan slutföra eller komma vidare.
Det jag tycker är utmaningen är inte att själv egentligen sätta uppgiften i den statusen, utan att få den andre parten att veta att han just nu stoppar mig samt synka oss så att vi har samma prioritet kring att lösa uppgiften. Att vi har en gemensam ”plats” där uppgiften finns där vi båda är aktiva.
Det kräver ett sätt att ha uppgiften för sig själv men samtidigt dela den med någon annan utan att i slutändan hamna i någon komplex situation eller dubbel/trippel-registrering av uppgifter i olika system.
Med det sagt och för att återgå till frågan, så har jag faktiskt inget konkret sätt själv att lägga uppgifter i en ”väntar på” status. Mitt sätt att hantera en uppgift där jag behöver input från någon annan är egentligen att bryta upp uppgiften istället i två uppgifter för mig att lösa. En är att se till att få svar från den andre, och en är att slutföra uppgiften.
John Axel Forsman säger:
Omnifocus, och GTD i allmänhet, tycker jag är bra för att det sätter fokus på personligt ansvar. Problemet med system som fokuserar på samarbete och att synka uppgifter tycker jag är att man låses till att använda olika system för olika grupper och att integriteten i systemet ibland sätts av den svagaste länken. Om inte alla inblandade sköter systemet kan man inte lita på systemet.
En nackdel med GTD och Omnifocus är ju då som sagt det du säger, att folk man jobbar med inte nödvändigtvis prioriterar åtaganden gentemot dig och gentemot sig själva på samma sätt som du gör. Du själv däremot blir (i en perfekt värld) skottsäker. (The better you get, the better you’d better get)
Lyckligtvis innebär GTD inte att man tar ansvar över sådant man bollat över till andra, i alla fall inte ansvaret att faktiskt utföra det. Man blir däremot ansvarig över att följa upp att det faktiskt blir gjort i god tid innan det blir ett stressmoment och man behöver bli arg på den andra personen, och det ansvaret har man förhoppningsvis redan visat att man kan ta om man lyckats implementera GTD.
För att svara på din fråga mer direkt hur man klargör för den andra hur högt du prioriterar det. Jag skulle säga att den överblick och kontroll du får av GTD vägleder dig väldigt bra i funderingarna på när det är dags att klargöra för motparten när det börjar bli bråttom och när du lugnt kan vänta ut… ”hen”. Clarity is key.
Johannes Krunegård säger:
Jag jobbar inte strikt med kontexter utan har vyer utifrån mappar som motsvarar mina åtaganden. (Mer om det i ett senare blogginlägg). Så ett projekt kan ligga i en mapp som syns i en vy, men väntar jag på något och det är i väntar-på-kontexten syns det inte då jag bara ser aktiva upgifter i mina vyer.
Jag har nog inte heller tänkt igenom det jag skriver, men det funkar för mig. :)
Hur jobbar du med ”väntar på”?
John Axel Forsman säger:
Jag har en context som heter ”Väntar på”. Den är synlig, men dyker aldrig upp i mina vyer då jag inte inkluderat den i någon av dessa. Saker som är beroende av den ligger efter den i ett linjärt flöde, så de dyker inte upp. Vid varje veckogenomgång, och även lite då och då under veckan om andan faller på, kollar jag i den så att det inte är något som faller på grund av någon annan.
Om jag känner när jag tittar i listan att någon jag väntar på tar sin lilla tid skickar jag iväg en påminnelse till personen. Är det något viktigt sätter jag alltid (i en perfekt värld) startdatum när jag lägger till den och gör en anteckning när jag skickat en påminnelse.
John Axel Forsman säger:
Varför måste du sätta den på On Hold? Om du strikt arbetar från contexts är det ju ingen som tvingar dig att öppna din ”Väntar på”-context. Om du arbetar med vyer är det ingen som tvingar dig att inkludera ”Väntar på” i din vy. Har inte tänkt igenom det här helt och hållet nu när jag skriver, men i vilken situation skulle dina ”Väntar på”-actions dyka upp framför dig om du inte har den på On Hold.