I GTD-skolan del 3 skrev vi om insamlandets konst. Ett av tipsen var att ha få inkorgar. Max en på jobbet och en hemma. Och vidarebefordra all e-post till ett e-postkonto.
Hemma hos oss hänger det två inkorgar vid hallbordet. En som är min och en som är min frus. (Prydligt uppmärkta med hushållets dymo såklart.) Där sorteras all inkommande post och de tidskrifter vi prenumererar på.
Förutom att det funkar som inkorg för post funkar det även som avlastningsplats för odefinierat bråte. Om jag städar vardagsrumsbordet och hittar något jag inte vet var min fru vill ha det lägger jag det i hennes fack. Och det jag sprider ut över huset, som inte har sin definierade plats lägger hon i mitt fack.
På vår fredagsmyslista står ”töm inkorgarna” som en punkt vilket garanterar att inget blir liggande där för länge och och blir dåligt. För någon vecka sedan smög jag ner en trisslott i min frus fack som överraskning för henne att upptäcka när hon tömt facket. Förra veckan hittade jag en trisslott i mitt fack.
Korgarna vi använder köpte vi på Granit för några år sedan. De är lagom stora, hållbara och genomskinliga så att man ser när det ligger småsaker i facket.
Jaxell säger:
Jag är lite nyfiken på HUR era inkorgar ser ut. Vad ni tycker fungerar bäst. Själv har jag, efter att ha testat lite olika, skaffat mig en http://www.nkv.se/website1/50.0.1.2/24439/1/image1.jpg hemma, men den är av någon anledning inte speciellt populär och därför ganska svår att få tag på. Testade även http://www.nkv.se/website1/50.0.1.0/8609/1/image1.jpg ett tag, men det visade sig inte funka speciellt bra alls och agerar nu istället uppsamlingsplats för räkningar som ska betalas och räkningar/brev som ska scannas in.
Emil säger:
Hej Jaxell!
Detta är något jag har haft låååånga diskussioner med en god vän till mig. Jag använder variant nummer två som du länkar. I mitt fall inköpt på biltema för 150 kr (plus att man fick några extra grejer). Så här i efterhand hade jag nog plockat upp samma korg på IKEA för 79 kr då jag egentligen inte behöver extra korgarna.
Mitt tips, speciellt för den som laborerar, är att köpa saker billigt. Den första kontorsuppsättningen Du gör lär inte bli den sista. Enligt mig är det då bättre att köpa enkla grejer för att pröva sig fram istället för att gå till Granit eller Muji.eu. Extremt få personer vet vad de vill ha innan de har experimenterat litet. Så mitt råd är att passera biltemas kontors-avdelning. Den är faktiskt extremt bra! Du kan skaffa i princip allt du behöver, tillskillnad från NetOnNet eller Clas Ohlson där du bara kan få med dig det mesta hem.
Biltema länk http://www.biltema.se/sv/Kontor—Teknik/Kontor/
Gällande själva inkorgen så pratar min vän mycket gott om den ”liggande”-inkorgen, dvs den som är vriden 90°. Denna sägs ha fördel i att snabbt kunna överblicka den. I själva verket tror jag att det handlar om smak. När jag tömmer min inkorg så gör jag det från början till slut och då spelar det föga roll hur väl jag kan överblicka den. Själv tror jag inte på inkorgar som bara har en våning. Visst det kan vara svårt att komma på vad man vill ha de andra våningarna till men här är några råd:
* Temporärt/Pågående – Sådant som händer just nu. Ska vi prata GTD så kan det typiskt vara brainstorm skisser för projekt (dvs saker som inte är slutförda men som du inte vill lägga i inkorg). DA själv säger i ett youtube-klipp att om någon avbryter honom när han jobbar så lägger han sakerna i inkorgen för att de inte ska glömmas (bra tips ;))
* Read&Review – Att läsa eller gå igenom. Själv har jag aldrig gillat denna. Men för vissa kan den nog vara bra.
* Plastmappar eller block – För er som inte har plats närmare så kan man ha plastfickor, anteckningsblock, etc. på en hylla
* GTD – Detta är något jag har på jobbet. Jag har valt ut lämpliga sidor från DAs Making it all happen PDF och laminerat. Det är t ex vad review innehåller, flödeskartor eller steg i ett projekt.
Räkningar hade jag tagit tag i direkt eller så hade jag lagt dem i min tickler-file (typ på dag 22 varje månad).
http://www.youtube.com/watch?v=YG0FU_M_YB8&feature=related
Lycka till!
Daniel Bergman säger:
Angående närhet till inkorgen: jag har testat att ha den _för_ nära också och det fungerade inte alls bra för mig. Jag började processa den även när jag inte borde gjort det, bara för att jag såg vad som fanns i den.
Emil säger:
Hej Daniel!
Det låter ungefär som det där ”titta-i-mail-inkorgen”-syndromet. Känner Du igen likheterna?
Fast om Du kört GTD fullt ut så ska det inte vara ett problem. Återigen refererar jag till inbox-zero som målet. Däremot säger DA väldigt ofta att vi alla har olika gränser för vad vi tycker är acceptabelt eller vad vi kan klara av. Han gör t ex en liknelse med hur många använda glas som står framme i hemmet innan Du börjar städa undan dem.
Själv tycker jag att om Du är seriös i Din kontorsproduktivitet så är Din inkorg tömd till 100% MINST en gång om dagen. Det är nog en generell princip som fungerar med de flesta personers innehåll (dvs hur ofta de faktiskt måste tömma sin inkorg för att inget ska missas).
