3 anledningar att tömma skickat-mappen

noun_31285Inbox zero är en av våra favoritmetoder. Kortfattat innebär den att du ser till att ha en tom inkorg i ditt e-postprogram så ofta som möjligt. Samma metod kan, ja till och med borde, du använda i mappen med mailen du skickat. Det låter ju helskumt, hör jag dig tänka högt. Och jag tänkte samma sak när jag hörde min kollega Hanna beskriva vanan. Och visst, det låter helskumt, men är toksmart. Låt mig utveckla varför. 

Du får allt på samma ställe

Visserligen finns det sätt att enkelt knyta ihop e-postkonversationer i de flesta e-postklienter. Men om du lägger alla mail som du till exempel skickar till en och samma kund i samma mapp vet du att du bara behöver leta efter mailen där, oavsett om det är du som skickat mailet eller fått det.

Du kommer komma på saker du glömt

När du går processar det du skickat och inte bara de mail du får till dig kommer du täppa till ytterligare ett hål där potentiella att göra-listepunkter skulle kunna smita ut. Framförallt kommer ”väntar på”-listan att växa vilket borgar för färre tappade bollar.

Du sammanfattar dagen

Om du varje dag processar din skickat-mapp får du en känsla av vad du åstadkommit under dagen, vad du jobbat med och vilka du kommunicerat med. Med lite tur kan du gå hem med en känsla av att du faktiskt åstadkommit saker och fört projekt framåt.

Hur gör du för att hålla ordning i mailen? Dela gärna med dig i kommentarsfältet!

Annons:

2 tankar om “3 anledningar att tömma skickat-mappen

  1. Hej!

    Tror jag har en lösning på problemet sedan något år.
    I outlook (används via jobbet) har jag ett macro (rule) som BCC:ar mig själv. Sen har jag en BCC-regel som gör att dessa mail läggs i mappen ‘Väntar svar’. Väntar svar blir alltså en kopia på min skickat-mapp. Dock har jag fördelen här att jag kan radera utan att det gör något.

    Om ett mail inte är viktigt för mig att följa upp slänger jag det. Innebär ett mail jag har skickat en aktivitet så sätter jag en aktivitetsflagga på mailet och låter det ligga kvar.

    Under review (och i början på varje dag) kan jag snabbt gå igenom alla mail jag har skrivit som betyder något för mig. Är det något som dröjer med svar kan jag enkelt skicka en påminnelse.

    // Emil

  2. Lustigt, så sent som igår fick jag spendera en hel del tid på förmiddagen att reda ut en fadäs när jag upptäckte att jag råkat tömma skickat-mappen några dagar tidigare. Förvisso till papperskorgen, vilket du inte verkar syfta på här, men lustigt att ramla på den rubriken i alla fall.

    Förstår dock inte syftet. Skickat-korgen är väl egentligen samma sak som en snabbsökning på ”from:johnaxel” typ. Alla mail där har en sak gemensamt, att de skickats av mig. Jag kan väl göra skillnad på alla mail jag skickat i alla fall utan att tömma den korgen. Inkorgen däremot är ju till sin natur gjord för att tömmas då den bara borde innehålla obehandlade mail.

    Eller är det skillnad på vad man använder för mail-tjänst kanske? Jag är väldigt inkörd i Gmails etikett-tänk, så när någon föreslår att tömma skickat-korgen översätter jag det till att ta bort skickat-statusen från alla mail man skickat (vilket jag inte tror går). För att uppnå samma process-tänk kring efterbehandlingen av skickade mail skulle jag isåfall skapa en regel som sätter en ”utkorg”-etikett på allting som jag skickar, och sedan går jag in och tar bort den etiketten från alla mail varje dag, och på så sätt tömmer min utkorg. Skulle uppnå samma sak, men när jag skriver det känns det som att jag mest skapar merarbete.

Svara

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Du kan använda följande HTML-taggar:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>