”Förlåt att jag är lite sen till mötet, men jag är framme om fem minuter”, hör du dig själv säga trots att du vet att språngmarschen tar 7 minuter och hissfärden till kontoret förmodligen tar två. Varför säger du inte att du kommer om 15 minuter så att du kan promenera normalt?

Ovanstående situation handlar troligtvis om att din försening känns lite pinsam och du försöker minimera pinsamheten genom att försköna den tid det är kvar tills du är framme. Samma sak ser jag ofta hända i projektarbeten där mina medarbetare försöker uppskatta när de är klara med olika uppgifter. Jag upptäcker även att jag själv gör likadant, trots att jag aktivt försöker undvika det.

Det finns dock även situationer då du verkligen försöker göra en ärlig uppskattning av den tid det krävs innan du är färdig med en uppgift, men även dessa uppskattningar tenderar att vara för snålt tilltagna. Visst är det mystiskt att det alltid blir så?

Redan 1979 myntades Hofstadters lag som säger följande:

Varje uppgift som du planerar att utföra kommer att ta längre tid än planerat – även när Hofstadters lag beaktas.

Denna lag sammanfattar ett tydligt och återkommande mönster i många sammanhang: vi tidsuppskattar oftare i underkant än i överkant. De gånger det blir klart för tidigt så brukar det handla om 10 minuter samtidigt som en försening snarare handlar om 10 timmar. Varför blir vi aldrig 10 timmar för tidiga med en uppgift?

Släpp in en gas i ett rum och gasen kommer att fyllla ut hela rummet. Ju större yta rummet har, desto mer breder samma gas ut sig. På samma sätt är det med arbetsuppgifter: ju mer tid du har, desto mer tid lägger du på arbetsuppgiften. Det betyder i praktiken att det är bättre att ha lite för lite tid för en uppgift än för mycket, du kommer att få samma uppgift utförd oavsett.

Jag tror inte att vi någonsin kommer att bli bättre på tidsestimeringar, vi kommer alltid att vara en samling glada tidsoptimister på detta jordklot. Låt oss istället sluta breda ut våra arbetsuppgifter på onödigt lång tid och istället arbeta bort dem rappt så att vi kan gå vidare och göra andra saker.

Den uppgift som du arbetade med innan du läste detta inlägg – låtsas nu att du bara har halva tiden kvar innan det måste vara färdigt. Du kommer att fixa det. Klara, färdiga, gå!