Min tro är att det handlar litet om disciplin, det vill säga när man städar så städar man klart istället för att bara flytta papper fram och tillbaka. Om det inte är så, pröva att tömma inkorgen minst en gång om dagen och att inte sluta för ens den är tom. Titta sedan då och då (varannan timme?) på inkorgen och frågar Dig själv ”behöver den tömmas eller har jag läget under kontroll?”.
Hoppas att det var till någon nytta =)
Emil
Emil säger:
Det är kul att läsa det du skriver Johannes men det finns några saker jag måste kommentera på:
Antalet inkorgar
DA skriver att du ska ha så många inkorgar du behöver men så få som du måste ha för att överleva. Att säga en på jobbet och en hemma är en för grov generallisering.
Jag har t.ex. en mobil inkorg med fem flikar (inkorg, pågående, arkivera, läsa GTD) som jag alltid bär med mig. När jag kommer hem är det lätt att dumpa saker där de ska direkt.
Frekvensen ni tömmer inkorgen
Missförstod jag allt eller sa ni att ni tömmer inkorgen en gång i veckan? Visst om det är tiden ni klarar att gå utan att tömma inkorgen och fortfarande är trygga om att allt är underkontroll =)
Men är det verkligen så? Har du ingen ångest när man går förbi lådan på onsdag och du vet att det finns saker du borde göra? Läs gärna mer om konceptet om inbox zero så förstår du varför jag vill tömma inkorgen så fort jag kan.
http://inboxzero.com/
Avståndet till inkorgen
Tidigare hade jag min inkorg på andra sidan skrivbordet, 3 meter bort, på ett arkivskåp. Det var när jag flyttade min framför mig (45 cm avstånd) som min GTD produktivitet ökade som kraftigast. Jag använde inkorgen, jag tömde den och framförallt lät jag inte saker ligga kvar på skrivbordet som egentligen skulle till inkorgen.
Så ställ en inkorg på ditt skrivbord, dvs tillåt dig två inkorgar. Töm båda inkorgarna oftare och efter det så kommer jag inte ha det minsta att klaga på =) Du kommer säkert märka av att fler saker blir gjorda ;)
Johannes Krunegård säger:
Hej Emil!
Roligt att du läser vår blogg!
Angående antalet fysiska inkorgar har jag märkt att jag behöver en på jobbet och en hemma. Skulle jag ha en som jag bar med mig överallt är nog risken stor att jag också skulle glömma den överallt. I och för sig skulle man kunna kalla min ryggsäck för min mobila inkorg men den tömmer jag antingen hemma eller i jobbets inkorg så snart jag kan. Skillnaden blir väl att du gör en del av organiserandet ”mobilt” medan jag har ett steg till innan saker hamnar på rätt ställe. Typ.
Visst tömmer vi våra inkorgar oftare än en gång i veckan (eller jag gör det i alla fall :) ). Men eftersom det står på fredagsmyslistan garanteras inkorgarna uppmärksamhet åtminstone en gång i veckan.
Avståndet till inkorgen är en intressant aspekt. Jag har tanken att ha uppsamlingsplatser där saker uppstår. Tvättkorgar har jag till exempel i badrummet och sovrummet, där man tar av sig smutsiga kläder. Inte i tvättstugan. Så mina inkorgar har jag där ”bråte” uppstår. I hallen hemma för all post allsköns bråte man bär in i huset och vid dörren på kontoret för att enkelt kunna dumpa anteckningar direkt när jag kommer dit. Men jag ska testa att flytta jobb-korgen till skrivbordet och se vad som händer.
Emil säger:
Tack Johannes =)
Denna mobila inkorg är inte att underskatta ;) Själv skrattade jag åt konceptet i många år. Jag sa till mig själv att om jag tömmer väskan fullständigt varje gång jag kom hem så skulle allt ordna sig. Samtidigt skapar denna mapp någon sorts frizon. Dvs jag behöver endast tömma det som finns i mappen. Detta sparar Dig tid men framförallt energi, i mitt fall så tömmer jag mappen dagligen istället för att rensa väskan en gång i veckan (vilket faktiskt var hur ofta jag gick igenom min väska).
Att jobba ”on-the-go” är inte den viktigaste faktor. Istället tror jag att det är att Du får ordning och reda på Dina grejer. Det gör GTD roligt och Du är genast inne i en positiv spiral. Mitt råd är att gå till Akademibokhandeln. De har dessa mappar för ca 20-25 kr. De har fem flikar och är riktigt tunna (men ändå styva). De finns i rosa (att föredra), blå och gul om jag inte minns fel. Den påminner om en vanlig plastficka, den är verkligen minimalistisk, jag skickar er ett mail med den.
Och beroende på vad som faktiskt hamnar i Din inkorg så räcker det kanske med att den töms 1-2 gånger i veckan? =)
Att ha saker där de uppstår verkar vara återkommande i GTD, kul aspekt Du påminde mig om! Visst gör Du rätt i det. Speciellt om Du även kan bearbeta innehållet på samma plats.
En sista sak. När jag första gången läste artikeln trodde jag att ni hade använt IKEAs billiga skoskåp som lådor. För de som har litet grövre saker i inkorgen kan detta nog vara ett hett tips =) http://www.ikea.com/se/sv/catalog/products/30110832/