Det papperslösa samhället har vi väntat på länge nu. Trots att vi inte riktigt är där ännu blir lagras mer och mer digitalt. Pdf:er, word-filer, bilder, filmer och allt annat upptänkligt trängs om plats på ni hårddisk och om din begränsade uppmärksamhet. Här får du några tips som kan hjälpa dig bringa ordning i den flod av filer som fyller din hårddisk. 

Töm skrivbordet

Om du nu ansträngt dig för att hitta den perfekta bakgrundsbilden med sommarstugan, barnen eller det mest inspirerande citatet du kan tänka dig som motiv så ska väl den bilden också få synas, eller hur? Håll datorns skrivbord rent och fritt från filer och mappar. Förutom att det bidrar till en lugn arbetsplats ser det också snyggt ut när du visar skärm med projektor.

En god idé kan vara att göra rensning av datorns skrivbord till en punkt på veckogenomgången.

I allra värsta fall, men det är i värsta fall, kan du samla ihop allt in enda mapp på skrivbordet. Men då ska du också skriva upp en tid i kalendern då du går igenom den mappen. Annars är risken överhängande att det ligger någon tickade bomb i mappen som briserar när du minst anar det.

Använd Dropbox

Om vi inte tipsat om Dropbox förut är det banne mig dags att göra det nu. Det är en fantastisk molntjänst som gör att du kan komma åt dina filer från var var som hellst i världen. Oräkneliga är de gånger jag har räddats av att jag har nästan allt på Dropbox. Från min telefon har jag enkelt kunnat komma åt filer som jag inte trodde jag skulle behöva.

Möjligheten att dela mappar gör det till det perfekta verktyget för arbetsgrupper och styrelser. Alla kan få ta del av samma handlingar utan att man behöver skicka tunga bilagor till mail. ”Det finns på dropboxen” har blivit ett stående uttryck i flera projekt jag varit inblandad i.

Ha dina åtaganden som grundstruktur

Har du gjort en grundlig inventering av dina åtaganden och ansvarsområden är det lättare att skapa en logisk mappstruktur. Grundstrukturen i min Dropbox är utformad efter mina åtaganden. Så jag har en mapp för jobbet, en för huset, en för personligt och en för varje förening som jag har uppdrag i. Med det som grund är det lätt att göra en struktur med projektmappar i varje åtagandemapp.

Blanda inte mappar och filer

Det här tipset fick jag av en kollega redan förra seklet. Det kan tyckas trivialt (och det är det också) men jag upplever att världen blev lite mer strukturerad och snygg när jag slutade blanda mappar och filer i mina mappar. Har du en ensam fil i en mapp fylld av mappar, skapa en ny mapp till den så att den inte känner sig ensam.

Är det sökbart? Ha en arkiv-mapp

I miljöer med goda sökmöjligheter som till exempel mailprogram nöjer jag mig med att ha en enda mapp. Den kallar jag arkiv. Det gör att genomgången av min inkorg går hyfsat snabbt. Är det något jag tror att jag kommer behöva i framtiden drar jag mailet till arkiv annars tar jag bort det.

Jag är lite förvånad över hur sällan jag misslyckats med att hitta det jag behöver med en enkel sökning i arkivet. Ofta har man ju en bra koll på vad det är man letar efter. Den uppenbara nackdelen är att mappen ganska snabbt blir groteskt stor.

Ha en mapp för överspelat

För åtaganden och projekt som jag släppt har jag en mapp i min grundstruktur som heter överspelat. Det är kyrkogården för allt jag gjort. Då och då, oftast regniga dagar i november gräver jag ner mig i en lövhög längs minnenas allé och skummar igenom gamla projekt och ser hur forna glansdagar mattas av tidens tand. Allt som oftast dyker det upp någon ny idé eller fräsch tanke som man kan ta med sig i framtida projekt.

Hur ser din mappstruktur ut? Har du fler tips på hur man kan organisera sina filer? Använd gärna kommentarsfältet!