Får du fler än ett par e-brev per dag? Använder du Gmail och som jag inte världsbäst på att rensa bort fort eller gärna sparar vissa konversationer? Då kan det ibland nog vara svårt att hitta specifika brev. För att underlätta erbjuder Gmail etiketter.

Läs vidare för att få en snabbguide till etiketter samt några smarta tips för att bli lite effektivare på att hantera e-post. 

Bästa lösningen på problemet vore kanske att fokusera på att utveckla en produktiv och effektiv process för att bara spara det jag verkligen behöver på ett sätt som dessutom gör specifika brev enkelt tillgängliga när de behövs. Men låt oss ta ett steg i taget och för tillfället underlätta vardagen tills dess att vi är där.

Vad är etiketter?

Etiketter är Gmails motsvarighet till en mapp, men med den stora skillnaden att du kan tilldela mer än en etikett till en konversation (ett e-brev med eventuella svar). Istället för att lägga brevet i en enskild mapp kan du märka det med ”Jobb”, ”Resekvitto”, ”Följ upp” och ”Hemligstämplat”, till exempel…

På så sätt har du flera vägar för att hitta ett specifikt brev. Det kan dock fort bli rörigt med för många vägar till det brev du söker. Viss återhållsamhet och eftertanke kan vara på plats.

Google varnar för att om du har fler än 500 etiketter så kan Gmail fungera långsammare än normalt. Tipset är då att ta bort några, något som inte medför att själva konversationerna tas bort, utan bara etiketterna.

Hur du tilldelar en, eller flera, etiketter

Genom att antingen öppna eller markera en konversation och trycka på denna ikon  så kan du välja bland tillgängliga etiketter, alternativt skapa en ny.

Placera en etikett under en annan

För att hjälpa till och hålla viss ordning kan du placera etiketter under en annan och på så sätt skapa underetiketter. Möjligheten ges i samband med skapandet av en etikett.

Struktur på etiketter

Jag gillar att skilja på privata och jobbrelaterade e-brev. Därför har jag två huvudetiketter som grovt sorterar mina brev i ”Privat” och ”Jobb”.

Därunder har jag sedan etiketter för specifika projekt, som ”Taiwan” för Tawian-resan vi genomförde, eller ”Pb” för e-brev rörande Produktivitetsbloggen.

Vidare gillar jag att snabbt kunna utläsa vad för status ett e-brev har. Därför har jag skapat en etikett som heter ”Status” med underetiketterna:

• Status
  • FU (Följs upp, handling behöver definieras)
  • NA (Next action, kräver handling från min sida)
  • VP (Väntar på, någon form av återkoppling)
  • Referens (e-brev som lagras och som inte kräver någon form av handling)
  • Klart (Handlingar genomförda och ärendet avslutat)

Mobilitet med etiketter

Ytterligare en bra funktionalitet med etiketter är att de i andra klienter, mobiltelefoner och dylikt syns som mappar om de inte har ett gränssnitt för etiketter. Funktionaliteten går alltså inte förlorad utan finns tillgänglig var helst du är och läser dina e-brev.

Hur hanterar du etiketter i Gmail? Har du smarta tips att dela med dig av? Tveka inte att lämna kommentarer nedan!