Sannolikheten är stor att du som produktivitetsintresserad hört talas om lean då det har blivit ett modeord de senaste åren, men sannolikheten är även stor att du inte riktigt vet vad det handlar om. Vi på Produktivitetsbloggen vill gärna åtgärda detta och inleder därför vad som förhoppningsvis blir en artikelserie med en introduktionspost till vad lean är och inte är, samt ett par grundbegrepp.
Även om många av de metoder som bygger på lean-principerna är fokuserade på produktion eller åtminstone arbete går själva tankesättet definitivt att applicera på vardagen också, men denna post skriver jag med arbetshatten på.
Lean är en filosofi om hur verksamhet ska drivas på ett resurseffektivt sätt. Lean är inte en metod som går att applicera och så är man klar och nöjd, utan istället ett sätt att ständigt förhålla sig till vad man gör. Klar blir man aldrig, då det alltid finns en nästa nivå att nå. Målet är att minska slöseri i alla sina former och på så sätt få ökad produktivitet och nöjda kunder, för att givetvis tjäna mer pengar. Göra rätt saker alltså, men framför allt göra saker på rätt sätt.
Nöjda kunder?
Kund i ett lean-perspektiv behöver inte vara företagets slutkund. Minst lika viktiga är alla interna kunder. Tänk efter. Du har säkert fler kunder än vad du tror. Alla som väntar på information av dig, alla du utför jobb åt, alla som påverkas av ditt arbete. Om du själv alltid fick exakt vad du behövde för att utföra dina arbetsuppgifter och dessutom i precis rätt tid, vore inte livet bra mycket enklare? Det är dit du ska sikta.
Slöseri
Slöseri då? Det är allt som kunden inte vill ”betala” för. Citationstecken då du förmodligen inte fakturerar dina interna kunder. Exempel på slöserier är defekta produkter, felaktiga rapporter, onödig lagerbyggnad, väntan på material och så vidare.
Vad krävs av organisationen?
I förändringsarbete brukar man prata om top-down eller bottom-up och avser då start- och slutpunkt i förändringen. Top-down startar i ledningen och slutar på linjen och bottom-up det motsatta. Lean är både och. Ledningen måste vara helt med på att organisationen ska sträva mot lean (och själva jobba på det sättet och stödja de ledare som finns), men en överväldigande majoritet av själva arbetet utförs av organisationen själv. Det är trots allt hos varje enskild medarbetare som expertkunskaperna finns och det är de själva som bäst vet hur arbetet kan förbättras och slöserierna minskas. Det är alltså tyvärr svårt att som enskild person säga ”nu ska jag minsann börja jobba lean!” och tro att det ska fungera bra utan stöd uppifrån.
Organisationen måste intressera sig för detaljer och styra efter metod – inte resultat. Med bra metoder kommer bra resultat och är inte resultatet bra är det metoden (eller företagets värderingar) som ska ifrågasättas. Ledarskapet måste även det förändras och gå från att sätta mål och vara arg när de inte uppfylls till att coacha medarbetarna och vara delaktig i verksamheten och dess förbättringsarbete.
Förbättringsarbetet sker i små och kontrollerade steg, varje dag. Att bli en procent bättre på 100 saker är mer värt än 100 procent förbättring på en sak. Risken finns trots allt att den enda saken visar sig vara fel sak, så att lägga äggen i olika korgar är ingen dum strategi. Det kan kännas fånigt att peta runt och förbättra småsaker, men många små förbättringar som görs hela tiden ackumuleras snabbt och ger efter ett tag makalösa resultat.
Vad är lean inte?
Lean är inte 5S, PDCA, SMED, PICK, 5 varför, Kanban eller någon annan klatschig benämning. De är metoder och arbetssätt som väljs med hjälp av lean-principerna för att uppnå önskade resultat. Vanlig fallgrop är att välja metod utan att förstå problemet som ska lösas, vilket kan motsvaras av att veta att du banne mig ska använda en hammare, men utan att ha koll på om det är en friggebod eller en tårta som du förväntas skapa.
Lean är inte bara för producerande företag. Alla verksamheter som har interna eller externa kunder och någon sorts flöde av inkommande och utgående produkter eller tjänster kan jobba med lean.
Lean handlar inte om att kapa kostnader. Resurser som frigörs genom att jobba smartare måste återanvändas till att bli ännu bättre eller till att expandera verksamheten. Om resultatet av ett förbättringsarbete är att folk får sparken, hur lätt kommer det då bli att få fortsatt intresse för att förbättras?
Lean är inte enkelt. Ledarskap och arbetssätt måste förändras, ofta i grunden, och aktivt arbetas med för att inte återgå till gamla sätt att arbeta – framför allt när (inte om) det blir stressigt eller pressat.
Vill du läsa mer om lean? Nästa steg i vår serie hittar du här.
