Det är alltid bra att tänka på hur du skriver e-post, men om du mailar till någon som inte vet vem du är och där det inte finns ett uppenbart och direkt intresse för mottagaren att svara kan det vara en idé att fundera en extra gång på hur du formulerar ditt brev.
Vi ger dig två snabba tips och tre kontrollfrågor för bättre strukturerade mail-trevare.
1. Kort och korrekt
Skriv ingen roman. Du har begränsat med tid att fånga din mottagare, så håll dig kort och koncis. Det första brevet du skickar till någon är oftast en förfrågan om något, sällan en diskussion. Håll därför detaljerna borta tills du etablerat kontakt.
Använd med fördel trestegsmetoden och besvara följande tre frågor i ditt mail:
- Vem är du?
- Vad gör du?
- Vad vill du?
Punkt 2 kan ignoreras om den är irrelevant för syftet med brevet eller om det genom punkt 1 är uppenbart varför du mailar.
2. Stycken och rättstavningskontrollen är dina vänner
Det finns sällan något bra skäl att inte introducera lite luft i ditt brev. Våga infoga styckebrytningar – det kommer att göra ditt brev mer lättläst. Styckebryter du dessutom på logiska ställen, där innehållet förändras, påverkas läsbarheten ännu mer till det bättre.
De flesta moderna e-postprogram har stavningskontroll. Använd den. Om just ditt mailprogram inte kan stava, ta en kopia av ditt brev och klistra in i en ordbehandlare. Även gratisversioner av sådana, typ OpenOffice, har verktyg för språkkorrigering.
Sugen på mer mailtips? Läs alla våra andra inlägg om e-post!
