Så gör jag min veckogenomgång

Veckogenomgången gör att jag får saker gjorda, trots att jag inte får något gjort just då. Den gör mig trygg i att mitt att göra-system är i fas med verkligheten. Den kompenserar min misshandel av systemet under veckan, och är ett sätt att kliva ut från det dagliga för att få riktning på det jag gör. En form av meta-arbete helt enkelt.

Men hur ser en veckogenomgång ut i praktiken? Nedan beskriver jag hur min veckogenomgång ser ut just nu och delar med mig av min agenda.

Min agenda

Min agenda består av fyra block:

  1. Förberedelser
  2. Samla in och rensa upp
  3. Organisera och bearbeta
  4. Städa och stänga.

Har jag dåligt om tid så fokuserar jag mest på steget Organisera och bearbeta och skippar framför allt delar av Samla in-steget. Mellan block två och tre tar jag en kort paus för att behålla fokus.

Ungefärlig tidsåtgång för helheten beror på inflödet av nya saker och vilket skick mitt system är i, men 45-90 minuter brukar de flesta genomgångar landa inom. Blir de längre än så har jag svårt att hålla kvalitet och är även en signal om att något annat inte är bra; typ att jag inte kan prioritera löpande tömning av inkorgar under veckan.

Agendan har jag i samma verktyg som jag kör mitt att göra-system i, Dynalist, vilket gör att jag lätt kan hoppa fram och tillbaka mellan agendan och systemet. Det gör också att jag enkelt löpande kan förändra agendan utifrån vad mina behov är just nu.

1. Förberedelser

Syftet med förberedelseblocket är att ge mig själv bra förutsättningar att genomföra veckogenomgången. Här sätter jag arbetsmiljön och förutsättningarna för att möjliggöra en trevlig stund tillsammans med mitt system och min hjärna.

Veckogenomgången är ett verktyg för att få helhetskoll, men jag upplever det som otroligt lätt att i stället fastna i någon enstaka rolig eller intressant uppgift och utföra den, snarare än att fullfölja genomgången. Därför har jag lagt påminnelser i både förberedelsestadiet och senare i veckogenomgången om att stanna på banan.

2. Samla in och rensa upp: förbered för stordåd

Syftet med detta block är att gör ett svep av alla mina viktiga inkorgar för att säkerställa att jag har samlat in allt jag borde. I den perfekta världen har jag färdigbehandlade och tomma inkorgar överallt när jag går in i veckogenomgången. Det händer aldrig och därför finns det här steget.

Här går jag igenom alla mina viktiga inkorgar och flyttar ut saker som ska göras till mitt att göra-system.

Jag tittar även sådana inkorgar där jag upplevt någon form av läckage i stilen ”aj då, det här borde jag haft koll på”. Exempel på sådant kan vara system som inte skickar notiser till någon av mina etablerade inkorgar; typ ett lönesystem som förväntar sig att man går in och godkänner semestrar.

I slutet av detta block, precis innan jag eventuellt tar en paus, går jag igenom listan över saker och personer jag väntar på. Det är inte ovanligt att jag faktiskt fått svar på ett mejl under veckan, men missat att bocka av det i mitt system.

3. Organisera och bearbeta: sätt planen

I detta block bestämmer jag vad jag ska fokusera på kommande tid, och bryter isär större saker i mindre åtgärder som jag kan agera på.

Jag går igenom vad som finns i min inkorg i att göra-systemet, flyttar ut referensmaterial till de platser där jag sparar sånt, samt omformulerar och lägger in projekt och åtgärder på lämplig plats i mina att göra-listor.

Här går jag igenom allt som är aktivt också, och kontrollerar exempelvis:

  • Finns det projekt som saknar nästa åtgärd?
  • Finns det saker som legat länge och därför börjat bli surdegar?
  • Finns det projekt som borde parkeras?

Avslutningsvis kollar jag på min nångång/kanske-lista för att se om det finns saker i den som det blivit läge att attackera.

4. Städa och stänga: underlätta för mig själv

Avslutningsvis städar jag upp efter mig själv, rent fysiskt. Här kan jag också smyga in någon form av belöning om jag tycker att jag är värd det.

Ladda hem och läs/lyssna mer

Om du vill läsa eller lyssna på mer om veckogenomgångar och GTD kan jag rekommendera:

Gör du veckogenomgång på något annat sätt? Dela gärna med dig i kommentarsfältet!

Annons:

5 tankar om “Så gör jag min veckogenomgång

  1. När jag skapar en checklista så får ”barnen” under checkboxes på sig också.
    Men ser att du lyckats få dom till punkter endast ibland.
    Suttit och testat allt känns det som, men jag lyckas inte. Fattar du vad jag menar? :O

Svara

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Du kan använda följande HTML-taggar:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>