Programvaran Omnifocus, som finns till Mac, Iphone och Ipad är ett kraftfullt verktyg för att hålla ordning på allt som du ska få gjort.

Men ibland känns det som att det är lite för mycket muskler under huven. Därför bjuder vi på åtta tips som kan hjälpa dig att tämja vilddjuret.

1. Använd inkorgen aktivt

Så fort något dyker upp i huvudet ska det in i ditt tillförlitliga system som i det här fallet är Omnifocus. Vi har tidigare konstaterat att insamlingen är en nyckelfaktor i GTD. Tveka därför inte en sekund att lägga till saker i inkorgen oavsett om du tror att du lagt till det tidigare, anar att du kommer delegera uppgiften eller kanske till och med kommer ta bort den när du senare går igenom inkorgen. Jag försöker flera gånger per dag, men i alla fall innan jag går och lägger mig, att processa inkorgen och tilldela projekt och kontexter till alla uppgifter, så att jag vakna till en ny dag med tom inkorg.

2. Länka in dina Evernote-anteckningar

Högerklicka på en anteckning i Evernote, välj ”kopiera anteckningslänk”. Klistra sedan in länken i anteckningsfältet för din omnifocusuppgift. På så sätt har du snabbt och enkelt tillgång till referensmaterial för dina projekt. Länken funkar oavsett vilken enhet du förtillfället jobbar med, oavsett om det är din dator, Iphone eller Ipad.

3. Pausa projekt

När du gör din veckogenomgång, fundera på hur troligt är det att du verkligen kommer få tid att ägna dig åt respektive projekt under kommande veckan. Det kanske inte är läge att ha projektet ”Bygg snöfort” aktivt i mitten av juli. Tveka inte att pausa projekt, du kommer ju återkomma till dem i nästa veckogenomgång och tills dess är de ur vägen för annat, som du faktiskt kan få gjort.

4. Använd startdatumet för att skjuta upp uppgifter

Är det inte riktigt rätt läge för att göra en uppgift på listan? Det bästa sättet att skjuta upp något är att sätta ett nytt startdatum. På så sätt kan du skapa dig ett schyst flöde av uppgifter som du kan beta av i en rimlig takt. Uppgifterna du skjutit upp kommer synas i vyer som visar återstående uppgifter men inte synas i de som visar aktiva uppgifter.

5. Använd deadlines till deadlines och inget annat

Sätt ett datum i deadlinerutan bara om det verkligen är en verklig deadline, på riktigt. Egna deadlines du har satt med dig själv räknas inte. Ha ditt system så deadlinefritt som det bara går, då vet du att när en uppgift blivit röd börjar du bli rökt.

6. Flagga försiktigt

Om du använder flaggfunktionen för att prioritera dagens uppgifter, gör det med måtta. En bra hållpunkt är att ha max sju flaggor igång samtidigt. Då kan du få en bra överblick över vad du vill åstadkomma och drunknar inte i flaggspelet från helvetet där allt är lika viktigt.

7. Lär dig skapa och använda perspektiv

Vi har tidigare berättat hur du kan skapa perspektiv i Omnifocus för att snabbt ha tillgång till anpassade vyer. Det kan bli lite fixande och tricksande men när du väl skapat dina dundervyer kommer de att göra det lättare att fokusera och få det du behöver göra gjort.

8. Skapa mallar

Våra arbetsdagar är fyllda av upprepningar. Samma rutiner ska gås igenom om vid varje rekrytering, varje konferensarrangemang och varje öppning av sommarstugan. Skapa ett projekt en gång för alla, pausa det och lägg det i en mapp med namnet ”Mallar”. När det är dags att sätta igång igen, duplicera projektet, aktivera och lägg det där det ska vara.

Tipsen kommer från början från Purplezengoat.