Jakten på den perfekta mappen

I flera månader har jag varit på jakt efter det perfekta förvaringen för mitt arkiv. På jobbet har jag hängmappar men de har någon konstig etikett som man måste mickla med och dessutom har en tendens att ramla bort. Varför mapparna prompt ska hängas har jag inte heller riktigt förstått.

Det viktiga i ett referenssystem är att man snabbt ska kunna sortera in saker i det och snabbt ska kunna hitta det igen. Då har i alla fall jag inte tid med att pyssla med mappar som ramlat mellan skenorna och etiketter som trilskas och går sönder.

Därför blev jag väldigt glad när jag fick tipset om Classei, ett system med så kallade manila-mappar. Inget häng, bara mappar.

Systemet består av en till synes harmlös plastbox, ett gäng enkla mappar och Quick-tabs (eller ”självhäftande etiketter” för oss som pratar svenska). På mapparnas överkant finns alla (tyska) alfabetets bokstäver och siffrorna 0-9 och 1-31 tryckta.

När behovet av att arkivera uppstår tar man en mapp och en etikett, skriver lämplig rubrik på etiketten. Den självhäftande etiketten som sätter man vid lämplig bokstav på mappen och på så sätt får man lätt att alfabetisera hela konkarongen. Allt verkar väldigt smidigt och snabbt.

Jag tänkte beställa ett startpaket för att testa. Ett sådan paket med en låda, ett gäng mappar och ett antal etiketter kostar 425 kronor. Men med moms och frakt landar slutsumman på dryga 700 spänn, och det var lite för saftigt, i alla fall för min plånbok.

Finns det månne någon där ute som testat Classei och kan dela med sig av sina erfarenheter? Eller som har tips om ett annat system?

Annons:

6 tankar om “Jakten på den perfekta mappen

  1. Hej!

    Ni kan få min erfarenhet här:
    Jag skapade ett kraftigt system från dag 1.
    * 2 stycken stora IKEA ERIK kabinetter (arkiv A-Ö, *
    * 2 stycken IKEA ERIK hurtsar (för saker jag behöver nära + tickler file)
    * Dymo
    * ca 150-200 hängmappar
    * några 100-pack plastfickor från Clas Ohlson av det bättre slaget (jag blandar aldrig plastfickor i mitt arkiv, usch)

    Detta har resulterat i att om jag vill ha mitt pass så ligger den under P i mappen ”pass”. Vill jag ha mitt nations ID så finns den under K i mappen ”kort” där jag även har massa lånekort. Under min hundsnamn har jag en mapp med försäkringspapper, mm.

    Sedan 2-3 år tillbaka har jag bantat det här arkivet. Det fanns för många matrecept jag ändå aldrig skulle laga. Gamla roliga saker som inte var roliga längre. Vad jag idag istället prioriterar är less is more. Jag har köpt en Scansnap efter att ha läst David Sparks paperless (http://scanners.fcpa.fujitsu.com/scansnap11/features_iX500.html) och har scannat allt värt scannats. Detta betyder att jag egentligen inte behöver 2 kabinettskåp + 2 hurtsar. Jag ser faktiskt inget värde i att ha papper liggandes om jag istället kan ha det elektroniskt.

    Så mitt råd till alla er som försöker få ert system att fungera, just pick one, överdimensioner marginellt (eller ha möjlighet att bygga på det allt eftersom), skaffa en labeler och plastfickor och kör. Det är inte så mycket svårare än just do it. Jag har en vän som också vill ha manilla mappar och DAs metallrack(likt ett brevställ) men själv skakar jag bara på huvudet.

    Så för den som har plats
    * Erik arkivskåp 1000 kr
    * Dymo letratag 400 kr
    * Platsfickor 100 pack ca 100 kr
    * Hängmappar (jag köpte ett lager som höll på att gå ut för ca 40 öre/mappen). Skulle någon vara intresserad har jag ca 100-200 över som jag inte har något emot att bli av med.
    Så egentligen är det dymon (rullarna är inte helt gratis heller) och arkivskåpet som är kostnadsdrivaren. Men för den som vill gå vidare med GTD och livet säger jag bara just do it.

    …. Om det inte är så att ni vill investera i scannern och köpa ett mindre arkivskåp, t ex en hurts ;)

  2. Ditte Marie säger:

    Hej

    Är väldig sugen på att dra i gång med GTD, men för mig tar det stop redan vid arkiveringen. Vill SÅ gärna använda Davids system, men det går jo inte att få tag på manila folders. Ville beställa ett gäng från amazon men de ville ha 900,- i frakt och skatt. Lika mycket som hela min beställning kostade och det tyckte jag var för dyrt. När ni nu er så angelägna om GTD och lära ut, skulle det vara skönt om ni kunna ta hem ett ordentligt gäng och sälja till era kursister och andra intresserade. Eller hur löser ni den essentielle biten när ni presentera GTD. Classei systemet är bra, men där är helt enkelt för lite plats. Hoppas ni tycker om mitt förslag skulle vara en fantastisk uppskattet service

    • Daniel Bergman säger:

      Vi har pratat om att göra detta, men än så länge valt att inte gå vidare med idén om egen butik för denna typ av saker.

      Jag tycker inte att du ska låta jakten på ett perfekt arkiveringssystem hindra dig från att börja använda dig av GTD. Börja med något enkelt och se vad dina behov egentligen är. De flesta av oss har rätt små fysiska arkiv och kör mycket digitalt i stället.

  3. Är också på jakt. Vill också undvika sladdriga hängmappar. Vill undvika stora lådor på bordet, har en hemma för hängmappar och den känns både för djup och för mörk för att jag ska våga gräva i den. Närmaste jag kommit ett enkelt ställ för manilla-mappar på skrivbordet är katalogställ. Katalogställ, två mapplådor i hurts och manillamappar är nog enklast och snabbast.

    Men jag har t.o.m. svårt för att hitta manilla-mappar hos svenska stora kontorsleverantörer. Ofta har dom bara samma fula och krångliga lösningar för hängmappar som alla andra. Jag vet inte riktigt vilket problem som hängmappar löser. Den enda fördelen jag ser är om man har en låda som är tokigt överdimensionerad gentemot antalet mappar man har i den.

Svara

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Du kan använda följande HTML-taggar:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>