Omnifocus är ett av de mest avancerade GTD-programvarorna som finns. En av fördelarna är att man kan ställa in det precis efter sina egna behov. En av nackdelarna är att det går åt en massa tid åt att ställa in det precis efter sina egna behov.
Men det här är inte en recension av omnifocus (det spar vi till en annan gång). Jag tänkte tipsa om ett av de de mest kraftfulla funktionerna som omnifocus har. Nämligen ”perpectives” eller ”vyer” som det mest rättvisande svenska namnet borde vara.
Precis som de flesta GTD-programvaror kan omnifocus sortera uppgifter efter projekt, datum eller kontext. Men ibland behövs det något extra för att få precis den där sorteringen och fokuset man behöver för att kunna prioritera vad man ska göra härnäst. Och helst av allt ska man kunna göra det med ett enkelt musklick.
Det är det behovet vyer tillfredsställer. Vissa saker som har kontexten ”Dator” är jobbrelaterade och andra är privata. Genom att sortera mina projekt i mappar, en för varje ansvarsområde kan jag skilja på jobbrelaterade uppgifter och andra uppgifter.
Tack vare vyer kan jag enkelt får en överblick över vad jag borde göra framför datorn på jobbet, även om jag har privata saker att göra framför datorn. Och i samma vy se allt jag ska göra på jobbet som inte har med datorn att göra. En total bild av allt jobbrelaterat med andra ord.
Du kan enkelt göra egna vyer. Först ställer du in omnifocus som du vill ha din vy, med filtreringar, sorteringar, sökningar och grupperingar. Sedan klickar du ”Perspectives” i menyfältet och ”Save Window As” -> ”New perspective”. Då kommer en dialogruta upp där du kan justera dina inställningar och till och med lägga till en egen ikon. Voilá en ny, helt egen vy!
Vill du göra det riktigt enkelt för dig kan du lägga till en ikon i verktygsfältet som tar dig direkt till din vy. Du högerklickar bara på verktygsfältet och väljer ”Customise toolbar”. Där kan du dra din valda ikon till verktygsfältet.
Om du inte är nöjd med din vy kan du kan när som helst gå tillbaka och finjustera dina inställningar under menyvalet ”perspectives”.
Jag har tre vyer, en som jag kallar ”Jobb”, där jag ser alla aktiva uppgifter som ligger i alla jobbrelaterade mappar. Den andra heter ”Hem” och visar alla aktiva uppgifter som inte har med arbete att göra. Sen har jag en vy som jag inte använder så ofta som jag kallar ”Logg” där jag ser vad jag bockat av de senaste dagarna. En perfekt vy när man vill känna sig lite nöjd med sig själv.
Jaxell säger:
Jag har ett problem i Omnifocus som du kanske känner igen och har en ”lösning” till. Det är löst relaterat till vyer då jag först hoppades att vyer skulle kunna hjälpa mig lösa det.
Jag har använt Omnifocus i några år nu och kan det utan och innan. Problemet är att jag lärde mig Omnifocus innan jag lärde mig GTD, vilket gör att jag till en början inte märkte hur jag nästan förstörde allt som gör GTD så bra genom att överanvända Contexts. Contexts i Omnifocus ska ju motsvara Next Action Lists i GTD-modellen. När jag så lärde upp en bekant i GTD började vi med penna och papper. En stor skillnad då är att uppförandet av Projektlistor och Next Action-listor är två väldigt olika processer, men i Omnifocus görs det automatiskt och samtidigt. Smidigt som det är gör det också att Context-vyerna lätt blir överpopulerade jämfört med när man manuellt måste bygga upp sina listor.
Om du har tips på hur man kan göra sina Context-vyer mer överskådliga och lätthanterliga (vilket är det stora syftet med Next Action-listor) vore det tacksamt. Metoder jag själv överväger är:
*Använda färre Contexts
*Inte tillsätta Contexts på alla åtgärder jag listat utan bara på de som känns mest aktuella, för att på så sätt göra listorna mer manuellt hanterade. Sedan vid Weekly Review sätta Context på de åtgärder som känns aktuella.
*Börja använda linjära projekt även när de är parallella, men det är ju mest dumt.
Om du har en lösning så dela gärna med dig, för när jag inte lyckas hantera mina Contexts händer det lätt att jag ignorerar dem då de känns ”out of control”, och det är ju motsatsen till deras syfte.
Lisa säger:
Tror du kommer gilla programmet. Och jag skulle gilla en recension för att slippa testa allt och bilda mig en åsikt helt själv ;)
Johannes Krunegård säger:
Ja, det kanske det vore. Jag har inte testat personalbrain förut men nu får jag kanske anledning. :)
Lisa säger:
Dags för en test av PersonalBrain snart?
Eller är det en produkt ni inte testat?
Jag har gratis-i-30-dagar-versionen nu på datorn. Verkar lovande men jag tycker egentligen att programmet känns ganska dyrt.
Men å andra sidan är det ju en engångskostnad och inte en prenumerationsavgift som med Evernote och RemembertheMilk.