Har du nyligen satt tänderna i ett nytt projekt, stort som smått, och vet inte riktigt hur du ska börja? Ett sätt kan vara att utgå från projektets leveranser och att steg för steg bryta ner dem i mindre hanterbara delar.

Metoden kallas i projektsammanhang för WBS, Work Breakdown Structure, eller arbetsnedbrytning och är ett relativt enkelt och logiskt sätt att strukturera ett projekt på. Allt ska i slutändan finnas med, men på en lagom nivå så att det fortfarande är överblickbart.

En god start är att samla projektgruppen och utgå från det som ni vill att projektet ska resultera i, exempelvis en produkt, en tjänst eller liknande. Därefter definierar ni olika delmoment eller arbetspaket – fortfarande i form av leveranser, inte uppgifter. Varje arbetspaket kan i sin tur brytas ner gång på gång tills dess att ni nått en nivå som känns hanterbar och att ni verkligen vet vad som behöver göras.

Så länge paketen fortfarande definieras som leveranser (substantiv, inte verb) minskar risken att nedbrytning sker på för låg nivå. I större projekt kan en tumregel vara att aldrig ha nivåer vars aktiviteter understiger 2 veckor, men det beror förstås på omfattningen av det specifika projektet. En vanlig metod är att projektets olika faser representerar nivå 1 i WBS:en, men detta är inte obligatoriskt.

I nästa steg adderar ni tidsåtgång, resurser och eventuellt även kostnader till respektive arbetspaket. Det kan även vara bra att gemensamt besluta hur detaljerad WBS:en ska vara samt hur ofta den ska följas upp innan ni startar.

Exempel

Om projektet är att bygga ett hus, som i bilden nedan, så kan den första nivåns leveranser vara Grund, Stomme och Interör. Under interiör har nivå två brutits ner i Ytskikt, Golv och Köksinredning. För att ytterligare underlätta har varje paket numrerats så att den logiska ordningen blir tydlig. I exemplet har även resurser och tidsåtgång delvis identifierats.

Undvik att förväxla en WBS med en tidplan, ett GANTT-schema eller liknande. Däremot kan WBS:en med fördel användas som underlag vid skapande av dessa.

Principer

• 100%-regeln
  WBS:en inkluderar 100% av arbetet i projektet: alla leverabler inklusive projektledning. Aktiviteter som inte ingår i projektet ska inte synas.
• Ingen överlappning
  Viktigt att det inte finns några överlapp mellan olika leveranser. Det kan leda till dubbelarbete och förvirring.
• Leveranser > uppgifter
  Definiera varje nivå utifrån en leverans, annars blir det lätt för många uppgifter och försvårar processen.
• Detaljnivå
  Undvik att bryta ner paketen alltför många gånger. Det ska vara meningsfullt och praktiskt att bryta ner ytterligare en nivå. 
  
• Numrering
  Numrera leveranserna för att tydliggöra strukturen.