Personal kanban (eller Personlig kanban på svenska) är ett försök att ta konceptet kanban och applicera det på planering/produktivitet och framför allt personlig sådan.

Bakom tänket ligger ett amerikanskt bolag som i vanlig konsultordning tar ett koncept och sätter sin egen prägel på det i syfte att sälja böcker och föreläsningar.

Vi väljer att bortse från det och tittar i stället bakom kulisserna på vad tänket innebär när det kommer till personlig produktivitet.

Kanban är ett verktyg som ursprungligen kommer från Toyotas arbete med att hitta sätt att enkelt kommunicera kring värdeflöden, prioriteringar och det arbete som organisationen utför. Principerna bakom planering med hjälp av kanban är enkla:

1. Visualisera värdeflödet
2. Sätt begränsningar på hur mycket som får vara i arbete (”Work in progress” på engelska, eller WIP)
3. Dra arbetsuppgifter genom flödet när kapacitet finns

Värdeflöde?

Ett värdeflöde är alla steg som krävs för att skapa eller förbättra något från ett tillstånd till ett annat. Det kan vara allt från långa och komplicerade kedjor av industriprocesser som exempelvis malmrikt berg till färdig stålplåt, eller kreativa processer som exempelvis idé till färdigt musikstycke.

I näringslivet handlar värdeflödet alltså om att genom (relativt) väldefinierade arbetsmoment i en (relativt) väldefinierad ordning skapa värde för företaget och dess kund.

Applicerar vi värdeflödestänket på det personliga planet finns det ett par saker som förändras:

• Du är med ens både utförare och kund av de saker som produceras och skapar värde för dig som individ.
• Du hanterar förmodligen saker med mindre storlek i ditt värdeflöde, men med högre varians i både uppgifter och arbetsmoment.
• Du har förmodligen mindre tydliga flöden över lag.

Den större variansen gör att du antingen måste bygga väldigt många specialiserade angreppssätt, vilket är omständligt, eller ha ett mer generellt och tolerant arbetssätt för att skapa värde för dig själv. Folket bakom Personal kanban (och vi också) förespråkar det senare.

I sin absolut enklaste och nedskalade form består alla värdeflöden av tre steg:

1. Att göra (men ännu inte påbörjat)
2. Gör
3. Gjort

Om kanban används för mer komplexa eller större flöden delar man med fördel upp gör i fler och mer specifika delar, men för vår del och givet diskussionen ovan räcker det så här just nu. Börja alltid enkelt och låt behoven styra hur verktyget utvecklas.

1. Visualisera värdeflödet

Bakom visualisering finns tanken att om alla i en grupp eller ett flöde – inte bara ledarna – vet vad som behöver göras och hur statusen är just nu så ökar ansvarstagandet, möjligheten att hitta fel och att prioritera rätt.

Mycket av detta gäller på ett personligt plan också. Om du kan visualisera din situation och din belastning kommer du ha mycket lättare att fatta rätt beslut om vad du ska göra eller inte göra. Genom ett visuellt system som du litar på kan du även avlasta din hjärna då den slipper lägga energi på att du ska komma ihåg vad du har att göra.

Visualisering av vårt enkla värdeflöde låter oss (och andra) lätt se:

1. Hur mycket och vad som ligger i kö för arbete, alltså i att göra
2. Vad vi gör just nu
3. Hur mycket och vad vi redan gjort, och…
4. …om du vet hur gjort såg ut för en tid sedan: hur snabbt uppgifter flödar genom tavlan.

I kanban förespråkas en fysisk yta för visualisering. Tanken är att det ska vara lätt att när som helst (”ett ögonkast bort” är en term som ofta används) se vad statusen är och att det ska vara lätt att ändra både statusen och själva verktyget vid behov. Whiteboard är ett bra verktyg för detta, men vill man vara digital kan vi rekommendera Trello eller det svenskutvecklade Favro.

2. Begränsa ”under arbete”…

Ingen blir glad för att du har mycket att göra; alla blir glada när du får saker gjort.

Sättet att komma åt det senare och inte fastna i det förra är att göra färre saker samtidigt. Begränsar du hur mycket du får ha under arbete samtidigt ökar du möjligheten att fokusera på och faktiskt slutföra arbete, vilket är det som betyder något. Du tvingas prioritera vad som faktiskt är viktigast och angripa det först.

…för att du bara har ett par händer

Att det är en dålig idé att fysiskt jobba med flera saker samtidigt är vara rätt självklart. Du har trots allt bara två händer och är du inte en ambidext kan du inte göra olika saker med dem. Multitasking är angränsande och det ska du inte ens försöka dig på. Det finns hur många anledningar och texter som helst om hur dåligt och kontraproduktivt det är, så jag går inte djupare in på den biten här.

…för att du har en hjärna med begränsningar

Du bör (och kan) alltså inte göra allting samtidigt, men du bör inte heller tänka på allting samtidigt. Det är svårare, men kan avhjälpas på två sätt:

1. Ha ett ställe att parkera de uppgifter du ska/vill göra i framtiden: att göra-området i din kanbantavla
2. Håll mängden aktiva uppgifter låg

Om du välutnyttjar att göra-området genom att verkligen lista allt du har att göra in i det så kommer du att kunna släppa taget om mycket av det du lägger hjärnkapacitet på att komma ihåg.

När du sedan påbörjar ett arbete eller en uppgift kommer din hjärna gladeligen att arbeta med den och spendera energi på den oavsett om du vill det eller inte, tills du är färdig. Vi lägger mycket energi på oavslutade uppgifter (kallat Zeigarnik-effekten), men när de avslutas försvinner de ur huvudet. En begränsning i antalet parallella saker vi har aktiva är alltså nyttigt även här.

Vad ska antalet vara?

Utifrån texten ovan låter en begränsning på ett som det absolut bästa, men det är inte realistiskt utifrån hur vi fungerar som människor (det är få som faktiskt kan ha ett sådant laserliknande fokus) och gör också att man frestas att skapa en kolumn i stilen väntar på och får en massa opraktiskt flyttande av uppgifter mellan den och gör.

Bättre då att vara ärlig med sig själv och tillåta en högre gräns men som fortfarande sätter lite press på sig själv att slutföra saker.

Sidan Personal Kanban rekommenderar att åtminstone som en början sätta tre som gräns.

3. Dra arbetsuppgifter

Nu har vi ett värdeflöde som går att göra -> gör -> gjort och en begränsning på maximalt tre saker i gör.

Så länge du inte har tre saker i gör kan du dra in ytterligare från att göra. Vid tre är det stopp tills att någon av de dem blir färdiga. Den flyttas då till gjort, vilket medför att det finns ledigt utrymme i gör att dra in nya saker. Repetera i oändlighet.

I konceptet finns det inget sätt att hjälpa dig lista ut vad som är rätt sak att göra när du har fri kapacitet. Har du många uppgifter att välja på kommer du därför att behöva lägga till ett system för att prioritera.

Fungerar detta bara för individer?

Absolut inte.

Grupper, framför allt mindre sådana, kan också använda sig av Personal kanban med stor framgång då det direkt blir synligt vad som görs, vad hastigheten på genomförandet är och vad som är kvar att göra.

Framgångsfaktorer

1. Låt inte uppgifter stagnera i gör. Ju mindre de är desto lättare kan du flöda dem vidare till gjort.
2. Stäm av tavlan ofta. Varje dag som ett minimum.
3. Var tydlig med vad uppgiften innebär och när den är klar.