E-post är något av ett favoritämne här på Produktivitetsbloggen. Vi har skrivit om det många gånger och detta inte för att det är ett kommunikationssätt vi gillar utan snarare för att det finns gott om förbättringspotential. Entreprenörsmagasinet Inc gav för ett tag sedan tips på hur du skriver e-post som i syfte att övertyga mottagaren om något.

1. Ha ett beslut/en åtgärd i fokus

Ett övertygelse-mail är inte ett informations-mail och därför bör det finnas ett klart och tydligt mål med ditt e-brev. Du vill att mottagaren ska fatta ett beslut och förhoppningsvis rätt beslut. Låt detta vara en ledstjärna och fundera redan innan du börjar skriva över vad du vill att mottagaren ska göra när denne får ditt mail.

2. Börja med resultatet

Slösa inte med andras tid. Börja med att berätta vad det är för beslut du vill att mottagaren ska fatta, ta argumentationen efteråt. Det kan tyckas gå emot argumentationstekniken att leda motparten fram till det mål du vill, men e-post är numera en volymvara och du har sannolikt inte mottagarens uppmärksamhet länge nog att lyckas med en tankekedja som leder fram till ett beslut.

Gör inte: ”Kaffe, denna ädla dryck med ursprung i Etiopien […bla bla bla…] och koffein kan tillfälligt motverka trötthet […bla bla bla…] 2 liter per dag […bla bla bla…] så därför tycker jag att vi borde, om vi har budget för det, köpa in fler kaffebryggare”

Gör: ”Jag vill att vi köper in fler kaffebryggare”

3. Håll din argumentation strukturerad

• Punktlistor är bra.
• Stora stycken av text är inte det.
• Men punktlistor fyller bara sitt syfte om de faktiskt används rätt: likartad meningsbyggnad och inte en massa text.
• Det här är alltså ett ganska dåligt exempel.

Du behöver inte använda punktlistor, men ha strukturen i åtanke. Med bra struktur här gör du inte bara ett bättre intryck, du ger även mottagaren bättre möjligheter att besvara dina argument.

4. Ha stöd för din argumentation

Åsikter är bra, faktabaserade åsikter ännu bättre. Om du kan hänga upp dina argument på fakta ökar din seriositet. Gå inte till överdrift bara och börja källhänvisa akademiska rapporter om ditt mail handlar om att kvaliteten på bläckpennorna är undermålig.

5. Repetera beslutet/åtgärden och visa vägen framåt

Gör det lätt för mottagaren att agera på ditt brev. I slutet av mailet, repetera vad du egentligen vill och berätta vad nästa steg är.

Gör inte: ”Så nu vet du vad jag tycker. Håller du med?”

Gör: ”Om du ger OK på detta i ett mail till mig så påbörjar jag arbetet och meddelar de som bör informeras.”

6. Rätt ärende

Det viktigaste kommer sist. Ärenderaden. Skriv den när du är klar med ditt brev, så du vet vad du faktiskt vill säga. En bra ärenderad lyckas med två saker: det får din mottagare att faktiskt läsa ditt brev samt antyder det beslut du vill att mottagaren ska fatta.

Gör inte: Angående policyn rörande användning av internet på arbetstid i syfte att titta på söta djur

Gör: Så kan vi höja produktiviteten genom att titta på kattungar

Notera att vi inte kan ge några som helst garantier för att din mottagare faktiskt blir övertygad, men om du använder de här tipsen har du förmodligen bättre odds än om du inte gör det.

Du kan läsa hela originalartikeln på engelska här.