I min kalender ligger förutom olika möten en stor del av min kontroll och således en del av min vardagstrygghet. Jag kan med en snabbt ögonkast få överblick över dagen eller veckan, planera min dag och på så sätt avlasta hjärnan till att tänka på viktigare saker. Men är kalendern rörig och ostrukturerad riskerar den att stjälpa mer än den hjälper, därför tänker jag dela med mig av några kalendertips.
Jag har en jobbkalender (Outlook) och en privat (Google), som jag synkar i telefonen så jag får hela överblicken. Jag väljer att inte synka dem fullt ut hela tiden, för när jag ska jobba vill jag inte störas av privata saker och tvärtom. Men är det en privat bokning som påverkar min arbetsdag, t.ex. ett tandläkarbesök eller hämtning på förskolan, då gör jag dubbletter.
Färgmarkera kategorier
I Outlook har jag kategoriserat de viktigaste områdena i mitt jobb, så att jag snabbt kan få koll på vad som upptar min tid. Är min kalender t.ex. väldigt grön vet jag att denna vecka är det högt kundfokus, medan om den är gul eller blå ligger tonvikten på rekrytering eller personal. Jag har bara färgkategorier för de vanligaste områdena, då vet jag också att om ett möte inte har en färg tillhör det inte min huvudsakliga verksamhet och är lättare att prioritera ned. Det går även att skapa kortkommandon för färgsättningen, vilket gör att det inte tar så mycket tid när jag bokar möten.
I Gmail som jag använder privat jobbar jag istället med flera kalendrar i samma vy. Då kan jag färgsätta de olika kalendrarna, men se dem i samma vy. Egentligen samma sak som ovan – för att skapa tydlighet och överblick. Jag vet till exempel när en aktivitet gäller mig personligen eller om det är hela familjen som ska iväg.
Dela kalender
I mitt jobb har jag fullt delad kalender med min ledningsgrupp, vår rekryterare och delvis med personal. Detta innebär att mina kollegor lätt kan se var jag befinner mig, täcka upp för mig om jag får förhinder och till och med boka möten åt mig i mitt namn om det skulle behövas. Jag och de kan smidigare boka in avstämningar med varandra eftersom vi vet när den andre borde vara i närheten. Har jag något i kalendern som jag vill vara mer hemlig med kan jag bara markera den som privat.
Privat så har jag delad kalender med min man. En som vi har gemensamt plus att jag kan se hans privata, men inte ändra i den. Jag har även en delad kalender med kollegorna på Produktivitetsbloggen. Dessa visualiseras genom olika färger, enligt ovan.
Nyttja extrakalender
Utöver att jag som jag beskrivit ovan har en kalender i jobbet och ”en” privat så nyttjar jag också en en funktion i Outlook som gör att jag kan skapa en extra kalender bakom/bredvid min ordinarie. I denna kan jag t.ex. lägga in block för att strukturera dagarna, utan att jag ska se uppbokad ut. Läs mer om att ruta in vardagen här.
Andra trix
- Ställ upp laptopen bredvid skrivbordsskärmen för att skapa en extra skärm. På den har jag alltid kalendern uppe.
- Försök att alltid använda så tydliga benämningar på möten som möjligt, så att du inte ska behöva fundera varje gång du ser bokningen. Använd tydliga och återkommande benämningar, tex ”Lunch Johannes/Kajsa”, för alla lunchmöten (om du heter Kajsa och ska luncha med Johannes), eller ”Utvecklingssamtal Daniel/Kajsa” om det är ett annat möte. Hade jag istället skrivit ”Lunch med Johannes” i min kalender och sen bjudit in honom, så ser det ganska konstigt ut för honom.
- Filtrera bort lördag och söndag i jobbkalendern, det är bara distraherande
- Sätt huvudsaklig arbetstid, så skuggas resten. Detta skapar överblick över hur mycket luckor du har under dagen.
- Skaffa en bra kalenderapp som synkar dina olika kalendrar, jag använder Week Cal.
- Undvik dubbelbokningar. Du kan bara vara på ett ställe åt gången så det är lika bra att ta ett beslut direkt om vilket du tänker prioritera, annars behöver du ta det beslutet flera gånger.
Har du några tips som gör kalenderhanteringen och vardagen effektivare? Dela med dig i kommentarsfältet.
