Sedan ett tag tillbaka har jag mycket medvetet och strukturerat minskat mängden öppna ärenden och projekt jag arbetar med samtidigt. Istället för att ha en lista med 20-30 saker, arbeta lite på varje och ha dåligt samvete över att jag inte får större framgångar någonstans, kan jag nu fokusera på en till två projekt av något större magnitud. Helt lätt har det dock inte varit.
Exakt vad jag ska lägga min tid på bestäms av en planeringstavla (och mig och min chef) i ungefär denna stil:
Inkorg är en bruttolista. Här landar större saker, det vill säga sådant som förmodligen tar mer än en arbetsdag att genomföra. Inkorgen matar Nästa, om det finns luckor i Nästa. Vad som flyttas över bestäms i samråd med min chef. Nästa får innehålla maximalt två projekt och matar i sin tur Under arbete, om det finns hål där. Under arbete kan även den maximalt innehålla två saker.
I Under arbete blir antingen saker klara och går in i en meritlista, alternativt stannar projektet upp eftersom jag behöver återkoppling eller hjälp av annan part. I det senare fallet flyttas projektet ned till Väntar svar och ligger där tills jag får den respons som behövs. När så sker flyttas ärendet till Inkorgen eller Nästa.
Notera att saker aldrig går direkt från Väntar på till Under arbete. Under arbete är heligt. Här ska det bara ligga maximalt två saker, annars kommer mängden ohanterade projekt att öka igen. Av den anledningen måste saker som inte längre ska ligga i Väntar på gå in i normala prioriteringsflödet när de är mogna och inte rakt upp till Under arbete.
Arbetsflödet är baserat på lean och huvudprincipen JIT: de hål som uppstår när saker blir gjorda fungerar som kanbans och drar in nya arbetsuppgifter vid behov. Dessutom finns det hårda gränser för hur mycket stora projekt jag kan ha aktiva simultant vilket både ökar genomströmningshastigheten och minskar svängningarna i hur jag levererar.
Denna struktur kräver två saker. Dels en chef eller dylikt som faktiskt tillsammans med dig kan jobba med dina prioriteringar, dels att du upprätthåller fokuset. Det senare är, till min överraskning, mycket mycket svårare än jag trodde och förmodligen föremål för framtida inlägg här på Produktivitetsbloggen.
