De flesta av oss har förmodligen någon sorts att göra-lista i någon form; papper, digital, whiteboard eller ett hav av notislappar. Hur ska man veta vad man ska göra härnäst? Nedan går vi igenom ett par av sätten att prioritera arbetsuppgifter.

Låg/mellan/hög

Den enklaste formen av prioritering: tre-, fem- eller Ν-gradig skala. Enkelt att komma igång med och fungerar fint för kortare listor, men problemet med denna form är att tidsaspekten bakas in i prioriteringen. Risken finns även att du efter ett tag sitter med en lista med bara högprioriterade saker då det är väldigt lätt att hävda att det mesta man gör är viktigt. Patentlösningen brukar vara att skjuta in ännu en prioritetsnivå, vilket fungerar tills även den blir full, då du skjuter in ännu en nivå och så vidare.

Kritiskt/möjligt/senare

Kritiskt/möjligt/sen gör precis tvärt om mot låg/mellan/hög-prioriteringen ovan. I stället för att fokuserar på hur viktig en arbetsuppgift är så tar detta prioriteringssätt bara hänsyn till tidsaspekten. Michael Linenberger beskriver metoden i sin bok Master Your Workday Now!. Kritiska uppgifter (Critical Now i Linenbergers bok) är sådana som står och faller med att de måste göras under dagen. Denna klassificering ska inte användas i onödan. Möjliga uppgifter (Opportunity Now) är sådana du vill göra, om du har möjlighet, och senare (Over The Horizon) allt annat.

Brådskande/Viktigt, alternativt PICK

Vi kan kombinera båda sätten ovan i en tvådimensionell vy, en så kallad fyrfältare, som både tar tid och prioritering i beaktning.

Stephen Covey pratar i sin bok First Things First om ett sådant system där han på ena sidan sätter Brådskande/Inte brådskande och på andra sidan Viktigt/Inte viktigt. Högst prioritet får alltså kombinationen Brådskande + Viktigt. Fokus bör enligt mig ligga på uppgifter som finns på Brådskande-sidan. Risken finns annars att tappa bort saker som är mindre viktiga men trots det är tidskritiska, alternativt att du efter ett tag har ett berg av saker som är Brådskande och Inte viktigt.

Inom Lean finns en liknande metodik, kallad PICK-chart (Possible/Implement/Challenge/Kill), där effekt sätts på X-axeln och insats på Y-axeln och saker som då ligger uppe i högra hörnet av fyrfältaren är dem man ska angripa först för att få ut mest värde från sin insats. Till skillnad från Coveys metod fokuseras på värde, inte tid, och metoden passar dåligt för små snabba ärenden – bättre för prioritering av vilka något större projekt som ska genomföras.

Hur gör du för att prioritera vad du ska göra? Använder du dig av något av sätten ovan eller något helt annat? Kommentera gärna nedan!