På jobbet använder min arbetsgrupp och jag det fantastiska (och gratis!) planeringsverktyget/digitala kanbantavlan Trello för att prioritera vad vi ska göra, varför vi ska göra det och vem som ska göra vad. I Trello läggs alla kommande arbetsuppgifter in som digitala ärendekort och på vårt korta pulsmöte varje morgon går vi igenom vad som gjordes under gårdagen och vad som ska göras av vem idag.

Eftersom vi har många gånger fler kort på tavlan än vad vi bearbetar per dag handlar egentligen inte vårt pulsmöte om att bestämma vad som ska göras idag, även om det är vad agendan säger. Vad vi faktiskt bestämmer är vad vi inte gör under dagen.

I skrivande stund innehåller vår tavla 51 oavslutade ärenden eller projekt av varierande storlek och komplexitet. En normal arbetsdag betas 4-6 av dem av, antingen genom att genomföras eller avfärdas. Samtidigt inkommer det nya ärenden och större saker delas upp i mindre och mer hanterbara delar. Gruppen har alltså inte en sportmössa att kunna göra allt den borde göra. 

Genom att vi under varje given dag kan bearbeta cirka 10 procent av de kort som för närvarande ligger i Trello kan vi alltså inte bearbeta 90 procent av korten. Givet att många av dessa 90 procent har deadlines eller intressenter som vill att de ska genomföras är det viktigt att vi noggrant och medvetet väljer vad vi ska och inte ska göra och att vi tydligt informerar och kommunicerar våra val.

Att fatta denna typ av beslut är bara möjligt om vi vet vad vi inte gör. Om vi bara hade haft en bråkdel av våra arbetsuppgifter i Trello hade vi inte varit säkra på att vi vet. Vi hade haft en naggande känsla av att det finns saker i mailen eller på notislappar som nog också kanske borde ha prioriterats (eller inte). Så var fallet under tiden vi planerade våra arbetsdagar på en whiteboard. Även om det var överskådligt och visuellt fanns det inte möjlighet att visa allt vi hade att göra utan listan blev bara en delmängd av varje persons arbetsuppgiftsryggsäck, vilket ledde till att det fanns en oro över att planera fel.

Hur kan detta översättas till personlig produktivitet då? Det är inte speciellt svårt, då exakt samma resonemang som ovan går att applicera på dig som person. I varje givet ögonblick kan du bara göra en enda sak, men du har förmodligen möjligheten att göra många andra saker just nu. Därför väljer du alltid bort något när du väljer något annat (något som ekonomer kallar för alternativkostnad).

Om du har koll på allt du vill/måste/bör/ska göra, exempelvis genom att använda dig av GTD-filosofin, kommer du att veta vad du prioriterar bort och vad du väljer att göra. Det kan låta skrämmande att ha koll på allt som inte görs vid varje givet tillfälle och delvis är det också det, men det finns samtidigt en frihet i att göra dessa medvetna val. Visst – du kommer att välja fel många gånger, men eftersom du har gjort ett medvetet val kan du resonera kring varför du valde det du valde och varför det blev fel. Att veta vad vi inte gör har hjälpt oss nå en högre trygghet i vårt arbete och jag är övertygad om att det kan hjälpa dig också på samma sätt.