Om du någon gång varit med i, eller kanske till och med drivit, ett projekt eller en arbetsgrupp eller hållit i trådarna för en resa med flera personer inblandade vet du hur svårt det kan vara att få alla att vara uppdaterade om vad som händer och veta vem som egentligen ha ansvar för olika delar.

Att försöka hålla ordning i kaoset med hjälp av mail, Facebook eller andra kommunikationsverktyg är i det närmaste hopplöst, och att förlita sig på en whiteboard eller anteckningstavla fungerar dåligt om inte alla regelbundet kan samla sig runt den och uppdatera sin status.

Som tur är finns det verktyg som kan vara till hjälp i sådana här situationer. I dag tittar vi närmare på ett sådant, nämligen Trello. Det är en snabb och snygg webbaserad app som passar utmärkt till projekthantering eller andra sammanhang där det behövs samarbete och koll på vem som gör vad och vad som gjorts.

På mitt jobb använder vi oss av Trello både för att hålla dagliga planeringar och för att ha kontroll över vissa av våra flöden. Vi som driver Produktivitetsbloggen använder oss av det för att ha koll på de projekt vi driver eller vill driva och jag kör Trello privat för att just nu synkronisera både en resa och ett lägenhetsköp.

Metaforen Trello använder sig av är en korktavla eller whiteboard med lappar på. Lapparna, eller korten som de kallas i Trello-lingo, innehåller alltid en rubrik men kan även ha en undertext, filer, bilder, checklistor, stoppdatum, kommentarer, ”stickers” och färgtaggar. De är alltså som vanliga notislappar/post-its, fast kan tack vare sin digitala art hålla mycket mer information. Korten arrangeras i kortfållor och de som är behöriga att redigera en tavla kan lägga till sig själva och andra som ägare av dem. Det här kan låta lite krångligt i text, men är i själva verket väldigt intuitivt när du väl sitter med det. Låt oss demonstrera med lite skärmbilder.

Säg att ni är fyra kompisar som ska ordna en grillfest. Ni skapar en tavla i Trello och lägger i den till ”fållor” för att innehålla kort. Det gör du enkelt genom att dubbelklicka på bakgrunden eller längst till höger välja ”Add a list…”. En bra början är att sätta upp följande tre fållor: att göra, gör samt gjort. Ett annat alternativ är: sen, snart, klart.

Ja, bakgrunden går att ändra till något annat än blått. Trello kommer med sex solida färger och 15 foton/mönster att välja på. Vill man ha mer än så får man skaffa betalversionen.

När du skapat tavlan kan du även bjuda in dina vänner till den. Om de inte redan har Trello och du är den förste att bjuda in dem får du som belöning dessutom en månad gratis av betalversionen (upp till maximalt 12 månader). Ni kan därefter lägga till er själva eller andra på korten, för att se vem som äger eller ska jobba med respektive sak.

När ni sedan jobbat på lite kan det börja se ut som nedan. Du ser att vi nu lagt till en ny fålla, väntar på, och att Johannes har ett kort i den. Det kortet har en deadline och två kommentarer. Kortet om att köpa kött har fått en checklista med tre punkter i, potatissalladen har en bild och drickakortet har två färgtaggar. Vi kan i överblicksläget inte se vad de betyder eller vad checklistan innehåller för punkter – för att göra det måste vi öppna korten.

Om vi klickar på kortet om lokalbokning dyker nedanstående upp och vi ser detaljerna, men kan även lägga till saker till kortet och i allmänhet hantera det.

Uppdateringar i en Trello-tavla förmedlas blixtsnabbt till andras tavlor utan att de på något sätt behöver be om en uppdatering. Verktyget fungerar därför finfint vid telefon- eller webmöten. Kort som är färdiga kan du arkivera så att de inte ligger och stör på tavlan. De landar då i ett arkiv, där de fortfarande är sökbara och även möjliga att återkalla till tavlan.

Stora Trello-tavlor kan vara svåra att hitta i. Se nedan för ett verkligt exempel från mitt jobb (och därför till stor del censurerat). Som tur är finns det lite inbyggda funktioner för att hantera detta. Du kan exempelvis filtrera tavlan på söktermer, alla kort som har en deadline idag/denna vecka/denna månad/som passerats, färgmärkning eller person.

Trello är i sitt grundutförande gratis och till skillnad från många andra tjänster räcker gratisversionen väldigt långt. Det finns inga begränsningar i hur många användare du kan ha på en tavla och inte heller i hur många kort eller kortfållor du kan ha.

Om du skaffar Trello Gold för 5 USD/månad, cirka 35 kr, får du i skrivande stund möjlighet att ladda upp större filer till dina kort (max 250 MB i stället för 10 MB), lägga till egna bakgrundsbilder, stickers och emojis. För organisationer som kör Trello finns det en lösning för att enkelt sambetala för alla organisationens medlemmar och även komma åt bättre möjligheter till användarhantering samt dataexport.

Trello fungerar utmärkt i alla moderna webbläsare och finns som en gratis app till både iOS och Android.