På mitt jobb läser vi varandras mail. Inte så här illvilligt över axeln eller genom att sinistert hacka oss in i mailservern och snoka runt. Nej, vi ber andra läsa de mail vi ska skicka, innan vi skickar dem. Och handlar inte bara om viktiga mail utan i stort sett alla mail som skickas utanför företaget.

”Det låter ju helknäppt” hör jag dig invända. Och visst, det tyckte jag också när jag började. Men ganska snart upptäcker man fördelarna med den här typen av kvalitetssäkring. Låt mig peka på tre av dem.

1. Det blir bättre mail.

Det här är den självklara. Eftersom det alltid (minst) två personer kollat mailet är det troligtvis inte bara rättstavat och förståeligt, det är förmodligen tonsäkert, tydligt och trevligt också. Ofta kan det vara så enkelt som min kollega påpekar att det vore fint med ett ”trevlig helg” eftersom det är fredag.

2. Det genererar nya idéer.

När en kollega ser vad jag skriver till en kund eller uppdragsgivare händer det ofta att det lockar fram nya bra idéer om det samarbetet. Vad vi också borde skicka ett mail om, eller vad vi borde kontakta någon helt annan om.

3. Det förbättrar internkommunikationen

Om du ska skicka ett mail som berör någon annan än mottagaren – det kan handla om att du lämnar över ett projekt till en kollega eller refererar till den på något annat sätt – är det smart att låta just den berörda kollegan kvalitetssäkra mailet. Förutom att den då får veta vad du tänker skriva om den, har den också möjlighet att påverka vad som skrivs.

Jobbar man tillsammans i projekt finns det också internkommunikativa fördelar med att kvalitetssäkra varandras mail. Man har helt enkelt lite koll på vad de andra jobbar med.

Till en början tyckte jag som sagt att det kändes konstigt att läsa andras mail innan de gick iväg men nu ångrar jag att jag inte gjort det på tidigare jobb.

Hur gör du för att höja kvaliteten på dina mail? Dela gärna med dig i kommentarsfältet!