10 sätt att identifiera dåliga möten

Kaotiskt möte

Om du jobbar är sannolikheten stor att du även sitter i möten. Om du sitter i möten är sannolikheten stor att vissa eller många av dem är onödiga, ostrukturerade eller outhärdliga.

Det är över lag ofta alldeles för lätt att i organisationer kalla till möten med alldeles för många personer samtidigt och om ärenden som i själva verket hade lösts bättre på andra sätt.

Vi vill därför ge dig 10 indikatorer på att ett möte riskerar att bli dåligt, så att du kan agera innan du mötar bort flera timmar av ditt och andras liv.

Indikatorerna ska givetvis tas med en nypa salt och kanske även ett uns ironi. De behöver inte betyda att katastrofen är nära; jag har själv varit deltagare i möten där majoriteten av indikatorerna uppfyllts men mötet ändå varit bra eller mycket bra. Viss sanning finns det dock i dem.

1. För många människor inblandade

Diskussioner blir sällan bra om ett möte innefattar fler än 5-6 personer. Finns det verkligen ett bra skäl till att kalla 12 personer till ett möte eller har ägaren fastnat i ”det är bra om alla är med så att alla vet vad vi pratat om”-fällan? Om så är fallet, bestäm att mötesanteckningar eller åtminstone beslutspunkter ska nedtecknas och skickas till intressenterna.

2. Ingen agenda

Låter självklart. Hur kan man ha ett möte utan en agenda? Den bestämmer ju vad som ska diskuteras och, förhoppningsvis, hur lång tid som varje punkt får ta och vem som äger den. Trots detta är förmodligen agendalösa möten frekvent förekommande i din kalender. Är det ens tydligt vem som äger de möten du går på?

3. Inget mötesrum

Om organisatören tagit sig tid att kalla till ett möte för att diskutera en eller flera viktiga frågor bör denne även tagit sig tid att se till att det finns någonstans att hålla mötet. Risken är annars att tid slösas på lokalletande.

4. För långt

Över en timme? Troligtvis för långt, även om det finns välmenade pauser inplanerade för att hålla fokus uppe. Sådana här långmöten kan vara kallade till för att lista ut lösningen på problem, men då är det snarare en brainstormingsession (eller varför inte den fyndiga svenska översättningen: spånskiva) och bör inte kallas för möte.

Denna punkt kombineras fördelaktigt med punkt 1 ovan för att verkligen spendera ordentligt med mantimmar för organisationen.

5. Vagt ärende

Om redan ärenderaden i en mötesinbjudan är vag är risken stor att resten av mötet också är det. Knyter lite an till punkt 2 och 3 ovan – har inte organisatören brytt sig om en informativ beskrivning vet denne kanske inte riktigt varför mötet hålls.

6. Möten om andras arbetsuppgifter

”Jag tänkte att vi ska prata om den här uppgiften jag har fått och om hur vi tillsammans ska lösa den.” Helt plötsligt är du gisslan eftersom du är fast i mötesrummet med personen som inte vill göra sitt jobb själv.

7. Mindre tillkännagivanden

Om du är chef och ska sluta kan det vara läge för ett möte för att tillkännage det, men i övrigt är förmodligen e-post ett bättre medium för att förmedla information som inte behöver diskuteras.

8. Kallat till i sista minuten

Möten med liten eller ingen framförhållning tenderar att vara en reflex på ett plötsligt uppkommet problem. Ta ett djupt andetag istället, en informell diskussion med inblandade nyckelpersoner, en snabb rotorsaksanalys och bestäm först därefter om det verkligen behövs kallas till ett möte.

9. Stående möten

Inte stående som i utan stolar då, utan stående som i regelbundet återkommande. Risken med denna typ av möten är att de efter ett tag äger rum bara för att de alltid gjort det. Ta möten när det behövs istället.

En variant på detta är att ha en mötesreservation inlagd men om ingen agenda har presterats av mötesägaren senast 24h innan mötet ställs det automatiskt in. En annan att testa att ställa in vissa av mötena och se om effektiviteten försämras. Om den inte gör det, varför ska du då behålla de strukna mötena?

10. Lunchmöten

Om du är så oorganiserad att du måste ta till lunchen för att få saker gjort, undvik då att dra med andra ned i träsket. Är du organiserad men trots detta måste boka in möten på luncher för att hinna med allt kan det vara dags att prata med din chef om vad som egentligen ligger på ditt bord. Fokusera på en sak i taget istället och njut av maten och den paus den ger.

Steg 1 till att nå en ljusare framtid med färre onödiga och själadödande möten är givetvis att börja med att förändra sig själv. Nästa gång du planerar in ett möte, checka av det mot denna lista och fundera en extra gång på varför du eventuellt bryter mot punkterna. När du själv nått mötesnirvana är det dags att börja hjälpa andra att också ta stegen dit.

Inlägget är kraftigt inspirerat av Time Management Ninja.

Annons:

Svara

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Du kan använda följande HTML-taggar:

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>