I somras tipsade jag om en sätt att använda GTD ovanpå Evernote, kallad The Secret Weapon. Under hösten har jag provat att använda arbetssättet och detta är en genomgång av hur det fungerar och mina åsikter om det.
The Secret Weapon baseras på en enkel anteckningsboksstruktur och en något mer avancerad taggstruktur, samt ett arbetssätt för att både få in saker i Evernote och processa dem när de väl är där.
Anledningen till att de förespråkar kombinationen av GTD och just Evernote är att det är enkelt att kombinera Evernote med arbetsverktyget nummer ett för många: e-post. Som vi har skrivit om tidigare kan du maila saker till Evernote, så om du får eller delegerar en arbetsuppgift du vill hålla koll på kan du skicka den vidare eller lägga till din Evernote-adress som BCC så dyker anteckningen upp i din inkorg för vidare behandling.
Anteckningsböckerna som behövs är en inkorg, en bok för saker under arbete samt ett arkiv. Inget mer, inget mindre.
Inkorgen fungerar som inkorgen i GTD – en plats där saker landar tills du haft möjlighet att behandla dem. När de väl är behandlade lyfts de till under arbete. I arkivet lägger du referensmaterial som du inte behöver agera på men vill spara.
Taggstrukturen är något mer komplex. Metoden förespråkar fyra huvudtaggar: .What, .When, .Where och .Who. Punkterna före namnen gör att taggarna sorteras högt uppe i tagglistan.
Under .What läggs arbetsområden, under .When en tidsprioritering med hjälp av de undertaggar som syns i bilden till vänster.
.Where använde jag aldrig, men metoden förespråkar en tagg för hemma och en för jobbet så att du kan filtrera ut anteckningarna baserat på var du är. I .Who lägger du namn på kollegor, arbetsgrupper eller annat.
Är du på jobbet och vill se vad du ska göra skapar du alltså med fördel en sparad sökning i Evernote som ger dig de anteckningar som är taggade med Arbete i .Where och 1-Nu i .When.
Börja med att flytta ut dina arbetsuppgifter från e-posten till Evernote. Se exempelvis inlägget om Inbox Zero för detta. De uppgifter som faller inom ”det här ska jag göra senare nångång”-området är de som ska flyttas ut till Evernote.
Varje dag när du är i planeringsfasen i GTD går du helt sonika igenom dina anteckningar i Inkorgen och taggar upp dem. Därefter går du igenom tidstaggarna och lyfter upp lämpliga uppgifter till närmare nutid. Färdiga saker lyfts ut från under arbete-anteckningsboken, antingen till en ”meritlista” eller till papperskorgen.
Mina åsikter
Systemet känns bra, men har tyvärr delvis havererat för mig. Orsaken sitter inte i The Secret Weapon självt eller i att jag inte kör Evernote utan snarare mitt arbetssätt. Vi använder oss av en form av visuell planering på jobbet och att både planera i Evernote och visuellt kändes som ett slöseri. Kraven på mig är att göra den visuella planeringen och därför har Secret Weapon fallit bort.
Jag behåller fortfarande delar av strukturen, främst .Who och .What-taggarna, för att märka upp de anteckingar jag har som är relaterade till mina att göra-uppgifter, men resten använder jag för närvarande inte.
Emil säger:
Hej! Efter 8 år med OmniFocus så har jag testat TSW och det är precis som Daniel säger litet tungrott. Att dela Evernote TSW med sina vanliga anteckningar är nog en fördel långsiktigt men till en början känns det litet rörigt och en del strukturer får man nog ändra.
Enligt mig
+
Du kan forma det hur du vill och slipper begränsningar av programmerare.
Taggar istället för mappar. Det gör mig glad att ’köp skruvmejsel’ kan ligga både under biltema och clas ohlsson t ex.
Prioritering istället för tid/datum. Jag sätter ofta när jag tycker något borde kunna vara klart men det brukar aldrig hålla. Man överskattar ofta sin förmåga kortsiktigt men underskattar sin förmåga långsiktigt.
–
I vanliga GTD-fall skapas ett projekt genom att en mapp läggs till så slänger man in något underliggande. Här skapar du istället en tagg för att sedan ösa in massa papper som var och en bara är en aktivitet och pappret är ’övrig information/anteckningar’. Visst kan man göra på andra sätt men så får man översikten lättast.
Antalet nivåer/hierarkier är begränsade av Evernote. Subprojekt och liknande får man göra genom att dubbeltagga (.w_lönehantering; .w_lönehantering_utbetalning, t ex). Fast litet handlar det om att tänka om.
Sammafattning: Jag gör detta skifte främst pga prioritering- och taggaspekten. Detta samt att jag har Nexustelefon nu som inte fungerar så bra med OmniFocus. Sen handlar mycket med GTD hur du sköter din data, i det här fallet blir det nog en nyttig utmaning :)
Per-Erik Ottossson säger:
Hej, använder du bara Evernote till just detta, alltså inga andra anteckningsböcker. Om det är så vad använder du då för anteckningsprogram.
Daniel Bergman säger:
Under tiden jag testade The Secret Weapon körde jag det parallellt med mina normala anteckningar i Evernote. Både innan och efter mitt test kör jag Evernote som anteckningsprogram (eller mer korrekt ”informationssamlingsplats” – anteckningar är bara en del av det jag stoppar in där).