I ett tidigare inlägg, nämnde jag i en kommentar att jag i Outlook har en fördröjning på mina utgående mail.

Fördröjningen agerar som en försäkring och jag kan under 1 minut gå tillbaka och göra ändringar i mitt utgående brev.

Efter förfrågan följer här en kort beskrivning hur det kan göras med ”regler” i Outlook 2007 (bör gå att göra på motsvarande sätt i tidigare och äldre versioner också).

Förutom enklare situationer där jag lyckats glömma en bilaga eller adressat så har jag upplevt i alla fall två tillfällen då jag verkligen fått värde för försäkringen.

Ena gången hade jag lagt ner en del energi och tid på ett viktigt brev som innehöll en del känsligt material. Det sista jag skulle göra efter att ha korrekturläst brevet var att lägga till adressat och skicka brevet. Skriver in adressen och trycker Ctrl+Enter, lite för fort. Outlook hade föreslagit en annan adress än vad jag ämnat och brevet var på väg till fel mottagare! Inga problem, bara att öppna brevet som ligger kvar i utkorgen och korrigera.

Nackdelen med regeln är att dina mail fördröjs 1 minut, vilket bland annat kan göra det svårt att säga: ”Skickat! Du borde ha fått det” till din kollega på andra sidan kontoret eller telefonen. Fördelen är att du får en extra chans att korrigera potentiella misstag.

Vi använder oss av regler i Outlook 2007 och nedan finns en enkel guide för ”försäkringen” ovan kan sättas upp. Det ser annorlunda ut i Outlook 2010 men jag tror att ni kan komma ganska långt med guiden nedan och denna länk.